Als management ondersteuner IND draag je bij aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden van het managementteam (MT) van de directie Dienstverlenen. Met jouw gestructureerde aanpak en proactieve houding zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Je bent verantwoordelijk voor het beheren van agenda's, het voorbereiden van vergaderingen en het organiseren van interne bijeenkomsten. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor telefoontjes en bezoekers, en weet je prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.
Wat je gaat doen:
- Agenda's beheren: efficiënt inplannen van afspraken voor één of twee managers en bewaken van een overzichtelijke planning.
- Vergaderingen voorbereiden: vergaderverzoeken uitzetten, voortgang bewaken en zorgen dat alle documenten in systemen zoals iBabs klaarstaan.
- Mailboxbeheer: e-mails zorgvuldig afhandelen, vertrouwelijke stukken beheren en prioriteiten stellen waar nodig.
- Eerste aanspreekpunt: telefoontjes beantwoorden, informatie verstrekken en bezoekers ontvangen met een gastvrije houding.
- Interne bijeenkomsten en evenementen organiseren: alles van A tot Z regelen, zodat deze vlekkeloos verlopen.
Bij ons krijg je niet alleen een baan, maar ook de kans om te groeien in een omgeving waar samenwerking, respect en persoonlijke ontwikkeling centraal staan. We bieden arbeidsvoorwaarden die aansluiten bij jouw behoeften en ondersteunen jouw professionele ambities.
- Salaris tussen €19,34 en €24,88 per uur.
- Tijdelijk contract van 3 maanden, met kans op verlenging.
- Parttime dienstverband van 32 uur per week.
- Toegang tot trainingen en cursussen via SkillsTown.
- Reiskostenvergoeding: auto €0,07/km, fiets €0,20/km, OV volledig.
- Arbeidsvoorwaarden gelijkwaardig aan collega's in vaste dienst.
Ben jij een gestructureerde en proactieve secretaresse die energie haalt uit organiseren en ondersteunen? Dan ben jij de versterking die ons managementteam zoekt!
- Minimaal MBO 4-niveau, bij voorkeur secretariële opleiding.
- Minimaal 3 jaar ervaring als secretaresse of managementondersteuner.
- Uitstekende beheersing van Microsoft Office en typevaardigheid.
- Beschikbaar op vrijdagen en twee dagen per week in Den Haag.
- Communicatief sterk, klantgericht en goed in ad-hoc schakelen.
Gevestigd in het hart van 's-Gravenhage, speelt onze organisatie een essentiële rol in het ondersteunen van de strategische koers van de Hoofddirectie van de IND. Met kernwaarden als integriteit, samenwerking en respect streven we er dagelijks naar om waardevolle relaties met onze stakeholders te versterken.
Bij ons staat jouw persoonlijke en professionele groei centraal. We bieden een dynamische werkomgeving waar innovatie en betrokkenheid hand in hand gaan met een collegiale sfeer. Jouw ideeën en inzet worden hier écht gewaardeerd.
Klinkt dit als een plek waar jij jouw talenten verder wilt ontwikkelen?
Salarisomschrijving€19 - €25 hourly