Ben jij diegene die graag de touwtjes in handen heeft, graag de zaakjes op orde wil hebben en een kei is in het regelen van dingen? Wij zoeken een office assistent!
Dit is echt een hele gave parttime functie. Lekker divers en je kan volop je energie en creativiteit in deze functie kwijt. Veel in contact met mensen, dus lekker sociaal bezig.
Maar wat houdt deze functie nou precies in?
Als Office Assistant ben jij hét eerste aanpreekpunt van de organisatie. Als eerste aanspreekpunt heb je een open houding en draag je zorg voor een correct en vriendelijk ontvangst van de (internationale) bezoekers. Je voelt je thuis in de rol van gastheer of gastvrouw en bent een spil tussen collega’s en de bezoekers van de organisatie. Tevens zorg je voor een optimale bereikbaarheid en toegankelijkheid van de organisatie en houdt hierbij rekening met de vertrouwelijkheid van informatie en de privacy van collega’s en bezoekers. Naast de front office activiteiten voer je tevens diverse office support werkzaamheden uit ter ondersteuning van de organisatie. Je hebt oog voor detail, reageert snel en adequaat en zoekt altijd naar oplossingen. Men kan bij jou terecht voor allerlei vragen, mede hierdoor ben je goed op de hoogte van de organisatie en organisatiecultuur. Het team Facilitair bestaat uit een klein team van toegewijde medewerkers, en wordt aangestuurd door de Facilitair Manager. Gezamenlijk zorgen jullie voor het bieden van representatieve en adequate ondersteuning aan directie, management, medewerkers en bezoekers. De standplaats van deze functie is een combinatie van locaties Heerenveen en Zwolle en de werktijden zijn tussen 8.00 – 16.30 uur.
Taken en verantwoordelijkheden:
Front Office:
- Gastvrij ontvangen, registreren en te woord staan van bezoekers aan de receptie;
- Verantwoordelijk voor de wachttijd van bezoekers inclusief drankje, garderobe,
- veiligheidsinstructies;
- Agendabeheer vergaderzalen;
- Optreden als gastheer/-vrouw bij evenementen, vergaderingen, verzorgen vergaderlunches e.d.
- Aannemen van inkomende (internationale) telefoongesprekken, zodanig dat snel en correct wordt gereageerd en boodschappen worden doorgegeven en eventueel doorverbinden;
- Beheer receptie e-mailbox;
- Afhandelen van de inkomende en uitgaande post, incl. verzorgen van pakketpost;
- Beheren van sleutels, toegangspasjes en uitleenartikelen;
- Eerste aanspreekpunt voor vragen en verzoeken vanuit collega’s en leveranciers in het pand;
- Verzorgen van relatiegeschenken.
Office Support:
- Beheren van voorraad kantoorartikelen en signaleren van dreigende out-of stocks;
- Verantwoordelijk voor representativiteit van receptie, vergaderaccommodaties, pantry’s en het pand in algemene zin inclusief verstoringen, met een signalerende functie richting de Facilitair Manager;
- Verzorgen van diverse algemene administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de organisatie;
- Beheer van het archief;
- Bijhouden actualiteit van front office gerelateerd procedures, werkinstructies en interne contactgegevens.