Vacatures secretaresse Haarlem

Ben jij een organisatietalent en ‘kantoortijger’ pur sang? Hebben Outlook, Word, Teams en SharePoint geen geheimen meer voor je? Als project assistent kan je met deze kwaliteiten een sleutelrol spelen in het succesvolle verloop van de bouw van onze superjachten!

Jouw aandeel in de bouw van een Feadship

Elk jaar verlaten gemiddeld twee superjachten de droogdokken van de werf van Koninklijke De Vries Scheepsbouw te Aalsmeer. Luxe, op maat gemaakte jachten die zich onderscheiden door de kwaliteit van constructie, techniek en afwerking. Het vieren van mijlpalen verloopt soepel en de klant en haar vertegenwoordiging worden dankzij jouw goede voorbereiding met alle egards ontvangen als zij de werf bezoeken.

Je komt te werken in een dynamisch projectteam, waar je de projectleider en projectmanagers ondersteunt in hun werkzaamheden. Daarnaast maak je deel uit van het team van project assistenten, een hecht en saamhorig team dat voor elkaar klaarstaat en helpt.

Dit ga je doen als Project assistent

Onze jachten worden in drie tot vier jaar gebouwd, van ontwerp tot en met oplevering. Samen met het projectteam ben jij de drijvende kracht achter het bouwproces. Dit is wat je gaat doen:

• Agendabeheer. Als project assistent ondersteun je de projectleider en het projectteam bij het plannen en structureren van hun werkzaamheden. Je bent verantwoordelijk voor het zorgvuldig beheren van de agenda’s en zorgt ervoor dat overleggen, afspraken en terugkerende momenten tijdig en logisch worden ingepland. Daarbij houd je rekening met beschikbaarheid van betrokkenen en de samenhang tussen verschillende activiteiten. Je signaleert proactief knelpunten in de verschillende agenda’s. Door jouw overzicht en nauwkeurigheid ontstaat rust en structuur, waardoor de projectleider en het team zich kunnen focussen op de operatie.
• Voortgangsrapportages en notulen. De start van een nieuw project! Vanaf dat moment ben jij de beheerder van het projectdossier. Dit betekent niet alleen dat je notuleert en belangrijke afspraken vastlegt, maar ook dat je zorgt voor duidelijke en overzichtelijke voortgangsrapportages (14 in totaal). Hierin geef je de status van het project weer: jij verzamelt alles wat relevant is qua budget, planning en klantafspraken. Dit doe je snel en efficiënt met M365-tools zoals Word en Excel. Je weet precies hoe je een draaiboek, een tabel of inhoudsopgave moet opstellen, en hebt oog voor detail.
• Organisatie van mijlpalen. Grote momenten zoals de kick-off van een nieuw project, kiellegging, ‘water in het dok’ en de doop- of naamceremonie zijn niet zomaar mijlpalen, maar feestelijke gebeurtenissen! Jij zorgt voor de organisatie van deze grote en kleine evenementen. Een doop- of naamceremonie is het hoogtepunt, vaak met honderden gasten: van de klant en zijn familie tot medewerkers (collega’s) en hun partners en kinderen. Jij bent de organisator achter de schermen: van catering en artiesten tot uitnodigingen en alles wat erbij komt kijken.
• Klantbeleving. De ene klant (eigenaar) komt maandelijks, de ander zo’n twee keer per jaar, maar jij zorgt ervoor dat alles elke keer weer perfect geregeld is. Van de vergaderruimtes tot de lunches en diners: het moet een unieke belevenis zijn. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor de klantvertegenwoordigers, de crew (bemanning) en de kapitein en zorg je ervoor dat ook hun ervaring top is. De klantvertegenwoordigers komen gedurende het bouwproces met regelmaat langs om de voortgang te bekijken en te bespreken. En vooral in het laatste bouwjaar zijn de kapitein en de crew op de werf aanwezig om alles voor te bereiden voor het varen. Jij bent de perfecte gastvrouw of gastheer: vriendelijk, behulpzaam en spreekt en schrijft goed Engels. Jij zorgt dat alles klopt!
• Ad hoc taken. En natuurlijk krijg je te maken met allerlei ad hoc taken, die je moeiteloos oppakt. Of het nu gaat om het regelen van een cadeau voor de dochter van de klant die zwanger is of het maken van een presentatie – jij weet altijd precies wat er moet gebeuren!

