Vacatures secretaresse Baarn

Als Management Assistent bij Ballast Nedam in Utrecht zorg jij voor rust, overzicht en een efficiënte organisatie binnen een dynamische werkomgeving.

Vanuit het hoofdkantoor van Ballast Nedam in Utrecht ondersteun je het finance managementteam, bestaande uit meerdere MT leden. Je beheert complexe agenda’s, plant afspraken en zorgt voor een efficiënte organisatie van de dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van onze wekelijkse skybox-evenementen, inclusief uitnodigingen, toegangsregistratie en hospitality.

Als Management Assistant houd je moeiteloos overzicht in een dynamische omgeving waarin prioriteiten voortdurend kunnen veranderen. Je bewaakt de voortgang van acties, filtert en prioriteert informatie, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat afspraken worden nagekomen. Ook wanneer de druk toeneemt, blijf je rustig, behoud je overzicht en schakel je flexibel tussen verschillende werkzaamheden en belangen.
Dankzij jouw sterke organisatorische vaardigheden, proactieve houding en verantwoordelijkheidsgevoel pak je zaken zelfstandig op en ontzorg je het Management Team. Je denkt vooruit, anticipeert op behoeften en ziet werk liggen voordat erom wordt gevraagd.

Je maakt deel uit van een team van Executive Assistants op het hoofdkantoor. Hoewel je uitstekend zelfstandig kunt werken, krijg je ook energie van samenwerken en het ondersteunen van je collega's. Je bent een echte verbinder binnen de organisatie, draagt bij aan een positieve samenwerking en springt waar nodig bij om werkzaamheden over te nemen. Samen zorgen jullie voor een professionele en efficiënte ondersteuning van de organisatie.

Binnen het team is de voertaal Nederlands en daarbij wordt er ook Engels gesproken. Daarom voel je je comfortabel in een internationale werkomgeving en kun je moeiteloos schakelen tussen beide talen, zowel mondeling als schriftelijk.

Jouw hoofdtaken:

• Beheren van een complexe agenda en plannen van afspraken;

• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen;

• Het coördineren van onze wekelijkse skybox-evenementen, inclusief uitnodigingen, toegangsregistratie en hospitality.

Aanvullende taken:

• Coördineren van nationale en internationale zakenreizen;

• Bewaken van actiepunten en opvolgen van gemaakte afspraken;

• Filteren, prioriteren en afhandelen van binnenkomende verzoeken en correspondentie;

• Het ondersteunen van andere Assistants indien nodig.

• HBO werk- en denkniveau en minimaal 5 jaar ervaring als, Management Assistant, Secretaresse of Personal Assistant;

• Ervaring met complex agendabeheer en het ondersteunen van directie- of bestuursleden;

• Een proactieve, zelfstandige en servicegerichte werkhouding, waarbij je eigenaarschap neemt en vooruitdenkt;

• Flexibiliteit en het vermogen om snel te schakelen tussen verschillende werkzaamheden en veranderende prioriteiten;

• Sterke organisatorische vaardigheden, een goed gevoel voor prioriteiten en het vermogen om overzicht te bewaren onder druk;

• Een verbindende persoonlijkheid met een hands-on mentaliteit, die graag samenwerkt en waar nodig collega's ondersteunt of werkzaamheden overneemt;

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;

• Beschikbaar voor 32-40 uur per week, met de mogelijkheid om gedeeltelijk hybride te werken in overleg.

• Aantrekkelijk salaris passend bij jouw kennis en ervaring; 

• Je krijgt naast je salaris een vast bedrag voor duurzame inzetbaarheid, dat eraan bijdraagt om gezond te blijven (2,3% volgens cao Bouw & Infra);

• 43 vrije dagen volgens de cao Bouw & Infra. Van deze dagen worden er 13 uitbetaald in je individuele budget, je kunt ervoor kiezen om deze dagen terug te kopen;

• Een sterk pakket secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een standaardverzekering van alle werknemersrisico's, pensioenregelingen, een extra aanvulling bij arbeidsongeschiktheid;

• Een laptop en een smartphone;

• Jouw ontwikkeling doet ertoe. Met Grow, ons leer- en ontwikkelplatform, krijg je alle ruimte om te werken aan je persoonlijke en professionele ambities.

Vragen?

Iets voor jou?

Nieuwsgierig geworden of deze functie bij jou past? Neem dan snel contact met ons op! We nodigen je graag uit voor een kop koffie (of thee) om dit verder te bespreken.