Vacatures coördinator

Als Sales Coördinator ben je onmisbaar in ons commerciële team. Je bent het verlengde van het Central Sales Team. Je ondersteunt het salesteam bij het maken van salespresentaties, helpt bij de voorbereidingen bij internationale beurzen, bent coördinator van de verschillende client- en sales events en zorgt voor administratieve en commerciële ondersteuning. Als Sales Coördinator ondersteun je met name de commerciële activiteiten binnen de corporate markt. Je vervult een uitvoerende en coördinerende rol en zorgt ervoor dat processen, systemen en informatie op orde zijn. Je werkt nauw samen met het salesteam en draagt bij aan een professionele en consistente online zichtbaarheid van Bilderberg. 

De Baan
Werken op ons Central Sales Office is een echte ondersteunende sales functie. Jij bent in eerste instantie een teamspeler en houdt ervan anderen te faciliteren met raad en daad. Jij kunt zien wie wat wanneer nodig heeft. Dit geldt voor collega's maar zeker ook voor klanten. Je ondersteunt het sales team en de hotels met name in het gehele RFP (Request For Proposal) en LCR (Local Corporate Rates) proces en onderhoudt de klantendatabase in het CRM-systeem. Je zorgt ervoor dat we met de juiste content staan vermeld op de verschillende (inter)nationale portals en zorgt voor de juiste rapportages binnen het segment van de zakelijke overnachtingen. Je hebt een georganiseerde persoonlijkheid en bent sterk in het volgen van processen. Resultaatgerichtheid, flexibiliteit, communicatie en betrouwbaarheid zijn jouw kerncompetenties. Na een uitgebreid onboarding-programma ben je medeverantwoordelijk voor de reserveringen die bij Bilderberg worden gemaakt, met name via portals en agents. 

De Organisatie  
Bilderberg is onderdeel van Event hotels. Event hotels voert het management over meerdere hotels en hotelportefeuilles in Europa, waaronder 22 hotels in Nederland. De hotels opereren vaak onder de vlag van een internationaal hotelmerk zoals bijvoorbeeld Novotel, Mercure, Ibis, Marriott. Bilderberg is ons eigen hotelmerk, waarvoor de marketing, sales, groepsreserveringen en het revenue management centraal uitgevoerd wordt vanuit onze shared services afdelingen.   

Het team
Het Central Sales Team werkt voornamelijk voor de Bilderberg hotels, maar houdt de andere hotels van Event Hotels in het vizier. Je bent onderdeel van het Central Sales Team en rapporteert aan de Director of Sales. In totaal bestaat het Central Sales Team uit circa 10 personen. Je werkt nauw samen met je collega's in de hotels. Je werkplek stellen we in overleg vast. 

Verantwoordelijkheden & taken

Online RFP-management

• Ondersteunen bij het ontvangen, verwerken en opvolgen van online RFP's via diverse (inter)nationale platforms.

• Zorgdragen voor een correcte, tijdige en complete invoer van RFP-informatie in de relevante systemen.

• Afstemmen met het salesteam en de hotels over beschikbaarheid, tarieven en voorwaarden.

• Monitoren van deadlines en status van aanvragen en zorgen voor een gestructureerde opvolging.

 Beheer van online portals & content

• Up-to-date houden van alle online informatie over Bilderberg op corporate portals, booking tools en agentplatforms.

• Controleren en bijwerken van content zoals hotelinformatie, faciliteiten, foto's, voorwaarden en segmentatie.

• Signaleren van onjuistheden of ontbrekende informatie en deze corrigeren in overleg met het salesteam.

• Ondersteunen bij het consistent doorvoeren van commerciële updates over meerdere kanalen.

 Ondersteuning van het salesteam

• Ondersteunen bij dagelijkse salesactiviteiten en het voorbereiden van commerciële acties.

• Meewerken aan salespresentaties, voorstellen en ondersteunende documentatie.

• Administratieve ondersteuning bieden, waaronder CRM-onderhoud en dataverwerking.

• Voorbereiden en coördineren van sales-, client- en netwerkevents.

• Ondersteunen bij de voorbereiding van (internationale) beurzen.

 Systemen, CRM & rapportages

• Onderhouden en actualiseren van klant- en accountgegevens in het CRM-systeem.

• Ondersteunen bij het opstellen van standaardrapportages binnen het segment zakelijke overnachtingen.

• Zorgdragen voor een gestructureerde vastlegging van salesactiviteiten en klantinformatie.

 Vaardigheden en kwaliteiten  

• Pro-actieve werkhouding en je kan snel schakelen  

• Denkt in mogelijkheden en kansen en handelt oplossingsgericht   

• Je werkt precies en met aandacht. Je hebt oog voor detail.  

Herken je jezelf hierin:

• Minimaal 4 dagen per week beschikbaar

• Je beheerst zowel de Nederlandse als de Engelse taal, in woord en geschrift.

Wat hebben we jou te bieden?

• Een enthousiast team waarin je veel zelfstandigheid hebt met ruimte voor persoonlijke groei;

• Een aantrekkelijke kortingsregeling voor overnachtingen binnen al onze hotels, zowel Event Hotels Nederland als Event Hotels Duitsland;

• Bijdrage in de reiskosten bij een minimale woon-werkafstand van 5 km;

• Korting op diverse producten via FiscFree®, zoals fitnessabonnementen, mobiele telefoons, elektrische fietsen, cadeaubonnen en meer;

• Bepaalde tijd contract met uitzicht op een vast dienstverband;

• 25 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband

Krijg jij energie van bovenstaande tekst? Of heb je eventueel nog vragen? Reageer dan nu of stuur bij vragen een e-mail naar (klik op de solliciteer button) , wij helpen je graag verder. Wij streven ernaar om jouw e-mail binnen 2 werkdagen te hebben beantwoord.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.