Vacature kenmerken
StandplaatsUtrechtContractduur2 jaarUren per week - 38Maandsalaris€3.035,00 - €4.205,00SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07NiveauMBO 4VakgebiedAdministratief / secretarieelVacaturenummer70905DienstverbandVaste aanstellingFunctiegroepBurgerFunctieomschrijving
Word Directiesecretaresse voor (plv.) Commanant COMMIT bij Defensie!
Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe directiesecretaresse voor (plv.) Commandant COMMIT bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.
Met een goede kop koffie in de hand spreek je bij aanvang de werkdag door met je collega’s. Je opent je mail en kijkt welke afspraken er gepland staan, welke aandacht vereisen en waar je nog wat voor moet doen.
Tussendoor vang je bezoekers op voor de (plv.) commandant en last but-not-least check je alvast voor de komende periode tijdige beschikbaarheid van de relevante stukken en voorbereidingen m.b.t. Vervoer, tenue, aanmeldingen en faciliteiten. Voordat je het weet is de werkdag al weer voorbij en heb je bergen aan werk verzet.
Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning aan Commandant COMMIT van het Commando Materieel en IT (COMMIT) en zijn plaatsvervanger. Ook draag je zorg voor de afstemming en ben je verantwoordelijk voor aanvragen m.b.t. Producten en diensten op facilitair gebied; bijvoorbeeld vervoersdiensten.
Tot je taken behoren:
- Het beheren, bewaken en doorlopend actualiseren van de agenda’s;
- Het organiseren en afstemmen van vervoer voor (plv.) Commandant COMMIT;
- Het coördineren van de informatiestromen (in XPostWeb), alsmede als het
verwerken en signaleren van urgente stukken;
- Het bijhouden van contactgegevens zoals adressen- en telefoonbestanden;
- Het attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken;
- Het zelfstandig afhandelen van inkomende telefoongesprekken;
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties;
- Het prioriteren van inkomende documenten voor diverse beraden;
- Het (on)gevraagd verstrekken van informatie omtrent dienstvoorschriften /
regelingen en attenderen op bijzondere omstandigheden die aandacht vragen;
- Het organiseren van lunches, diners, bijeenkomsten, kleine evenementen etc.;
- Tevens ben je de back-up van de hofmeester, dus facilitair bedienen kan ook
voorkomen.
Functie-eisen
Om deze functie goed uit te kunnen voeren, vragen wij minimaal een afgeronde secretariële MBO-opleiding en/of aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker of soortgelijk. Ook werk je ordelijk, gestructureerd, stressbestendig, kritisch, zorgvuldig en integer.
Verder heb jij…
•Het vermogen om goed te communiceren, te plannen en organiseren;
•Een zeer goede beheersing van het MS Office-pakket (Word, Excel en PowerPoint);
•Kennis van management ondersteunende processen in het algemeen en documentaire informatie voorziening in het bijzonder;
•Kennis van administratieve en procedurele regelgeving en de toepassing daarvan;
•Durf om bestaande processen eventueel te optimaliseren;
•Een zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in zowel woord als schrift.
Arbeidsvoorwaarden
SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07SalarisomschrijvingHet genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur. Je inschaling wordt gebaseerd op je werkervaring en opleidingsachtergrond.Maandsalaris€3.035,00 - €4.205,00DienstverbandVaste aanstellingContractduur2 jaarMaximaal aantal uren per week38Overige arbeidsvoorwaarden
Het salaris voor deze functie ligt tussen de € 3.096,15 en de € 4.289,75 bruto per maand (schaal 7). Het genoemde salaris is gebaseerd op een volledige werkweek van 38 uur
Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en kent goede studiefaciliteiten, hierdoor sta je nooit stil. Je krijgt alle ruimte om jezelf te ontwikkelen en door te groeien.
Bij Defensie bouw je elke maand 16,33% van het bruto salaris op in het individueel keuzebudget. Je kunt het gebruiken voor het kopen van extra verlofuren of voor fiscale doeleinden. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een tegemoetkoming voor woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland.
Bijzonderheden
#LI-Hybrid
Sluitingsdatum 6-3-2024
Meer over de functiegroep
Organisatienaam
Ministerie van Defensie
Organisatieomschrijving
Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
Organisatie-URL
www.defensie.nl/organisatie/commit
Afdelingsnaam
Commando Materieel en IT
Afdelingsomschrijving
Waar ga je werken?
Je standplaats is de Kromhoutkazerne te Utrecht. De werkzaamheden verricht je binnen de sectie kabinet, binnen de staf COMMIT.
COMMIT ondersteunt missies en operaties 24/7 en voorziet de Krijgsmacht van het best mogelijk materieel en IT. COMMIT is een relatief jong Defensieonderdeel. Als dienstverlener draagt COMMIT zorg voor het defensiematerieel gedurende de gehele levensduur. Van aankoop en groot onderhoud tot en met de afstoting. De klanten van COMMIT zijn hoofdzakelijk de operationele commando’s.
Het Kabinet heeft tot doel het ondersteunen, faciliteren en adviseren van C-COMMIT, PC-COMMIT en haar COMMIT raadsleden (overige directeuren) in de breedst mogelijke zin. Vanuit een dienstverlenende instelling levert het kabinet ondersteuning aan bij relatiebeheer, werkbezoeken, optreden in de politiek-bestuurlijke omgeving, protocollaire aangelegenheden, de organisatie van evenementen- en op het gebied van cultuur, sociale veiligheid en integriteit.
