Connecting your world
Als Management Assistent zorg je voor een adequate ondersteuning voor de gehele HR afdeling en ontzorg je de verschillende Senior Managers.
In deze rol ben je verantwoordelijk voor:
- Standaard secretariële taken, zoals agendabeheer (meerdere agenda's), dossierbeheer (SharePoint), notuleren van vergaderingen (in overleg) en overige administratieve taken van de Senior Manager en de afdeling (bestelaanvragen verwerken, etc);
- Het organiseren van afspraken - locaties, catering, uitnodigingen, etc;
- De organisatie van onder andere teambijeenkomsten en klantevenementen;
- Het uitvoeren van diverse ondersteunende (ad hoc) werkzaamheden;
- De onboarding van nieuwe collega's (bijv. Het aanvragen van passen voor nieuwe medewerkers, laptops, kennismakingsgesprekken inplannen, etc);
- Tevens ben je een schakel met de WorkForcedesk m.b.t. Inhuur externen en zorg je voor een soepele en gastvrije ontvangst.
Ontzorgen is het sleutelwoord in jouw rol!
Tevens ben jij het centrale aanspreekpunt voor alle interne en externe contacten en weet je zelfstandig vragen en verzoeken op te pakken en op te volgen.
You've got this
Jij bent professioneel in het ontzorgen van de manager(s) voor wie je werkt. Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en Engels. Je hebt een gave om sfeer aan te voelen en gaat hier op een juiste, integere manier mee om. Je maakt het bespreekbaar als emoties oplopen, maar durft ook mensen aan te spreken of hun gedrag te spiegelen. Je helpt collega's graag, je bent oplossingsgericht en creatief, maar je weet ook prioriteiten te stellen aan je eigen werkzaamheden. Daarnaast ben je een echte teamspeler, want je bent ook onderdeel van een team. Je bent een belangrijke motor en de smeerolie voor het draaiende houden van de hele afdeling.
Je bent proactief en zelfstandig, waardoor je jouw manager(s) werk uit handen neemt. Jij weet tijdig urgente zaken te signaleren en je manager hierop te attenderen. Daar waar nodig pak je dingen proactief op. Je staat stevig in je schoenen en bent in staat om onder druk te werken. Jij hebt hier lol in en vind je baan daarom zo leuk!
Ervaring met Microsoft 365 is belangrijk voor het gebruik van applicaties als PowerPoint, Excel, Word, Outlook, Sharepoint en Teams. Daarnaast heb je minimaal HBO werk- en denkniveau. Tenslotte ben je flexibel, stressbestendig en je houdt van een dynamische werkomgeving.
You get this
- € 3.416,- tot € 4.407,- o.b.v. 36 uur (schaal 8)
- een vergoeding bij thuiswerken van € 3,00 netto per dag.
- deelname aan het pensioenfonds ABP.
- 8,33 % vaste bonus aan het eind van het jaar.
Dit zijn nog maar 4 van alle arbeidsvoorwaarden die horen bij deze functie (op basis van een 36-urige werkweek). Schiphol Group heeft jou nog meer te bieden. Ga voor het totale overzicht van alle arbeidsvoorwaarden naar Arbeidsvoorwaarden - Werken bij Schiphol Group
About the team
Bij Schiphol zetten we in op loyaliteit en langdurige, duurzame relaties. Samen met 98 hr-collega's ondersteunen we leidinggevenden bij het werven, behouden en ontwikkelen van het talent waar zij naar zoeken. Om dat goed te doen, werken wij met diverse specialisten en een selfservicemodel.
About Schiphol Group
Met 2.400 collega's zetten we een extra stap om Nederland zo goed mogelijk te verbinden met de rest van de wereld. Vernieuwen, veiligheid en samenwerken staan daarbij voorop. Zo leveren we een bijdrage aan hoe het met de economie en met de mensen gaat. In Nederland en daarbuiten
€ 3.416 - € 4.407