Vacatures management assistent Leiden

ml T168592. Erasmus Universiteit Rotterdam

Achtergrond bij de inhuurbehoefte

De Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) wil het bedrijfsvoeringssysteem voor HR en Finance vernieuwen. Daarom stapt de EUR per januari 2026 over op een nieuw financieel en human resources-systeem van leverancier Oracle. Met de implementatie van het nieuwe systeem wil de EUR een hogere mate van automatisering en efficiëntie bereiken in financiële en HR-processen. Door standaardisatie en harmonisatie van processen kan de EUR beter focussen op het toevoegen van waarde. Een nieuw toekomstbestendig systeem is uiteindelijk beter voor onze gebruikers en klanten. De doelstellingen van de vernieuwing sluiten aan op de missie en strategische prioriteiten van de EUR.

Het bedrijfsvoeringssysteem voor HR en Finance wordt in 2026 volledig vernieuwd. We verwachten dat medewerkers die met het nieuwe systeem gaan werken, sneller en makkelijker toegang hebben tot financiële en HR-gegevens. Ook gaan de meer gestandaardiseerde processen in veel gevallen leiden tot een snellere administratieve verwerking. We verwachten daarnaast minder tijd te besteden aan het kopiëren van data en het werken met ingewikkelde en soms kwetsbare spreadsheets.

Het project heeft de naam VB26 gekregen, wat staat voor Vernieuwing Bedrijfsvoeringssysteem in 2026. Het project wordt geleid door een projectmanagementteam van zowel EUR als Oracle projectmanagers. Het project staat onder toezicht van een stuurgroep die door het College van Bestuur is aangewezen.

Tijdens het implementatieproces van 16 tot 18 maanden werkt de EUR samen met Oracle. Gedurende deze tijd worden de bestaande bedrijfsprocessen zoveel mogelijk gestandaardiseerd. De business- en IT-teams van de EUR zijn gestart met verschillende werkzaamheden ter voorbereiding op de implementatie, waaronder het kritisch onder de loep nemen van huidige werkprocessen, het definiëren van nieuwe werkprocessen op basis van Oracle-standaarden, het opschonen van data en het gereedmaken van de IT-organisatie om met het nieuwe systeem te kunnen werken. Het projectmanagementteam ondersteunt HR en Finance bij het uitvoeren van dit werk.

Als onderdeel van de projectorganisatie, voorziet Business Adoption en Communicatie in de behoefte om medewerkers in de organisatie voor te bereiden op het gebruik en beheer van het nieuwe bedrijfsvoeringssysteem. Hieronder vallen activiteiten zoals change management, communicatie en training. Voor opleiding en training voorziet Oracle in lesmaterialen, training van trainers en in een opleidingsplan.

Ter ondersteuning van het projectmanagementteam en om uitvoering te geven aan het opleidingsplan en alle activiteiten op gebied van training en ontwikkeling voor het project VB26 te coördineren, is behoefte aan de inzet van een Project Management Assistent/Training Coordinator.

Functie-/opdrachtomschrijving

Deze opdracht betreft de inhuur van een Project Management & Business Adoption Assistent die zowel het projectmanagementteam als het Business Adoption en Communicatieteam ondersteunt in een breed scala van werkzaamheden.

Wij zijn op zoek naar een zorgvuldige en georganiseerde collega die zowel het projectmanagementteam als het Business Adoptie & Communicatieteam ondersteunt bij het realiseren van de doelstellingen van project VB26. In deze veelzijdige rol lever je een belangrijke bijdrage aan het voorbereiden en organiseren van projectoverleggen, het bijhouden van actielijsten en verslaglegging, en het verzorgen van ondersteunend materiaal voor verschillende gremia. Daarnaast ben je betrokken bij de uitvoering van trainingsactiviteiten: je ondersteunt bij de planning en organisatie van trainingen, workshops en e-learningmodules, zorgt voor tijdige communicatie naar alle betrokkenen en levert een bijdrage aan de ontwikkeling van trainingsmateriaal. Ook coördineer en ondersteun je bij de ontwikkeling van digitale begeleidingsvormen, zodat medewerkers direct in de praktijk de juiste vaardigheden kunnen aanleren. Tot slot speel je een rol bij de uitvoering van de veranderaanpak. Je ondersteunt activiteiten die gericht zijn op bewustwording, kennisopbouw en vaardigheden bij eindgebruikers, zodat de overgang naar het nieuwe systeem soepel verloopt. Aanwezigheid op locatie is hierbij belangrijk, omdat veel werkzaamheden daar plaatsvinden en de focus per dag kan verschillen.

