Vacature kenmerken
StandplaatsDen HaagContractduur2 jaarUren per week38 - 38Maandsalaris€2,976.00 - €3,924.00SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06NiveauMBO 4VakgebiedAdministratief / secretarieelVacaturenummer71741DienstverbandTijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstellingFunctiegroepBurgerFunctieomschrijving
Deze functie richt zich op het ondersteunen van de souschef en de afdelingshoofden van het ressort Vastgoed en Leefomgeving binnen de Directie Plannen (DPLAN), dit houdt o.a. In:
- Het verrichten van secretarieel (administratief) beheer;
- Het afhandelen van verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
- Het fungeren van vraagbaak c.q. Front-office;
- Het op basis van inschatting van belang en urgentie, bewaken van de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
- Het verstrekken van informatie van algemene en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
- Het verzorgen van correspondentie op globale aanwijzing;
- Het verlenen van administratieve en organisatorische ondersteuning;
- Het aanmelden, ontvangen en te woord staan van bezoekers;
- Het genereren van management overzichten;
- Het ondersteunen bij ressortbrede evenementen.
Functie-eisen
Kennis en vaardigheden:
- Kennis van secretatieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften;
- Inzicht in functionele verhoudingen en relevante administratieve processen binnen de organisatie;
- Vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden;
- Vaardigheid in het verzamelen en inzichtelijk maken van gegevens en het genereren van managementinformatie;
- Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer;
MBO werk/denk niveau:
- Secretariele opleiding (Schoevers)
- Enige relevante werkervaring
Functiegerichte opleidingen:
- Voldoende beheersing MS-office programma's en overige standaard kantoorapplicaties
- Basiskennis van de inrichting en de werkwijze (beleid en bedrijfsvoering) van de centrale en decentrale overheden;
- Basiskennis van en affiniteit met het eigen onderdeel en basiskennis van de ketenpartners / relaties waar veel mee wordt samengewerkt;
- Basiskennis van de lopende dossiers en de daarbij behorende prioriteitstelling en kennis van de werkverdeling (wie doet wat binnen het dossier);
- Voldoende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Competenties:
- Klantgericht
- Plannen en organiseren
- Organisatiegericht
- Samenwerken
- Integer
- Leervermogen
Generieke competentie tbv HDB: Politieke en bestuurlijke sensitiviteit
Arbeidsvoorwaarden
SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06SalarisomschrijvingHet salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweekMaandsalaris€2,976.00 - €3,924.00DienstverbandTijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstellingContractduur2 jaarMinimaal aantal uren per week38Maximaal aantal uren per week38Overige arbeidsvoorwaarden
Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.
Bijzonderheden
- Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
- De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
- Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
- Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
- Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Meer over de functiegroep
Organisatienaam
Ministerie van Defensie
Organisatieomschrijving
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.
Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.
Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.
Organisatie-URL
www.defensie.nl
Afdelingsnaam
Bestuursstaf
Afdelingsomschrijving
De werkzaamheden worden verricht bij het Ressort Vastgoed en Leefomgeving (RV&L) bij de Directie Plannen van de Defensiestaf.
De Directie Plannen heeft tot doel het operationaliseren van het beleid ten aanzien van de inrichting, samenstelling en toerusting van de krijgsmacht en het vertalen van operationele behoeftes naar een integraal investeringsadvies. Daarnaast adviseert DPLAN de CDS integraal over de ontwikkeling van de krijgsmacht, zowel t.a.v. Beleidsontwikkelingen (top down) als operationele ontwikkelingen (bottom-up). Ook voert de Directie Plannen regie over de ontwikkeling van (joint) doctrine en standaardisatie en treedt DPLAN op als gemandateerd opdrachtgever naar de Defensieonderdelen voor investeringsprojecten.
Het ressort V&L staat onder leiding van de souschef V&L en bestaat uit drie afdelingen: Afdeling Vastgoed Plannen, Afdeling Vastgoed Behoeften en Afdeling Fysieke Leefomgeving. De afdelingen stellen vanuit een Defensiebreed (multidomein) perspectief plannen en behoeften op voor het VG-domein, managen en monitoren het portfolio en de realisatie en instandhouding daarvan. De afdelingen ontwikkelen en onderhouden specifieke kennis en expertise, zijn aanspreekpunt en ondersteunen en adviseren de souschef V&L en Directeur Plannen hierover. De afdelingen fungeren als koppelvlak met betrokken directies en afdelingen van de Bestuursstaf, de Defensiestaf, de DPLAN en met de betreffende Defensieonderdelen en stakeholders.
De management assistent maakt onderdeel uit van het ondersteuningsteam van het ressort V&L en valt rechtstreeks onder de souschef V&L. De Managementassistent verricht administratieve werkzaamheden ten behoeve van de bedrijfsvoering. Hierbij is sprake van:
- het beheer over administratie(s);
- het fungeren als vraagbaak c.q. Front-office;
- het verrrichten / verlenen van administratieve ondersteuning en werkzaamheden voor primaire of ondersteunende organisatie-onderdelen;
- het samenstellen van managementinformatie;
- het leveren van een bijdrage aan functioneel beheer van systemen en ondersteuning gebruikers;
- contacten gericht op informatieverstrekking en maken procesafspraken.
Afdeling-URL
www.defensie.nl/organisatie/bestuursstaf
Contactpersonen
Voor meer informatie over deze vacature:
M. Peters
M.Peters.02@mindef.nl
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
Werving en Selectie
SollicitatieKD@mindef.nl
Deze functie richt zich op het ondersteunen van de souschef en de afdelingshoofden van het ressort Vastgoed en Leefomgeving binnen de Directie Plannen (DPLAN), dit houdt o.a. In:
- Het verrichten van secretarieel (administratief) beheer;
- Het afhandelen van verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
- Het fungeren van vraagbaak c.q. Front-office;
- Het op basis van inschatting van belang en urgentie, bewaken van de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
- Het verstrekken van informatie van algemene en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
- Het verzorgen van correspondentie op globale aanwijzing;
- Het verlenen van administratieve en organisatorische ondersteuning;
- Het aanmelden, ontvangen en te woord staan van bezoekers;
- Het genereren van management overzichten;
- Het ondersteunen bij ressortbrede evenementen.
Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.
Dit vragen wijKennis en vaardigheden:
- Kennis van secretatieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve...
€3924 monthly