Vacatures secretaris

Het SSC DJI is een full serviceorganisatie, zij leveren producten, diensten en partnerschap op het gebied van inkoop, financiën, personele en facilitaire dienstverlening. Zij zorgen voor kwalitatieve en efficiënte bedrijfsvoering. Met hun digitaliseringsoplossingen en datagedreven informatie onderscheiden zij zich binnen het Rijk. Zo dragen zij bij aan een veilig en rechtvaardig Nederland.
Zij willen het werk voor hun klanten zo makkelijk mogelijk maken door hen zaken op het gebied van bedrijfsvoering uit handen te nemen. Zo kunnen klanten zich richten op hun corebusiness, of dat nu het runnen van een gevangenis is, het versterken van de Nederlandse rechtsstaat of het ontwikkelen van beleid. Het SSC is een partner die vandaag én morgen vooruithelpt. Zij leveren kwaliteit en zijn in verbinding met hun opdrachtgevers en elkaar.
Werken voor SSC DJI is bijzonder en relevant, want het primaire proces van de organisatie waar zij voor werken kan niet functioneren zonder hun bedrijfsvoering.Het Shared Service Center (SSC) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) bevindt zich in een transitie. Er wordt gewerkt aan een toekomstgerichte koers met 3 pijlers:
Het verstevigen van het SSC-fundament door de basis op orde te brengen. Onderdelen hierin zijn o.a. het verstevigen van de eigen interne bedrijfsvoering, processen op orde, en sturings- en verantwoordingsinformatie.De medewerkers centraal. Hun medewerkers zijn hun ambassadeurs. Goed Arbo- en personeelsbeleid en passende aandacht voor iedereen. Loopbaanontwikkeling, aandacht voor talenten en vakmanschap zijn zaken die het werkplezier vergroten en zorgen voor verbinding en een gevoel van collectief.Het SSC als betrouwbare en adaptieve dienstverlener. De producten en diensten worden makkelijker en toegankelijker voor klanten. Zij zoeken meer aansluiting bij het perspectief van de klant en de vraagstukken die daar spelen.
De afdeling Strategie en Bedrijfsvoering is een afdeling in oprichting die een stevige bijdrage levert aan de transitie zoals omschreven.Onder deze afdeling vallen verschillende disciplines, zoals het secretariaat, preventie, klantcontactcentrum, ambtelijk secretaris OR, postafhandeling, HR-advies en -ondersteuning, control, communicatie en relatiemanagement.
De taken van de verschillende disciplines zijn divers, maar de opdracht is hetzelfde: het ondersteunen en verstevigen van de SSC-directie en de SSC-afdelingen Human Resource Management (HRM), Financieel Dienstencentrum (FDC), Inkoop en Uitvoeringscentrum (IUC), Ontwikkeling en Support (O&S) en Facilitair Bedrijf (FB), want samen vormen zij één SSC.

Taken: • Als afdelingshoofd ben je verantwoordelijk voor de prestaties van de afdeling. Zorg in samenwerking met de 4 onder jouw aansturing vallende teamleiders voor continuïteit van de verschillende disciplines en leverbetrouwbaarheid van de dienstverlening;
• Bouw gericht aan de kwalitatieve verbetering van de ‘run’ door een navolgbare en transparant verbetertraject;• Het SSC maakt kwartier op het optimaliseren van de toekomstige SSC organisatie. De kwartiermaker is verantwoordelijk voor de vorming van de nieuwe (staf)organisatie. Je zorgt actief voor participatie vanuit jouw afdeling en kennis en kunde.• Het SSC ontwikkelt zich met een ontwikkelprogramma wat zich richt op de pijlers ‘klant’, ‘medewerker’ en ‘op orde’. De regie op dit ontwikkelprogramma ligt in handen van regievoerders die onder personele aansturing van jou als afdelingshoofd vallen;• Je bent (gedelegeerd) opdrachtgever voor meerdere projecten uit het ontwikkelprogramma. Je zorgt voorinvulling en voortgang op deze projecten;• Je draagt als MT SSC-lid bij aan het collectief van het SSC en het realiseren van de strategische doelstellingen en de dienstverlening van het SSC DJI.• Tot slot ben je flexibel; bij terugkomst van het afdelingshoofd, switch je moeiteloos naar de rol van rechterhand van het afdelingshoofd.
Voor deze taken ben je vrijwel dagelijks te vinden op de Bezuidenhoutseweg 20 in Den Haag. De stakeholders op het kerndepartement van J&V en de moederorganisatie DJI weet je goed te vinden. Geregeld reis je naar de Plantsoenstraat 5 in Veenhuizen, waar ook een locatie van het SSC gevestigd is, of Den Dolder, hun vergadervilla.Hoewel jouw (zowel vaste als ingehuurde) mensen op allerlei verschillende locaties werken, ben je voor hen een zichtbare leider, die met heldere sturing een prettig werkklimaat schept.
Je bent een interimmanager met sterk analytisch vermogen die in staat is in korte tijd te zien wat waar nodig is en dit vertaalt in een heldere aanpak zowel binnen de afdeling als het SSC als geheel. Je maakt je een context snel eigen en hakt knopen door. Je schakelt makkelijk met collega's, professionals, managers, (interne) klanten en stakeholders. Je beschikt over enthousiasme voor deze opdracht, kunt met empathie ook confronterend zijn en weet mensen te inspireren en draagvlak te creëren. Gedrevenheid en flexibiliteit kenmerkt jou: je begrijpt het speelveld, zowel bestuurlijk als in de organisatie, en zet op het juiste moment kennis en argumenten in om de dienstverlening vanuit het SSC succesvol neer te zetten en de juiste stappen te nemen. Maar eerst en vooral val je op door je uitstekende interim managementvaardigheden, waarmee je makkelijk en razendsnel schakelt tussen operationele, tactische en strategische vraagstukken.