Mensen zijn het hart en ziel van de Technische Universiteit Eindhoven (TU/e). Met uitstekende onderzoeks- en onderwijsprogramma's, maken we deel uit van nationale en internationale academische netwerken, nemen we deel aan samenwerkingsverbanden met industrie en maatschappelijke organisaties en zijn we het academische hart van de toptechnologieregio Brainport. De TU/e heeft de ambitie om bij de leidende universiteiten op het gebied van wetenschap en technologie te behoren. De TU/e is een mensgerichte werkgever die kansen biedt aan talent - zowel voor wetenschappelijk (WP) als ondersteunend personeel (OBP) - voor persoonlijke ontwikkeling en om de uitdagingen van morgen samen aan te gaan.
Binnen de faculteit Electrical Engineering maak je onderdeel uit van het Secretariaat binnen de Electrial Optical Communication groep Electro-Optical Communication (tue.nl).
Taken
Het secretariaat is de spin in het web en je verricht hierbij secretariële, administratieve en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van ECO. Je vervult samen met je collega onder meer de volgende taken:
- Behandelen van mailcorrespondentie in hoofdzakelijk Engels, en Nederlands op basis van globale aanwijzingen.
- Plannen van afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen.
- Plannen en faciliteren van de wekelijkse ECO plenary bijeenkomsten.
- PhD's en Promotors ondersteunen bij de organisatie van de promoties.
- Ondersteunen van de bedrijfsvoeringstaken o.a. Op het gebied van administratie zoals o.a. Het bestellen, beheer en registratie van computers.
- Verzorgen van de ECO-nieuwsbrief: verzamelen van content, invoeren en verspreiden binnen de afdeling.
- Het organiseren van representatieve taken voor ECO waaronder bloemen bij jubilea/verjaardagen/ziekte, organiseren van recepties of andere groepsactiviteiten.
- Alle overige voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden.
Ben jij die initiatiefrijke, proactieve, enthousiaste en zelfstandige collega, met hart voor het secretaresse vak? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Functie-eisen
Je hebt een HAVO/VWO-diploma aangevuld met een secretaresseopleiding en bij voorkeur enige jaren ervaring in een soortgelijke functie. Ook heb je affiniteit met en goede beheersing van moderne digitale computersystemen, natuurlijk inclusief MS-office-programma's zoals Word, Outlook, PowerPoint, Excel en Teams. Daarnaast dien je te bezitten over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel Nederlands als Engels. Je bent als secretaresse initiatiefrijk, service- en resultaatgericht; gestructureerd werken, vooruitdenken, plannen en organiseren zijn voor jou vanzelfsprekend. Ook beschik je over goede sociale en communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit. Als teamspeler heb je gevoel voor een goede afstemming en ben je integer en discreet. De werktijden zullen in overleg worden vastgesteld.
Arbeidsvoorwaarden
Het betreft een tijdelijke aanstelling voor de periode van één jaar voor 0,6-0,8 fte. Bij goed functioneren en gelijkblijvende (economische/ organisatorische) omstandigheden is er uitzicht op een vaste aanstelling (indien je al een vast contract aan de TU/e hebt, dan blijft dit gehandhaafd).
Salaris en inschaling vinden plaats conform de cao Nederlandse Universiteiten in schaal 7 (op fulltime basis van € 2.693,- tot maximaal € 3.636,- per maand), afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
Daarnaast bieden wij uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een vaste eindejaarsuitkering van 8,3%, een vakantie-uitkering van 8%, 41 vakantiedagen bij een fulltime aanstelling, een uitgebreid aanbod aan trainings- en opleidingsmogelijkheden, kinderopvangfaciliteiten en uitstekende sportfaciliteiten.
Het salaris bedraagt €2693 - €3636