Zie jij jezelf samenwerken met een team van 4 gedreven secretaresses? Als secretaresse dagelijks bestuur ben je behalve aanspreekpunt, ook een kei in plannen en organiseren, heb je oog voor detail, ontzorg je leden van het dagelijks bestuur en weet je als geen ander hoe belangrijk vertrouwen is. Je speelt een cruciale rol in het coördineren en beheren van de secretarieel-administratieve taken voor de dijkgraaf, hoogheemraden en de secretaris-directeur. Ben jij per direct voor 28 uur beschikbaar incl. De dinsdag en woensdag en heb jij aantoonbare werkervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving? Top! Klim in de pen en solliciteer!
Let op! De eerste gesprekken vinden live in Houten plaats op donderdag 14 september 2023 tussen 10:30 - 14:00 uur.
Wat ga je doen?Je zorgt ervoor dat alles soepel verloopt, zodat zij zich kunnen concentreren op hun bestuurlijke kernactiviteiten. Dit betekent dat je verantwoordelijk bent voor:
- Plannen en organiseren
Je beheert met je directe collega's de agenda's van de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur en bewaakt het nakomen van de gemaakte afspraken en verplichtingen. Daarnaast speel je een belangrijke rol bij het organiseren en voorbereiden van bestuurlijke overleggen. Samen met collega's uit de organisatie zorg je voor een goede voorbereiding van de agenda's hiervoor en doe je proactief voorstellen voor aanvullende informatie op basis van jouw kennis vanuit andere invalshoeken. - Ontzorgen
Je denkt actief mee hoe alles geregeld te krijgen in de meest brede zin van het woord. Je hebt dagelijks veel contact met collega's en belangrijke externe partijen. Je weet alle informatie goed te filteren en indien nodig verstrek je informatie of vraag dit op voor de dijkgraaf, hoogheemraden en secretaris-directeur. Via jou zijn zij volledig op de hoogte van lopende zaken. - Administratieve ondersteuning
Als secretaresse ben je het eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoongesprekken en verwijs je deze door naar de juiste personen of ontvang je de bezoekers voor collegeleden op ons kantoor. Voor de inkomende post beoordeel je deze op belang en urgentie. Zo nodig voeg je de benodigde bescheiden toe voor de afhandeling. Daarnaast handel je de algemene correspondentie af en toets je deze op kwaliteit (vorm en taal). Via ons geautomatiseerde postregistratiesysteem verwerk je de stukkenstroom en zorg je voor de bewaking en voortgang.
- Afhankelijk van je ervaring een uurloon tussen € 18,12 en € 23,31 op basis van een 36-urige werkweek en schaal 7 van de CAO werken voor waterschappen;
- Een informele, niet-hiërarchische werksfeer met aandacht voor elkaar, betrokken collega's en passie bij het werken;
- Uitzendcontract in eerste instantie voor 6 maanden, met de mogelijkheid tot verlenging;
- Een organisatie waar veel ruimte is voor eigen initiatief;
- Een werkweek van 28 uur per week;
- We hanteren flexibele werktijden en de mogelijkheid Tijd en Plaats Onafhankelijk te Werken.
- Een reiskostenvergoeding van €0,21 per verreden kilometer woon-werkverkeer, berekening op basis van ANWB route planner snelste route
- Je bouwt naar rato 25 vakantiedagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;
- Pensioenopbouw vanaf dag 1;
- Een thuiswerkvergoeding van €3,- per dag en een eindejaarsuitkering van 4%;
- Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
Als medewerker via Driessen kun je daarnaast rekenen op mooie extra's zoals collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg)verzekeringen, een fiscaal voordelige uitruilregeling en €10 korting op je sportabonnement bij een van de 3550 sportscholen. Ook kun je bij ons gratis deelnemen aan verschillende opleidingen en workshops.
Wat vragen we van jou?- Hbo werk- en denkniveau, opgedaan door werkervaring en/of een afgeronde hbo opleiding;
- Aantoonbare werkervaring als secretaresse in een politiek-bestuurlijke omgeving is een must met het oog op de benodigde bestuurlijke sensitiviteit voor deze functie;
- Ruime ervaring met complex agendabeheer en verslaglegging van vergaderingen;
- Je bent 28 uur per week beschikbaar, verspreid over 4 werkdagen. Je bent in ieder geval op dinsdag en woensdag beschikbaar om te werken bij ons op kantoor.
- Je hebt oog voor detail, kunt goed plannen en organiseren. Dit betekent ook dat je goed kunt omgaan met de druk van ad-hoc situaties en verzoeken.
- Het is belangrijk dat je kunt verbinden, prioriteiten kunt inschatten en dat je zorgvuldig en betrouwbaar bent.
Het waterschap wordt bestuurd door een algemeen (AB) en een dagelijks bestuur (DB). Het DB van ons waterschap bestaat uit de dijkgraaf en een 5-tal hoogheemraden (vergelijkbaar met wethouders in een gemeente). Dit bestuur is verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering van het beleid van het waterschap. De dijkgraaf is de voorzitter van ons waterschap. Deze functie kun je vergelijken met die van een burgermeester in een gemeente.
laetitia.smit@driessen.nl.