Vacatures office management Groningen

Dit ga je doen Als Directiesecretaresse ben je de rechterhand van de directie en zorg je ervoor dat alles organisatorisch en administratief op rolletjes loopt. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van complexe agenda’s, correspondentie en documentatie van de directie.
• Het voorbereiden, coördineren en opvolgen van DT- en MT-vergaderingen, inclusief verslaglegging en actiebeheer.
• Het fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten en het bewaken van professionele communicatie.
• Het signaleren en bewaken van voortgang, afspraken, deadlines en belangrijke actiepunten.
• Het coördineren van het office management en het aansturen en begeleiden van de Office Assistenten.
• Het ondersteunen bij de verdere inrichting en professionalisering van de kantoororganisatie, waaronder de nieuwe vestiging in Drachten vanaf november 2026.
• Het organiseren en coördineren van sponsoractiviteiten en het onderhouden van relaties met externe partners.
• Het bijdragen aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde werkomgeving waarin collega's, bezoekers en relaties zich welkom voelen.

Dit ben jij

Jij bent een ervaren en proactieve professional die moeiteloos schakelt tussen strategische ondersteuning en praktische uitvoering. Met jouw overzicht, discretie en organisatietalent ben je een betrouwbare spil binnen de directie en het office management.

• Minimaal 3-5 jaar ervaring als directie- of managementassistent; ervaring in een coördinerende of leidinggevende rol is een sterke pre.
• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of management ondersteunende richting.
• Aantoonbare discretie in het omgaan met zeer vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie (jij zult opereren op het hoogste bestuurtactische niveau en fungeert als het formele filter voor aandeelhouders- en directievraagstukken).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Basisbeheersing van Engels en Duits is noodzakelijk in verband met internationale contacten.
• Een nuchtere, flexibele en stressbestendige instelling, met het vermogen om snel te schakelen en prioriteiten te stellen.
• Sterke communicatieve vaardigheden en een servicegerichte, gastvrije houding.
• Goed ontwikkelde organisatorische en planningsvaardigheden, met oog voor detail en representativiteit.
• Een proactieve, zelfstandige werkstijl met een praktische en oplossingsgerichte aanpak.
• Affiniteit met bestuurlijke verhoudingen en het vermogen om als verbindende schakel te functioneren.
• Beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week, met flexibiliteit in werktijden tussen 08:00 en 17:00 uur (incidenteel daarbuiten bij bijeenkomsten en evenementen).

Over het bedrijf

Alsema is een nuchter, groeiend familiebedrijf in de technische dienstverlening, met het hoofdkantoor in Zuidlaren en binnenkort een extra locatie in Drachten. Je werkt in een moderne, functionele kantooromgeving waar korte lijnen, direct contact met de directie en een praktische mentaliteit de toon zetten. Professionaliteit, betrouwbaarheid en betrokkenheid bij klanten en omgeving vormen de kern van de bedrijfscultuur.

Terwijl de techneuten buiten de energietransitie vormgeven met unieke projecten en zwaar materieel, zorg jij er binnen voor dat de directie en het MT feilloos kunnen opereren. In de eerste 6 maanden breng jij structuur in de agenda's, stroomlijn je de in- en externe communicatiestromen en zet je een uniforme werkwijze neer voor het team van Office Assistenten in Zuidlaren en Drachten. Je stapt in een warm familiebedrijf waar de lijnen kort zijn, er écht naar je geluisterd wordt en waar de koffie altijd klaarstaat.

Past deze vacature nou echt bij jou? Solliciteer via de link óf bel ons gerust op bij vragen! ​ Wat bieden wij jou?

Jij bent een ervaren en proactieve professional die moeiteloos schakelt tussen strategische ondersteuning en praktische uitvoering. Met jouw overzicht, discretie en organisatietalent ben je een betrouwbare spil binnen de directie en het office management.

• Minimaal 3-5 jaar ervaring als directie- of managementassistent; ervaring in een coördinerende of leidinggevende rol is een sterke pre.
• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of management ondersteunende richting.
• Aantoonbare discretie in het omgaan met zeer vertrouwelijke en bestuurlijk gevoelige informatie (jij zult opereren op het hoogste bestuurtactische niveau en fungeert als het formele filter voor aandeelhouders- en directievraagstukken).
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Basisbeheersing van Engels en Duits is noodzakelijk in verband met internationale contacten.
• Een nuchtere, flexibele en stressbestendige instelling, met het vermogen om snel te schakelen en prioriteiten te stellen.
• Sterke communicatieve vaardigheden en een servicegerichte, gastvrije houding.
• Goed ontwikkelde organisatorische en planningsvaardigheden, met oog voor detail en representativiteit.
• Een proactieve, zelfstandige werkstijl met een praktische en oplossingsgerichte aanpak.
• Affiniteit met bestuurlijke verhoudingen en het vermogen om als verbindende schakel te functioneren.
• Beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week, met flexibiliteit in werktijden tussen 08:00 en 17:00 uur (incidenteel daarbuiten bij bijeenkomsten en evenementen).