Jouw werk zorgt ervoor dat de projectleider optimale ondersteuning krijgt, rapportages en data altijd op de juiste plek staan en het hele projectteam zich volledig kan richten op de operatie. Kortom: Jij maakt het verschil – van de eerste stap tot het grootse eindmoment!

Dit breng je mee

Het bouwproces van een superjacht is een ervaring op zich. Daarom is een hands-on mentaliteit geen overbodige luxe en is het belangrijk dat je goed kunt plannen en organiseren. Je hebt een anticiperend vermogen en bent gastvriendelijk. Je bent communicatief en sociaal vaardig en gaat gemakkelijk connecties aan met mensen. Met de veelheid aan informatie en belangen is het essentieel om overzicht te houden over het geheel, maar ook oog te hebben voor de details (zoals mogelijke knelpunten). Samenwerken is voor jou vanzelfsprekend; niet alleen met de leden van het projectteam, maar ook met jouw collega-project assistenten.

Verder heb je:

• mbo+ werk-/denkniveau en heb je ervaring als secretaresse, management- en/of project assistent;
• ruime ervaring met MS Office 365 en het notuleren van vergaderingen;
• een uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk (alle communicatie met de klant of haar vertegenwoordiging verloopt in het Engels);
• ervaring met Inventive (is een pré, maar geen must).

Daarnaast herken je jezelf in de volgende competenties: servicegerichtheid, nauwkeurigheid, anticiperend vermogen, integriteit, prioriteiten stellen, flexibiliteit en ben je een echte teamplayer.

Ons aanbod

De jachten in aanbouw liggen op steenworp afstand van jouw werkplek. Hoe uniek is dat!? Kijk deze video om een indruk te krijgen. 

Een goede beloning is meer dan een goed salaris. Voor ons zijn plezier in het werk en een goede balans tussen werk en privé minstens zo belangrijk. Hoe meer jij het naar je zin hebt, hoe beter jouw bijdrage aan onze projecten.  

• Een salaris tussen de € 3.000 en € 4.500 passend bij je kennis en ervaring.
• 40 vrije dagen per jaar bij een fulltime dienstverband (27 vakantiedagen plus 13 atv).
• Ruime mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen, bijvoorbeeld door het volgen van opleidingen en cursussen.
• Een werkweek van 40 uur (32 uur is bespreekbaar).
• Flexibele starttijden tussen 6:00 uur en 9:00 (afgestemd met je leidinggevende).
• Reiskostenvergoeding van € 0,23 cent per kilometer.
• Leuke collega’s en een actieve personeelsvereniging die zorgt voor gezellige activiteiten zoals zomer-BBQ, sinterklaasfeest, kerstviering, bowlen, bingo, deelname sportactiviteiten zoals de Damtotdamloop, Mudmasters, een padeltoernooi, beachvolleybal, een nieuwsjaarduik en nog veel meer.
• Veel variatie en vrijheid tijdens je werkzaamheden. 

Een assessment maakt mogelijk onderdeel uit van de procedure.

Elke Feadship is custom built en kan niet bestaan zonder jouw bijdrage. Er zit dus altijd een stukje van jezelf in. Dat geeft een gevoel van verantwoordelijkheid. Maar ook zeker een gevoel van trots. En dat is misschien nog wel het belangrijkste dat we je kunnen bieden.  Wil jij bijdragen aan de bouw van luxe jachten? Kom dan werken bij Feadship.

Wil je meer informatie over de vacature, neem dan contact op met Thuja Drontmann, Manager Projectsupport, via 06-45823492.

Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Hoe kom je bij ons aan boord?

• Telefonische intake
• Kennismakings-gesprek en eventueel rondleiding/ meelopen
• Vervolggesprek motivatie en toekomst
• Aanbod

Nog meer interessante vacatures waar jouw vakmanschap centraal staat

Wil jij meebouwen aan onze superjachten? Bekijk ook onze andere vacatures.