Ben jij een professionele secretaresse? Heb jij veel ervaring in complex agendabeheer, ben je goed in organiseren en werk je graag in een team? Solliciteer dan als bestuurssecretaresse bij een universiteit in Amsterdam!
Het bestuurssecretariaat van de Faculteit der Sociale Wetenschappen ondersteunt het bestuur van de faculteit: de decaan, de directeur bedrijfsvoering en de portefeuillehouders onderwijs en onderzoek & valorisatie. Zij vervullen een centrale rol binnen de faculteit en zijn het aanspreekpunt voor vragen van collega’s, studenten en belangstellenden van buiten de faculteit. Het team bestaat uit drie medewerkers, vanwege het vertrek van één van de secretaresses zoeken we een enthousiaste, zelfstandige en proactieve secretaresse.
Wat ga je doen:
- organiseren, voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen van het Faculteitsbestuur en het afhandelen van genomen besluiten (mede in het Engels)
- complex agendabeheer en afhandelen mailbox
- zelfstandig opstellen en verzorgen van correspondentie (zoals brieven, verslagen en notities)
- mede-organiseren en coördineren van (grote) bijeenkomsten binnen de faculteit
- proactief meewerken aan lopende dossiers en het verzamelen van besluitvormingsinformatie
- ondersteunen bij de afhandeling van benoemingdossiers van hoogleraren en bij de promotietrajecten
- samen met de andere twee collega’s mede verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van het bestuurssecretariaat, denk hierbij aan vervanging van collega-bestuurssecretaresses bij afwezigheid, en een flexibele instelling ten aanzien van elkaars takenpakket
- samen met collega’s werken aan de professionalisering van het vak secretaresse binnen de faculteit en binnen de organisatie in het algemeen.
Competenties:
- Proactief en autonoom
- Stressbestendig, in een hectische omgeving kun jij de juiste prioriteiten stellen
- Gevoel voor humor en voor bestuurlijke verhoudingen
- Flexibele werkhouding
- Het vermogen om zowel zelfstandig als in teamverband te werken
Wat vragen we verder:
- HBO werk- en denkniveau
- werkervaring in een soortgelijke functie, werkervaring in een academische context of gelijkwaardig is een pré
- zeer goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, in woord en geschrift (notulen en vergaderingen zijn in het Engels)
- ervaring met Teams en MS365 is een pré
- werkdagen in goed overleg
Wat bieden wij:
Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.818 (schaal 8) en maximaal €3.764 (schaal 8) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel Secretaresse 1 en staat open voor ten minste 0,6 fte.
De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar.