Ben jij een ervaren directiesecretaresse/management assistent die uitblinkt in ontzorgen en ondersteunen? Voel jij je als een vis in het water als rechterhand van de algemeen manager en de manager beleid en projecten? En ben je daarnaast nauw betrokken bij het bestuur en de ALV als bestuur secretaresse? Zoek je een zelfstandige rol met een divers takenpakket en verantwoordelijkheden in het sociale domein? Dan zijn wij op zoek naar jou! Als Directiesecretaresse/Management Assistent bij de Gemeente Tilburg krijg je de kans om een belangrijke bijdrage te leveren aan het goed functioneren van het managementteam.
Als Directiesecretaresse/Management Assistent ondersteun en ontzorg je de algemeen manager en de manager beleid en projecten op zowel inhoudelijk als organisatorisch vlak. Je werkt zelfstandig op hoog niveau en draagt bij aan het goed functioneren van het managementteam. Je taken omvatten onder andere:
- Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en overleggen van de ALV, het bestuur en het managementteam.
- Je zorgt voor de juiste vergaderstukken, notuleert de vergaderingen, werkt de notulen en actielijsten uit, en zorgt voor de opvolging van actiepunten.
- Beheer van de jaarplanning, gebaseerd op de P&C-cyclus. Je stelt de jaarplanning op, plant en coördineert deze in samenwerking met alle betrokken partijen.
- Uitvoeren van standaard secretariële taken, zoals e-mailafhandeling, locatie planning, organisatie van teamdagen, enzovoort. Je bent verantwoordelijk voor complex agendabeheer.
- Meelezen en anticiperen op e-mail van de algemeen manager.
- Ondersteuning bieden aan het managementteam en de staf waar nodig.
- Redigeren van presentaties, rapporten en andere documenten. Je kunt met enkele steekwoorden een goed resultaat neerzetten.
- Deelnemen aan diverse projecten en diverse werkzaamheden naar je toe trekken.
- Zorgdragen voor persoonlijke aandacht door middel van bloemen, kaarten en kleine attenties.
- Beheer van het digitale archief van de coöperatie en fungeren als het eerste aanspreekpunt hiervoor.