Wij zoeken iemand met ervaring binnen grote (IT-)projecten die zelfstandig en proactief aan de slag kan met zijn of haar werkzaamheden. Je werkt gestructureerd en nauwkeurig, kunt goed overzicht bewaren en hebt oog voor detail. Je krijgt energie van het ondersteunen van een complexe projectorganisatie en levert graag een bijdrage aan een dynamische IT-omgeving binnen het onderwijs.

Functieprofiel

Kennis en ervaring

• Afgeronde HBO-opleiding of Bachelor in bedrijfskunde, IT, organisatiewetenschappen, communicatie of vergelijkbaar

• Minimaal 3-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een onderwijs, onderzoek en/of corporate omgeving

• Ervaring met projectmanagement, adoptie en communicatie in grote projecten

• Je bent flexibel en proactief

• Je gaat voor concrete resultaten en je communiceert helder en op alle niveaus

• Je hebt ervaring met het structureren van projecten

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal

Verantwoordelijkheden

Projectondersteuning

• Ondersteunen van het projectmanagementteam en het Business Adoptie & Communicatieteam bij uiteenlopende werkzaamheden

• Voorbereiden van overleggen met diverse gremia, inclusief het opstellen van agenda's, verzamelen van input en voorbereiden van ondersteunend materiaal met projectvoortgang

• Verzorgen van notulen, bijhouden van actielijsten en opvolgen van afspraken uit projectoverleggen

• Faciliteren van een effectieve uitvoering van projecttaken door tijdig te organiseren en af te stemmen

Training & adoptie

• Identificeren van trainingsbehoeften van systeemgebruikers in samenwerking met projectmanagement en vertegenwoordigers van de gebruikersorganisatie

• Inrichten en coördineren van online leermodules ten behoeve van het nieuwe systeem

• Plannen, ondersteunen en coördineren van trainingen, workshops en e-learningmodules

• Ondersteunen bij de uitvoering van de veranderaanpak, waaronder activiteiten gericht op bewustwording, kennis en vaardigheden bij eindgebruikers

• Ontwikkelen van (aanvullend) trainingsmateriaal en gebruikershandleidingen

• Ondersteunen van interne en externe trainers bij praktische en organisatorische vraagstukken

• Uitvoeren van evaluaties via feedbackformulieren en analyseren van de resultaten om verbeterpunten te signaleren

• Rapporteren over de effectiviteit van trainings- en adoptieactiviteiten en aanbevelingen doen voor verbeteringen

Communicatie & organisatie

• Zorgen voor tijdige communicatie over bijeenkomsten, trainingen en locaties richting alle betrokkenen

• Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers en trainers met vragen over planning of adoptieactiviteiten

• Bijdragen aan interne communicatie rondom veranderingen en adoptieactiviteiten, zoals nieuwsberichten of updates

Belangstelling en vaardigheden

• Organisatorisch talent, sterk in plannen

• Communicatie: uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden

• Interpersoonlijke vaardigheden: vermogen om relaties op te bouwen en effectief samen te werken

• Probleemoplossend vermogen: creatief in het aanpakken van uitdagingen

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Afgeronde HBO-opleiding of Bachelor in bedrijfskunde, IT, organisatiewetenschappen, communicatie of vergelijkbaar
  2. Minimaal 3-5 jaar ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een onderwijs, onderzoek en/of corporate omgeving
  3. Ervaring met projectmanagement, adoptie en communicatie in grote projecten
  4. Je bent flexibel en proactief
  5. Je gaat voor concrete resultaten en je communiceert helder en op alle niveaus
  6. Je hebt ervaring met het structureren van projecten
  7. Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal
  8. Wat is je uurtarief als zzp-er, exclusief BTW/inclusief reiskosten woon-werkverkeer? (Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW, bijvoorbeeld als je 80 euro aangeeft is 72 euro voor jou als zzp-er en 8 euro fee). 
  9. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris voor deze functie?
  10. Bij deze sollicitatie is een motivatiebrief verplicht, graag toevoegen.