Vacatures office management

Ben jij een échte regelaar, vind je het leuk om je collega's te ontzorgen, heb je een hands-on mentaliteit en vind je het leuk om in een internationale omgeving te werken, ga dan aan de slag als Office Manager. Onze opdrachtgever is een groeiende internationale organisatie binnen de foodsector, gevestigd op de Maasvlakte. Je verdient een bruto maandsalaris tussen de €2.700,-- en €3.500,-- op basis van 40 uur. Spreekt dit jou aan? Lees snel verder!

In de functie van Office Manager ben je hoofdzakelijk verantwoordelijk voor (uiteraard) de Frontoffice op de begane grond. Met jouw enthousiasme begroet en verwelkom je de gasten, begeleid je hen naar de juiste collega of kantoor, en beantwoord je alle inkomende telefoontjes en/of verbind je deze door. Daarnaast is er nog tweede balie waar de chauffeurs worden ontvangen. Als Office Manager navigeer je tussen de 2 recepties. Je zorgt ervoor dat de werkplekken er representatief uitzien en zijn voorzien van alle benodigdheden zoals pennen, formulieren en brochures. Dankzij jou hebben jouw collega's geen omkijken naar allerhande facilitaire zaken, want jij zorgt ervoor dat alles tot in de puntjes is geregeld. Zo stuur je onder andere de schoonmaak aan en zorg je ervoor dat de vergader- en trainingsruimtes netjes zijn voor meetings. Dit doe je eventueel in overleg met de PA en HR Assistent. Je beheert de relaties met de leveranciers, dienstverleners en verhuurders en zorgt ervoor dat alle items op tijd worden gefactureerd en betaald (PO-uitgifte en leverancierscreatie).

Je bent een echte spin-in-het-web en wordt blij van veel afwisseling in je werkzaamheden. Je kunt goed schakelen en vind het leuk om projecten op te pakken. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en vrijheid, ook om zaken om aan te dragen, dus ervaring in Office Management is dan ook een vereiste. Je kunt echt het verschil maken en de afdeling naar een hoger niveau tillen!

Je verdere takenpakket bestaat uit;

• Je biedt ondersteuning bij contract en prijsonderhandelingen met dienstverleners en het beheren van kantoorhuurovereenkomsten;
• Je bewaakt de kantoorbeveiliging door beveiliging procedures te volgen en de toegang te controleren via de receptie;
• Clean desk policy;
• Fungeren als reisboeker voor het personeel (onze opdrachtgever zit over heel de wereld, veel collega's die heen en weer reizen);
• Ondersteuning bieden bij het voldoen aan Office Management Budget en budget voorstel;
• Zorgen voor het onderhoud kantoor apparatuur en noodzakelijke reparaties;
• Je ziet toe op het in- en uitklokken, zorgt wekelijks voor de rapportage hiervan, en maakt toegangspasjes aan voor nieuwe werknemers en uitzendkrachten;
• Omvat alle gebieden van kantoorbeheer, inclusief lay-out, receptiebeheer en leverancier beheer.

• Bruto maandsalaris van maximaal € 3.500,-- bij een 40-urige werkweek, afhankelijk van ervaring;
• Direct op contract bij de opdrachtgever;
• Werktijden van 8:30u - 17:00u;
• Reiskostenvergoeding € 0,21 cent/km tot 100km per dag;
• 8% vakantiegeld naar rato + 24 vakantiedagen;
• De mogelijkheid deel uit te maken van een hecht, professioneel en sterk betrokken team.

• Proactieve houding;
• 3+ jaar ervaring in soort gelijke functie;
• Minimaal MBO werk- en denkniveau;
• Je hebt een sterke persoonlijkheid, en bent energiek en initiatiefrijk;
• Zelfstandig, secuur en communicatief sterk;
• Je hebt ervaring met MS Office en een tijdsregistratiesysteem;
• In bezit van geldig rijbewijs en eigen vervoer.