Doelstelling van het Kabinet is het uitvoeren van ondersteunende processen en het leveren van ondersteunende diensten en producten aan C-COMMIT en PC-COMMIT om hen te allen tijde, tijdig in staat te stellen goed geïnformeerd, geadviseerd en voorbereid hun diverse werkzaamheden uit te voeren.
Visie
Het Commando Materieel & IT (COMMIT) ondersteunt de transitie naar een informatie gestuurde en technologisch hoogwaardige krijgsmacht met het beste materieel en de beste IT. Ons COMMITment is groot om de cruciale rol te versterken als strategisch partner van de Commandant der Strijdkrachten, van de operationele onderdelen en van internationale partners. COMMIT vergroot de impact van de ondersteuning door een integrale en innovatieve aanpak van materieel- en IT-projecten, (wapen)systeemmanagement en ketenlogistiek.
Wij investeren in de kwaliteit van onze mensen en de flexibiliteit en diversiteit van het personeelsbestand. De belangrijkste capaciteiten van COMMIT zijn de kennis en ervaring van ons personeel. Om de krijgsmacht sneller te voorzien van materieel en IT zetten wij naast technologische innovatie in op proces- en sociale innovatie op het gebied van projectvoering, inkoop en afstoting van defensiematerieel en personele en logistieke ondersteuning.
Het uitvoeren van innovatieve projecten vraagt om meer samenwerking met het bedrijfsleven, kennisinstituten en andere overheidsorganisaties en maatschappelijke instanties. Onder de vlag van C-COMMIT als National Armaments Director (NAD) ontwikkelen en versterken wij ook de internationale samenwerking op het gebied van materieel en IT (NAVO, EU, multinationaal en bilateraal).
Missie
COMMIT levert de krijgsmacht het beste materieel en de beste IT.
Extra
COMMIT is van iedereen en voor iedereen, we zijn ervan overtuigd dat we met een diverse en inclusieve organisatie onze taak, verbinding maken tussen willen en kunnen, het beste kunnen uitvoeren wanneer ons personeel een afspiegeling is van de maatschappij. Wij nodigen je daarom graag uit om te solliciteren op deze functie!
Afdeling-URL
www.defensie.nl/organisatie/commit
Contactpersonen
Voor meer informatie over deze vacature:
Janneke Hellema
J.Hellema@mindef.nl
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Femke Gijzen
FP.Gijzen@mindef.nl
Word Directiesecretaresse voor (plv.) Commanant COMMIT bij Defensie!
Is het planmatig bijhouden van agenda’s jouw tweede natuur en ben jij niet bang om ongevraagd de telefoon te pakken en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ’i’ te zetten? Word dan de nieuwe directiesecretaresse voor (plv.) Commandant COMMIT bij het Commando Materieel en IT (COMMIT) en draag jouw steentje bij aan de vrede en veiligheid in binnen- en buitenland.
Met een goede kop koffie in de hand spreek je bij aanvang de werkdag door met je collega’s. Je opent je mail en kijkt welke afspraken er gepland staan, welke aandacht vereisen en waar je nog wat voor moet doen.
Tussendoor vang je bezoekers op voor de (plv.) commandant en last but-not-least check je alvast voor de komende periode tijdige beschikbaarheid van de relevante stukken en voorbereidingen m.b.t. Vervoer, tenue, aanmeldingen en faciliteiten. Voordat je het weet is de werkdag al weer voorbij en heb je bergen aan werk verzet.
Als directiesecretaresse ben je verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning aan Commandant COMMIT van het Commando Materieel en IT (COMMIT) en zijn plaatsvervanger. Ook draag je zorg voor de afstemming en ben je verantwoordelijk voor aanvragen m.b.t. Producten en diensten op facilitair gebied; bijvoorbeeld vervoersdiensten.
Tot je taken behoren:
- Het beheren, bewaken en doorlopend actualiseren van de agenda’s;
- Het organiseren en afstemmen van vervoer voor (plv.) Commandant COMMIT;
- Het coördineren van de informatiestromen (in XPostWeb), alsmede als het
verwerken en signaleren van urgente stukken;
- Het bijhouden van contactgegevens zoals adressen- en telefoonbestanden;
- Het attenderen op het nakomen van gemaakte afspraken;
- Het zelfstandig afhandelen van inkomende telefoongesprekken;
- Het ontvangen en begeleiden van bezoekers en delegaties;
- Het prioriteren van inkomende documenten voor diverse beraden;
- Het (on)gevraagd verstrekken van informatie omtrent dienstvoorschriften /
regelingen en attenderen op bijzondere omstandigheden die aandacht vragen;
- Het organiseren van lunches, diners, bijeenkomsten, kleine evenementen etc.;
- Tevens ben je de back-up van de hofmeester, dus facilitair bedienen kan ook
voorkomen.
Het salaris voor deze functie ligt tussen de € 3.096,15 en de € 4.289,75 bruto per maand (schaal 7). Het genoemde salaris is gebaseerd op een...
€4205 monthly