Voel jij je thuis in een grote internationale omgeving? Ben jij een echte ondersteuner die het leuk vindt om te organiseren en plannen? En ben jij halverwege augustus beschikbaar voor 5 maanden? Dan zijn wij op zoek naar jou als secretaresse bij Universiteit Twente.
Wat ga je doen?Als secretaresse biedt jij secretariële ondersteuning en administratieve ondersteuning aan vakgroep GIP (Geo-information Processing). Jij gaat je met de volgende taken bezighouden:
- Leveren van ondersteuning op het vakgebied van de afdeling door het opstellen van conceptrapportages voor managementinformatie en het verzorgen van administratie;
- Op grond van aanwijzingen opstellen van (financiële) administratie, budgetbegrotingen en leveren van bijdragen aan het opstellen van project/afdelingsrapportages en het bewaken van de voortgang;
- In overleg met anderen, het stellen van prioriteiten voor de afdeling. Afspraken plannen, agendabeheer en coördineren met personen binnen en buiten de afdeling;
- Afstemmen van werkzaamheden met andere secretariaten;
- Verzorgen van correspondentie zoals brieven, memo's, verslagen en e-mails. Jij kunt dit op basis van enkele aanwijzingen;
- Verwerken en (schriftelijk) verwoorden van inhoudelijke onderwerpen, feiten, standpunten en conclusies. Dit doe je door te documenteren en archiveren. Notuleren is hier een onderdeel van. Vergaderingen worden veelal in het Engels gehouden en genotuleerd;
- Ondersteunen bij de uitvoering van communicatieactiviteiten;
- Bijhouden van de website van de afdeling;
- Assisteren bij het boeken van reizen;
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen.
- Een afwisselende baan bij Universiteit Twente vanaf half augustus voor 5 maanden (ter vervanging van zwangerschapsverlof);
- Je wordt beloond met een marktconform salaris van minimaal €2.471,00 en maximaal €3.336,00, / schaal 7, conform cao Nederlandse Universiteiten;
- Een reiskostenvergoeding van 0,10 cent per km;
- Je bouwt naar rato 25 vakantiedagen per jaar op en je ontvangt 8,33% vakantiegeld over je verdiende salaris;
- Pensioenopbouw na 8 gewerkte weken;
- Een thuiswerkvergoeding van €2 per dag en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
- Doorbemiddeling bij einde opdracht of einde dienstverband.
Als medewerker via Driessen kun je daarnaast rekenen op mooie extra's zoals collectiviteitskortingen bij verschillende (zorg)verzekeringen, een fiscaal voordelige uitruilregeling en €10 korting op je sportabonnement bij een van de 3550 sportscholen. Ook kun je bij ons gratis deelnemen aan verschillende opleidingen en workshops.
Wat vragen we van jou?- Je beschikt over een afgeronde opleiding op tenminste MBO-niveau en bij voorkeur heb jij enkele jaren ervaring in een secretariële functie;
- Je bent digitaal vaardig. Jij hebt kennis van Office 365 (Outlook, Word en Excel) en als je kennis hebt van Afas is dit een pre;
- Je beheerst zowel de Nederlandse als Engelse taal uitstekend. Er wordt veel Engels gesproken dus je hebt geen moeite met schakelen en kunt zowel Engels spreken als schrijven;
- Je hebt een proactieve instelling en goede communicatievaardigheden;
- Jij weet wat er gedaan moet worden en neemt hierin jouw verantwoordelijkheden, tegelijkertijd blijf jij rustig en ben jij stressbestendig.
- Proactief
- Zelfstandig
- Spin in het web
Jij wordt onderdeel van de vakgroep GIP, ook wel Geo-information Processing.
Deze afdeling bestaat uit ongeveer 35 personen en uit 15 tot 20 gasten en PhD'ers. Het secretariaat bestaat uit 2 personen. Jouw functie is dus een duo functie met een andere collega.
Reageer op deze vacature via de sollicitatieknop. Heb je een vraag over deze vacature? Neem dan telefonisch contact met Sophie Verberne of Martijn Kuijpers op via 0492-50 66 45 of stuur een e-mail via universiteit-twente@driessen.nl.