Vacatures secretaresse

Wat ga je doen?

Als managementassistent bij de afdeling psychiatrie van het Amsterdam UMC ben je een flexibele aanpakker in een zeer zelfstandige rol. Als managementassistent ben je onderdeel van het secretariële team van de afdeling en in de eerste plaats verantwoordelijk voor de secretariële en organisatorische ondersteuning van een aantal hoogleraren. Daarnaast ondersteun je ook een aantal afdelingsprocessen rond het wetenschappelijke onderzoek van de afdeling. Door deze taken heb je een diverse en veelzijdige functie.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• (Mede-) verantwoordelijk voor beheren/bewaken van verschillende agenda's
• Je hebt een rol in het organiseren en de administratieve afhandeling van zaken zoals indiensttreding nieuwe medewerkers, gast-toelatingen, inschrijven stagiaires, bijhouden van autorisaties.
• Allerhande formaliteiten rond promovendi en promoties zoals bijv. Inschrijvingen, registraties, promotiecommissie, contact met bureau van pedel.
• Archivering van onderzoeksdocumenten en het bijhouden van de wetenschappelijke output van de afdeling
• (Mede-) verantwoordelijk voor de planning en verslaglegging van overleggen, veelal in het Engels, en bewaken en coördineren van de daaruit voortkomende actiepunten.
• Het zelfstandig organiseren van (inter)nationale bijeenkomsten en het hierbij aansluiten van de juiste collega's of externen.
• Overige secretariële en administratieve werkzaamheden (facturen, ICT-aanvragen, ad hoc zaken).
• Waarneming van collega bij afwezigheid.

Voor deze uitdagende functie kom je in aanmerking als je voldoet aan onderstaande eisen:

• Je hebt minimaal een HBO werk- en denkniveau, aangevuld met een secretaresse opleiding en/of ervaring.
• Je voelt je prettig in een drukke en zelfstandige functie, waarbij regelmatig een beroep wordt gedaan op je flexibiliteit en probleemoplossend vermogen.
• Goede contactuele eigenschappen, ook in het Engels. Je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie en je hebt een goed gevoel voor verhoudingen.
• Proactief, accuraat en stressbestendig; je kunt prioriteiten stellen, neemt graag initiatief en schakelt makkelijk tussen een verscheidenheid aan werkzaamheden.
• Je haalt plezier uit het coördineren en ondersteunen van (internationale) projecten
• Ervaring op het gebied van digitale systemen waaronder Office365 alsmede digitale archivering.
• Integriteit. Vertrouwelijke informatie blijft bij jou vertrouwelijk.

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.020 tot € 4.041 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris.
• Vakantie-uren: 190,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding à €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.