Ben jij een georganiseerde, klantgerichte en proactieve professional met uitstekende communicatie vaardigheden? Wij zijn op zoek naar een enthousiaste (project)managementassistent om ons team te versterken!
Jij bent binnen onze afdeling Strategie, Kwaliteit en Innovatie (SKI) een belangrijke schakel in ons team. Samen met een collega secretaresse ondersteun je de manager SKI en de manager van het projectbureau en faciliteren jullie samen het project portfolio management proces. Je vervult uiteenlopende secretariële, administratieve en organisatorische taken en je hebt een centrale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat alles efficiënt en op tijd geregeld is.
Wat ga je doen?
Je bent verantwoordelijk voor verschillende taken die bijdragen aan de effectiviteit van ons team. Denk hierbij aan de volgende taken:
- Verzorgen van (complex) agendabeheer van de managers en het efficiënt plannen van vergaderingen en afspraken. Daarbij weet je goed prioriteiten te stellen;
- Beheren van inkomende en uitgaande communicatie (telefonisch en per e-mail), waarbij je ook overzicht houdt over deadlines en acties;
- Op belang en urgentie 'screenen' van telefoongesprekken/ e-mails en veelal zelfstandig afhandelen;
- Monitoren van de voortgang van afspraken / activiteiten en het opstellen van voortgangsrapportages.
- Het voorbereiden, organiseren en coördineren van vergaderingen en andere bijeenkomsten, inclusief het zelfstandig regelen van de faciliteiten. Daarbij zorg je voor de planning, voorbereiding, vastlegging en bewaking van de opvolging van actiepunten;
- Verzorgen van documentbeheer (Zenya) en inleggen orders;
- Verzorgen van het secretariaat van verschillende kwaliteit- en veiligheidsgerelateerde commissies;
- Ondersteuning bieden bij ad-hoc vragen en verzoeken.
Wat breng je mee?
Je werkt nauwkeurig en gestructureerd en hebt altijd oog voor de kwaliteit van je werk, zelfs onder druk. Je hebt een proactieve houding en bent flexibel, waarbij je goed prioriteiten stelt en actiepunten opvolgt. Je kunt zelfstandig werken en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. Organiseren zit in je bloed. Je enthousiasme en drive werken aanstekelijk voor je omgeving. Je draagt bij aan een positieve sfeer met je hands-on instelling en gezonde dosis humor.
Daarnaast vragen wij ook het volgende:
- Je hebt minimaal een MBO+ opleiding afgerond, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting;
- Je hebt relevante werkervaring in een vergelijkbare functie. Ervaring binnen een complexe en grote organisatie is een pré;
- Je bent pro-actief en beschikt over een flinke dosis oranisatietalent en hebt het vermogen om meerdere taken en prioriteiten tegelijkertijd te beheren;
- Je hebt een hands-on, oplossings- en servicegerichte en flexibele werkhouding;
- Je bent communicatief sterk en je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
- Je bent integer, accuraat, representatief en stressbestendig en je kunt in hoge mate zelfstandig functioneren;
- Je hebt voldoende ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en Teams.
Wat bieden wij je?
- Een afwisselende en uitdagende functie in een dynamische werkomgeving binnen een collegiale en gemotiveerde afdeling. Het betreft een functie voor 36 uur per week. Je werkt graag op kantoor, in overleg is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.
- Marktconform salaris volgens Cao Ziekenhuizen, salarisschaal 40 (min. € 2.541,- en max. € 3.658,- bruto per maand o.b.v. Een 36-urige werkweek). Inschaling vindt plaats op basis van kennis en ervaring.
- Toegang tot diverse trainingen via GoodHabitz voor continue persoonlijke ontwikkeling.
- Meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden met opties zoals fietsplan, verlofsparen/kopen en studiekostenregeling.
Wie zijn wij?
Anna Zorggroep is actief in de regio Geldrop en Eindhoven en wordt gevormd door het Anna Ziekenhuis, Anna TopSupport en Anna Ouderenzorg.
Onze passie is het bevorderen van de gezondheid en kwaliteit van leven van ieder mens, in iedere levensfase. Anna wil een partner zijn, een goede buur. Iemand die altijd klaarstaat. We zoeken op persoonlijke wijze en samen met onze patiënten en cliënten naar de beste oplossing. Ook als die niet meteen voor de hand ligt.
Bij Anna Zorggroep werken we aan een duurzame toekomst, met oog voor het milieu, vitaliteit en de ontwikkeling van onze medewerkers. Meer weten? Lees hier meer over onze duurzaamheid.
Interesse?
Voor informatie over deze functie kun je contact opnemen met Sabine Hermsen, corporate recruiter, bereikbaar via telefoonnummer 06-11652357.
Ben je overtuigd dat jij de kandidaat bent die wij zoeken en wil jij de uitdaging aangaan?
Dan nodigen wij je van harte uit te reageren - vóór maandag 12 mei 2025 - via de sollicitatiebutton. Je motivatiebrief en cv mag je richten aan Aranka Zondag, manager SKI.
De sollicitatiegesprekken worden gepland in overleg.
Om in dienst te treden bij de Anna Zorggroep vragen wij je vooraf een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen.
Deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern gepubliceerd. Bij gelijke geschiktheid krijgen interne kandidaten voorrang.
De Anna Zorggroep is een ziekenhuis, ouderenorganisatie en sportgezondheidscentrum in 1!
36 uur per week