Vacatures office management Amsterdam

Korte omschrijving

In deze veelzijdige rol als Office & HR Coördinator ben jij de spil van de organisatie. Je combineert office management, HR-administratie en lichte financiële werkzaamheden in een parttime functie waar structuur, overzicht en schakelen centraal staan.

Je werkt in een internationale, technische organisatie en zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken soepel verloopt. Een brede rol met verantwoordelijkheid, waarin nauwkeurigheid en overzicht essentieel zijn.

Arbeidsvoorwaarden

Je komt terecht in een nuchtere, internationale organisatie met korte lijnen en een informele werksfeer. Je krijgt direct een contract bij de opdrachtgever.

Wat je verder kunt verwachten:

• Een salaris tot circa € 4.000,- bruto per maand op fulltime basis (afhankelijk van ervaring)
• 40 vakantiedagen (inclusief 13 ADV-dagen, op fulltime basis)
• 8% vakantiegeld en 4% eindejaarsuitkering
• Parttime functie voor 30 uur per week
• Flexibele indeling van je uren over 4 of 5 dagen (in een vast patroon)
• Mogelijkheid om 1 dag per week vanuit huis te werken

Functieomschrijving

Als Office & HR Coördinator ben je verantwoordelijk voor een breed pakket aan administratieve en organisatorische werkzaamheden. Het zwaartepunt ligt op HR- en administratieve processen, aangevuld met office management en lichte financiële taken.

Je fungeert als eerste aanspreekpunt binnen de organisatie en zorgt voor structuur en overzicht.

HR (kern van de functie)

• Verzorgen en registreren van trainingen
• Beheren van verlof-, verzuim- en personeelsmutaties
• Ondersteunen bij onboarding van nieuwe medewerkers
• Verwerken en controleren van salarisruns en mutaties (back-up rol)
• Tijdig aanleveren van maandelijkse HR-rapportages
• Meewerken aan HR-projecten

Office management

• Beheren van de algemene mailbox en telefoonlijn
• Eerste aanspreekpunt voor collega’s bij praktische en administratieve vragen
• Bestellen en beheren van kantoor- en food supplies
• Contact onderhouden met schoonmaakbedrijf, leveranciers en gebouwbeheer
• Coördineren van reparaties en onderhoud aan het pand
• Organiseren en boeken van internationale reizen (vluchten, hotels, visa)
• Ontvangen van gasten (gastvrouw/heer rol)

Financieel / administratie

• Verwerken van urenregistraties in PCS
• Controleren en verwerken van facturen
• Ondersteunen bij administratieve financiële processen
• Kasbeheer
• Beheren van verzekeringen en KvK-gegevens
• Controleren van overheidsaanslagen (zoals WOZ)

Het bedrijf

Je gaat aan de slag bij een internationale organisatie gespecialiseerd in industriële hijs- en kraansystemen. Vanuit de Nederlandse vestiging werkt een team van circa 30 collega’s samen in een informele en nuchtere werkomgeving.

De organisatie kenmerkt zich door een technische focus, een internationale context en een rustige, gestructureerde werksfeer. De voertaal binnen het bedrijf is grotendeels Engels.

Voor deze vacature loopt de eerste sollicitatieronde via Antenna. Wij verzorgen de kennismaking en begeleiden je verder in het proces.

Functie eisen

Deze rol past goed bij iemand die energie krijgt van structuur, nauwkeurig werken en een breed maar grotendeels administratief takenpakket.

Je beschikt over:

• HBO werk- en denkniveau (bij voorkeur richting HR)
• Goede beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
• Ervaring in een soortgelijke rol met HR- en administratieve werkzaamheden
• Ervaring met salarisadministratie en/of een PDL-diploma is een sterke pré
• Goede kennis van Excel (o.a. Voor urenregistratie en administratie)

Daarnaast ben je:

• Nauwkeurig en gestructureerd
• Zelfstandig en proactief
• Iemand met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel
• Goed in het stellen van prioriteiten binnen een breed takenpakket

Interesse?
Ben jij de Office & HR Coördinator die overzicht houdt, graag regelt en energie krijgt van een brede administratieve rol? Solliciteer dan direct!

#J-18808-Ljbffr