Vacatures directiesecretaresse Alphen aan den Rijn

Job Description

Heb jij een proactieve houding, ben je communicatief sterk, een kei in organiseren en laat jij ‘alles op rolletjes lopen’? Dan ben jij dé nieuwe collega waar wij naar op zoek zijn!

Jouw baan als Directiesecretaresse bij RECO

In deze functie ben je de spin-in-het-RECO-web én ontzorg je ons directieteam volledig. In grote lijn ben je bezig met zowel administratieve- als operationele- als beleidswerkzaamheden, maar eigenlijk is deze verzamelnaam een ‘understatement’! Je bent namelijk continue aan het schakelen op verschillende niveaus met interne afdelingen, klanten en externe relaties. Je zal werkzaam zijn op de afdeling (directie)secretariaat, wat momenteel bestaat uit 4 dames én waar jij ook de leiding over hebt.

Jouw belangrijkste werkzaamheden bestaan uit:

✅Dagelijkse aansturing Secretariaat en Receptie; zodat klanten en bezoekers vriendelijk en goed worden geholpen en de telefonische bereikbaarheid geborgd is;

✅Agendabeheer directieleden & coördineren van afspraken;

✅ Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties, zet vragen- of informatie via de juiste kanalen uit en bewaakt de follow-up;

✅ Voorbereiden van (management) overleggen/RvC vergaderingen, maken van presentaties, bijhouden van actielijsten, prioriteren van werkzaamheden en het bewaken van de opvolging hiervan;

✅ Opstellen en redigeren van (vertrouwelijke) correspondentie, aankondigingen, nieuwsbrieven, speeches en documenten;

Verantwoordelijk voor het organiseren van personeels- en klantevents samen met je team

✅Optimaliseren van interne processen binnen het secretariaat, met een focus op digitalisering en efficiëntieverbetering;

✅Overkoepelend verantwoordelijk voor schades, verzekeringen, contractbeheer systeem en facilitaire leveranciers.

Kortom; een hele afwisselende functie, waarbij jij de spin-in-het-web bent voor de directie, maar het secretariaat is dat eigenlijk voor de gehele organisatie.

Requirements

Wat breng jij mee?

👍 Ervaring in een vergelijkbare, leidinggevende rol waarin je mensen en processen aanstuurt

👍Beschikbaarheid voor 40 uur per week;

👍 Het vermogen om rust en overzicht te bewaren in een dynamische omgeving

👍 Snel schakelen met een hands‑on, resultaatgerichte aanpak

👍 Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

RECO: Een familie waar je deel van uit wilt maken Elke dag opnieuw kiezen meer dan 300 collega’s voor werken bij RECO. Veel van hen zijn al een groot deel van hun leven bij ons. Waarom? Omdat ze het naar hun zin hebben. Omdat hun collega’s voelen als een hechte familie. Ze voelen zich thuis in de familiecultuur. Een cultuur waarin je gezien en gewaardeerd wordt als persoon. Waarin je kan zeggen wat je vindt en er naar je wordt geluisterd. Een cultuur waarin je wordt vrijgelaten. Waarin je kunt doen wat jou gelukkig maakt. Ook als dat over de tijd verandert. Een cultuur waarin je je kunt blijven ontwikkelen en doorgroeien in functie. Als je dat wil. Want als jij goed bent voor RECO is RECO goed voor jou!