Vacatures directiesecretaresse Leiden

De gemeente Den Haag zoekt een managementassistent die het Groenbedrijf en Begraafplaatsen ondersteunt en bijdraagt aan een groene stad.

Wil jij een positieve bijdrage leveren aan de secretariële en administratieve ondersteuning van het Groenbedrijf en Begraafplaatsen en daarmee de teammanagers helpen die met hun teams werken aan een groene, schone en leefbare stad?

Wij zijn op zoek naar een managementassistent die ons team komt versterken. Ben jij organisatorisch sterk, kun je goed prioriteiten stellen en houd je het hoofd koel in een soms hectische omgeving? Dan ben jij misschien onze nieuwe collega bij het Groenbedrijf!

Wat ga je doen?

Als managementassistent bij het Groenbedrijf en Begraafplaatsen ben jij een centrale schakel binnen de organisatie en zorg je ervoor dat alles soepel verloopt. Je ondersteunt het management onder andere met agendabeheer en het plannen van afspraken. Daarnaast bereid je vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen voor, maak je notulen en zorg je dat alle betrokkenen tijdig worden geïnformeerd en herinnerd.

Je legt benodigde documenten klaar, handelt stukken af en houdt actiepunten in de gaten door waar nodig te rappelleren. Ook ben je verantwoordelijk voor de inkoop van kantoorartikelen en het faciliteren van overleggen.

Je ontvangt klanten en bent het eerste aanspreekpunt bij de entree van ons kantoor in het Zuiderpark. Je zorgt voor een gastvrije ontvangst en helpt bezoekers verder op weg. Je werkt vanuit ons kantoor aan de Maria Heinenweg, midden in het groene Zuiderpark.

Daarnaast maak je deel uit van de redactie van onze interne nieuwsbrief. Je denkt mee over de inhoud en draagt bij aan duidelijke en toegankelijke communicatie binnen de organisatie.

Naast je dagelijkse werkzaamheden krijg je de ruimte om mee te denken over het verbeteren en verder ontwikkelen van interne processen. Een mooie kans als je energie krijgt van organiseren, plannen en het schakelen tussen verschillende taken.

Wat bieden wij?

Wij bieden een uitdagende functie waarin jij volop de ruimte krijgt voor persoonlijke groei en ontwikkeling binnen een stimulerende en dynamische werkomgeving. Binnen het Groenbedrijf en Begraafplaatsen waarderen we jouw inzet en bieden we je de kans om mee te groeien met onze organisatie.

Ook kun je rekenen op:

• een werkweek van 36 uur met een salaris van maximaal €3.696,- bruto per maand (schaal 6) bij een volledige (36-urige) werkweek.
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• 144 uur wettelijk verlof en 57,6 uur bovenwettelijk verlof (bij een volledig dienstverband van 36 uur); ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of aflossing studieschuld;
• opname in het ABP-pensioenfonds met een gunstige pensioenregeling, waarbij wij 70% van je pensioen betalen en een maandelijkse bijdrage aan de ziektekostenverzekering;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wat vragen wij?

Wij zoeken een managementassistent met ambitie en een proactieve en dienstverlenende instelling. Je bent gewend om met verschillende partijen te communiceren, van het managementteam tot medewerkers in de uitvoering. Je kunt snel schakelen tussen verschillende taken en verantwoordelijkheden.

Je staat stevig in je schoenen en weet ook in de dagelijkse dynamiek het overzicht te bewaren. Zelfstandig werken is voor jou geen probleem; je denkt vooruit en vertrouwelijke informatie is bij jou in goede handen. Ben je daarnaast organisatorisch sterk en kun je goed prioriteiten stellen? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Jouw profiel

• je hebt minimaal een mbo-opleiding afgerond, bij voorkeur in de richting van Managementassistent, Directiesecretaresse of een vergelijkbare opleiding;
• je hebt aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie;
• je bent communicatief vaardig en beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
• je bent organisatorisch sterk en kunt goed prioriteiten stellen;
• je bent stressbestendig en kunt goed omgaan met onverwachte situaties;
• je bent proactief, zelfstandig en hebt een hands-on mentaliteit;
• je hebt een klantgerichte instelling en werkt graag samen met verschillende partijen;
• je vindt het prettig om op locatie te werken.

Wie zijn wij?

Het Groenbedrijf Den Haag is onderdeel van de dienst Stadsbeheer (DSB), die verantwoordelijk is voor het uiterlijk en de duurzame verbetering van de stad. DSB zorgt voor een leefbare en veilige omgeving door beleid te formuleren, regels te handhaven en de buitenruimte te beheren en in te richten. We onderhouden o.a. Het wijk n buurtgroen, bewaken de kwaliteit van het groen, leveren en onderhouden de bloembakken, snoeien alle bomen, leveren en planten bomen, doen herinrichtingsprojecten, beheren ecologische zones en organiseren het rozenconcours.

Het Bedrijfsbureau van het Groenbedrijf en Begraafplaatsen bestaat uit een divers team van ongeveer 16 collega's, waaronder een adviseur, werkvoorbereiders, contractbeheerders, facilitair en financieel medewerkers, adviseurs kwaliteit arbo en milieu en ondersteuners. Er wordt hard gewerkt, met veel afwisseling en oog voor mogelijkheden en oplossingen, en regelmatig worden successen gevierd met gezellige activiteiten.

Sollicitatieproces

Je solliciteert door het invullen van ons online sollicitatieformulier.

Op gesprek: Super, je bent een stapje verder in ons sollicitatieproces. We leren jou graag beter kennen via een gesprek. Daarnaast krijg jij ook ruimte om meer over de gemeente, de functie en het team te weten te komen.

Arbeidsvoorwaarden: Gefeliciteerd! We doen je graag een aanbod met betrekking tot salaris, vakantiedagen en andere voorwaarden.

Aangenomen: Gefeliciteerd! We zijn het beiden eens over de arbeidsvoorwaarden. Alleen het contract en de VOG moeten nog worden ondertekend en dan kan je starten bij de gemeente.

Indiensttreding: Op je eerste werkdag krijg je een introductie over de gemeente Den Haag en maak je kennis met je collega's en werkplek. Hiermee begint je nieuwe baan bij de gemeente Den Haag.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Gert Lafeber, Teamleider Bedrijfsbureau (Groenbedrijf Den Haag), op telefoonnummer 06-50628097.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

Vragen over de procedure? Neem contact op met:

Prosper Becker, Recruiter Bedrijfsvoering. Mail Prosper Becker of WhatsApp mij.

Extra informatie

• Solliciteer nu op jouw nieuwe baan! Als we onze nieuwe collega hebben geworven, sluit de vacature.
• Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.