Vacatures directiesecretaresse Spijkenisse

Krijg jij energie van schakelen, plannen en signaleren? Ga aan de slag als Managementondersteuner bij Vergunningen en Toezicht!

In deze afwisselende en verantwoordelijke rol ben jij de rechterhand van het managementteam van de afdeling Vergunningen en Toezicht. Jij houdt de boel draaiende, zorgt dat alles klopt en ondersteunt daar waar het echt nodig is. Zo draag jij als Managementondersteuner bij aan een veilige, leefbare en goed georganiseerde stad voor álle inwoners van Den Haag.

Wat ga je doen?

Als Managementondersteuner bij de afdeling Vergunningen en Toezicht ondersteun je een team van 10 managers. Jij regelt, plant, structureert en bewaakt. Deze rol vraagt méér dan standaard ondersteuning: je schakelt continu tussen complexe vraagstukken, werkt in een politiek-bestuurlijke context en weet wat er nodig is om processen soepel te laten verlopen. Of het nu gaat om het organiseren van vergaderingen, evenementen, trainingen of het afstemmen van afspraken met externe stakeholders, jij houdt het overzicht en zorgt dat alles tot in de puntjes is geregeld. Je beheert zowel je eigen als gedeelde mailboxen, beoordeelt de prioriteit van binnenkomende berichten en zorgt voor een snelle en adequate opvolging. Daarnaast plan je de jaarlijkse Persoonlijke Ontwikkelingsgesprekken in en ben je verantwoordelijk voor het aanmaken van inkooporders.

Start er een nieuwe collega? Dan zorg jij ervoor dat alles klaarstaat voor een vlotte start, van het aanvragen van applicaties tot het regelen van een laptop. Je werkt nauw samen met een ervaren collega Managementondersteuner en stemt regelmatig af met de afdelingssecretaris. Op woensdag, wanneer je collega vrij is, ben jij het aanspreekpunt op de afdeling. Je houdt van samenwerken, maar weet ook zelfstandig je weg te vinden. Je denkt vooruit, signaleert wat er speelt en handelt proactief wanneer dat nodig is.

Wat bieden wij?

Bij de gemeente Den Haag werk je in een omgeving waar jouw inzet echt verschil maakt. Jij bent onmisbaar in het dagelijks functioneren van de afdeling en krijgt volop ruimte om jouw organisatietalent en flexibiliteit in te zetten. Je werkt in een hecht team waar je kunt vertrouwen op collegialiteit, korte lijnen en een informele sfeer.

Ook kun je rekenen op:

• een 36-urige werkweek met een salaris van minimaal €2.840,- en maximaal €4.015,- bruto per maand (schaal 7), op basis van een volledige (36-urige) werkweek;
• een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd voor de duur van 12 maanden met de mogelijkheid tot verlenging of een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• een individueel keuzebudget (IKB) ter waarde van 17,05% boven op je salaris, dat je naar keuze kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, salaris of aflossing studieschuld;
• ruimte om compensatieverlof op te bouwen;
• de mogelijkheid om tweede Paasdag en/of tweede Pinksterdag te ruilen voor een andere religieuze, culturele of nationale feest- of herdenkingsdag;
• diverse opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
• de ruimte om jouw optimale werk- en privébalans te vinden: je krijgt diverse voorzieningen (o.a. Laptop en telefoon) en de mogelijkheid je werk daar te doen waar het op dat moment het beste past;
• en nog veel meer. Bekijk onze overige arbeidsvoorwaarden.

Wat vragen wij?

We zoeken een ervaren, zelfstandige en flexibele Managementondersteuner die overzicht houdt, snel schakelt en proactief meedenkt. Deze functie vraagt om een stevige basis en het vermogen om vooruit te denken, verbanden te leggen en zelfstandig beslissingen te nemen. Jij weet wat prioriteit heeft, werkt nauwkeurig en voelt je prettig in een rol waarin je echt onmisbaar bent.

Daarnaast beschik je over:

• hbo-werk- en denkniveau, of een afgeronde mbo-4 opleiding in een relevante richting zoals directiesecretaresse, managementassistent of office management;
• minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie, waarin je meerdere managers tegelijk hebt ondersteund;
• ruime ervaring met agendabeheer en mailboxmanagement in Outlook;
• vaardigheid met MS Office, waaronder SharePoint en Excel;
• uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Wie zijn wij?

De afdeling Vergunningen en Toezicht (V&T) is onderdeel van de Dienst Stedelijke Ontwikkeling en houdt zich bezig met de kwaliteit en veiligheid van de te realiseren bouwprojecten in de stad. De kernactiviteit van de afdeling is het behandelen van aanvragen voor omgevingsvergunningen en het toezicht houden op de uitvoering daarvan. V&T telt ruim 150 medewerkers en bestaat uit vier teams: team Vergunningen, team Toezicht, het team Technisch Advies en Ondersteuning en het team Kennis & Kwaliteit.

Meer weten

Voor meer informatie over deze functie of de sollicitatieprocedure kan je contact opnemen met Jacqueline Beugelsdijk, Teammanager Kennis & Kwaliteit bij de afdeling Vergunningen en Toezicht, op telefoonnummer 06-52026212.

De gemeente Den Haag wil een werkgever zijn waar het prettig werken is. Waar het veilig is en waar ruimte is om vrijmoedig te spreken. Waar er ruimte is voor verschillende mensen, meningen en perspectieven. Den Haag, onze mooie stad achter de duinen, heeft medewerkers nodig die zich willen inzetten voor het welzijn en de leefbaarheid van al onze burgers. Wees welkom om te solliciteren als jij je daarvoor wilt inzetten. Zo zijn we Samen Haags.

Vragen over de procedure? Neem contact op met:

Shuenrick Dunker, Recruiter Fysiek Domein. Mail Shuenrick Dunker of WhatsApp mij.

Extra informatie

• Hoewel een motivatiebrief niet verplicht is, wordt deze sterk aangemoedigd. Een motivatiebrief kan ons helpen om beter te begrijpen hoe jouw ervaring en vaardigheden aansluiten bij de functie en onze organisatie.
• Solliciteer nu op jouw nieuwe baan! Als we onze nieuwe collega hebben geworven, sluit de vacature.
• Wacht niet met solliciteren tot de sluitingsdatum. Gedurende de publicatie plannen wij al gesprekken in.
• Het opvragen van referenties en een assessment kan een onderdeel zijn van de selectieprocedure.
• Het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is bij externe sollicitanten een onderdeel van de selectieprocedure.

Wij werken zonder tussenkomst of hulp van werving- en selectiebureaus. Indien wij daar toch gebruik van maken, werken wij met vaste leveranciers.