Houd het overzicht, ondersteun de directie en maak het verschil als managementondersteuner bij de Afdeling Directieondersteuning & Advies van SZW!
Ben jij een gedreven managementondersteuner die overzicht houdt, snel schakelt en graag collega's ondersteunt? Bij SZW maak jij het verschil door directeuren optimaal te laten functioneren en de interne organisatie soepel te laten verlopen.
Wat ga je doen?
Je bent werkzaam op het directiesecretariaat van SZW. Waar je Deze functie vraagt om het ondersteunen van de één of meerdere directeuren gaat ondersteunen en zo nu en dan ook het hoger managementDirecteur van SZW. Dit vraagt en brengt een aanzienlijke capaciteitsinzet en brengt een zekere werkdruk met zich mee. Je bent flexibel, proactief en stressbestendig om de werkzaamheden efficiënt te kunnen uitvoeren.
Als managementondersteuner ben jij de spileen fijne collega voor onze directie en het team. Je neemt initiatief, houdt het overzicht en zorgt dat alles soepel verloopt.
Concreet betekent dit:
- Zelfstandig secretariële taken uitvoeren en complexe agenda's beheren.
- Achtervang zijn voor collega-managementondersteuners.
- Inkoop en beheer van kantoorartikelen regelen.
- Facilitaire onboarding en offboarding van medewerkers verzorgen.
- Inkomende e-mails en post behandelen en prioriteiten inschatten.
- Vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen voorbereiden.
- Bestanden, archieven en apparatuur beheren en verbetervoorstellen aandragen.
- Zorgen voor een representatieve en verzorgde werkomgeving.
Wat vragen wij?
Jij bent een proactieve en nauwkeurige professional die overzicht houdt en directie en collega's efficiënt ondersteunt. Je schakelt soepel tussen verschillende taken en prioriteiten en zorgt dat alles binnen het team en de organisatie soepel verloopt.
Wat je verder meebrengt:
- minimaal een mbo diploma met 5 jaar relevante ervaring of een hbo diploma met 1-3 jaar ervaring;
- ervaring met het digitaal vergadersysteem iBabs is een pre;
- je bent een pro als het gaat om het beheer van Outlook;
- je ziet wat nodig is en springt bij waar het team of de manager dat vraagt;
- je houdt meerdere taken tegelijk overzichtelijk en past je makkelijk aan bij veranderingen;
- je handelt zaken correct en tijdig af, met oog voor kwaliteit en detail;
- je werkt prettig samen met collega's en draagt bij aan een positieve en efficiënte werksfeer.
Wie zijn wij?
De dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheidsprojecten (SZW) heeft ongeveer 4000 medewerkers (inclusief doelgroep-collega's) in dienst, en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de Participatiewet (o.a. Verstrekking bijstandsuitkeringen), Wet sociale werkvoorziening, de nieuwe Wet Inburgering, schuldhulpverlening en het gemeentelijk minimabeleid. De dienst SZW bestaat uit de directies Inkomen, Participatie en Voorzieningen (IPV), Den Haag Werkt (DHW) en Dienstverlening & Kwaliteit (D&K). SZW begeleidt burgers naar werk, biedt ondersteuning en voorzieningen om mee te doen in de samenleving en verstrekt financiële bijstand voor mensen met een laag inkomen.
De afdeling Directieondersteuning- en Advies (DOA) binnen SZW bestaat uit een directiesecretariaat, directieadviseurs en een aantal specifieke functies zoals ambtelijke secretaris OR, coördinator Huisvesting, coördinator Publieke Zorg en adviseurs Agressie & Geweld. Bij elkaar ongeveer 23 medewerkers.
Samen zorgen we ervoor dat de directie goed geïnformeerd, ondersteund en voorbereid is om richting te geven aan de opgaven binnen het sociaal domein. We werken in een bestuurlijke context waar veel speelt en waar samenwerking, sensitiviteit en snelheid belangrijk zijn. Binnen ons team is er ruimte om met elkaar te sparren, ervaringen te delen en van elkaar te leren. We zetten in op integraliteit, initiatief en een goede onderlinge afstemming met ruimte voor ieders eigen expertise en stijl.
De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.
Extra informatie
- Het opvragen van referenties en een assessment kunnen onderdeel zijn van de selectieprocedure.
- Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.
Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.