Vacature kenmerken
StandplaatsDen HaagContractduur2 jaarUren per week38 - 38Maandsalaris€3,096.00 - €4,289.00SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07NiveauMBO 4VakgebiedAdministratief / secretarieelVacaturenummer78198DienstverbandTijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstellingFunctiegroepBurgerFunctieomschrijving
De primaire taak is het ondersteunen van de Hoofddirecteur Personeel in haar dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast dien je ook taken voor andere directeuren te verrichten en achtervang te zijn voor collega's binnen het secretariaat wanneer nodig. Het volledige secretariaat bestaat uit drie medewerkers die tezamen drie directeuren ondersteunen.
De functie is een voltijds functie en kan in overleg op vier dagen plaatsvinden, indien dat het geval is bestaat de voorkeur voor een afwezigheid op dinsdag.
De functie bevat in ieder geval de volgende taken:
- Je verzorgt eigenhandig de agendaplanning, de afspraken en dienstvervoer en zorgt ervoor dat agendaproblemen voorzien en opgelost worden.
- Je verzorgt de afhandeling van correspondentie op een correcte manier via email en Defdoc en houdt overzicht op de stukkenstroom van de directeur.
- Je fungeert als 'buffer' naar de interne organisatie en externe omgeving, je treedt daarbij vriendelijk en beslist op en bewaakt de correcte gang van zaken.
- Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen.
- Je ontvangt en begeleid eventuele bezoekers en stemt af met interne en externe spelers over te maken afspraken en planning.
Je kunt prioriteiten stellen, zelfstandig, netjes en secuur werken en bent loyaal en dienstverlenend. Je kunt werken in een ambtelijk en politiek gevoelige en complexe dynamische omgeving.
Functie-eisen
Werk- en denkniveau
MBO werk- en/of denkniveau;
Relevante werkervaring als managementondersteuner/(directie)secretaresse.
Kennis en ervaring
- Kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
- Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
- Goede beheersing van programma's, zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint en overige standaard kantoorapplicaties en (automatiserings-)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
- Vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Competenties
- Klantgericht
- Stressbestendig
- Plannen en organiseren
- Organisatiegericht
- Samenwerken
- Integer
Arbeidsvoorwaarden
SalarisniveauBurgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07SalarisomschrijvingHet salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.Maandsalaris€3,096.00 - €4,289.00DienstverbandTijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstellingContractduur2 jaarMinimaal aantal uren per week38Maximaal aantal uren per week38Overige arbeidsvoorwaarden
Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.
Bijzonderheden
- Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
- De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
- Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
- Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
- Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Meer over de functiegroep
Organisatienaam
Ministerie van Defensie
Organisatieomschrijving
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.
Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.
Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.
Organisatie-URL
www.defensie.nl
Afdelingsnaam
Ministerie van Defensie
Afdelingsomschrijving
De Hoofddirectie Personeel (HDP)
De doelstelling van de HDP is het ten dienste van de krijgsmacht realiseren van integraal en uitvoerbaar personeel- en gezondheidskundig-beleid, inclusief de strategische visie daarover. Het resultaat daarvan is een met gekwalificeerd personeel gevulde krijgsmacht die mede daardoor in staat is, en blijft, om haar taken uit te voeren. Een hiervan afgeleide doelstelling is het ondersteunen van de politieke leiding in de rol van werkgever binnen het Georganiseerd Overleg en binnen de Medezeggenschap.
Dit betekent dat binnen de HDP ca. 100 professionals zich bezig houden met het vormgeven van personeels en medisch beleid voor Defensie. Hierbij valt te denken aan thema's als reservisten, rechtspositie en arbeidsvoorwaarden, veteranen en diversiteit en inclusie. De directie is georganiseerd in twee "poten": Werkeverszaken waar de onderhandeling en afstemming met de vakbonden plaatsvindt en Personeelsbeleid en Management waar personele zorg, gezonhdeidkundig beleid en strategie worden vormgegeven. Daarnaast zijn er stafafdelingen die direct onder de Hoofddirecteur Personeel geplaatst zijn, het cluster Integratie waar functionaris deel van gaat uitmaken is daar een van.
Het cluster Integratie heeft tot doel de HDP en diens directeuren te ondersteunen door te dienen als klankbord voor interne en externe ontwikkelingen en het fungeren als koppelvlak tussen de directeuren en de afdeling. Daarbij coordineert zij de interne processen van de directie door actieve bestuursondersteuning, HR en bedrijfsvoeringsprocessen binnen HDP.
Afdeling-URL
www.defensie.nl
Contactpersonen
Voor meer informatie over deze vacature:
P&O Defensie
sollicitatiekd@mindef.nl
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
P&O Defensie
sollicitatiekd@mindef.nl
De primaire taak is het ondersteunen van de Hoofddirecteur Personeel in haar dagelijkse werkzaamheden. Daarnaast dien je ook taken voor andere directeuren te verrichten en achtervang te zijn voor collega's binnen het secretariaat wanneer nodig. Het volledige secretariaat bestaat uit drie medewerkers die tezamen drie directeuren ondersteunen.
De functie is een voltijds functie en kan in overleg op vier dagen plaatsvinden, indien dat het geval is bestaat de voorkeur voor een afwezigheid op dinsdag.
De functie bevat in ieder geval de volgende taken:
- Je verzorgt eigenhandig de agendaplanning, de afspraken en dienstvervoer en zorgt ervoor dat agendaproblemen voorzien en opgelost worden.
- Je verzorgt de afhandeling van correspondentie op een correcte manier via email en Defdoc en houdt overzicht op de stukkenstroom van de directeur.
- Je fungeert als 'buffer' naar de interne organisatie en externe omgeving, je treedt daarbij vriendelijk en beslist op en bewaakt de correcte gang van zaken.
- Je verstrekt informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen.
- Je ontvangt en begeleid eventuele bezoekers en stemt af met interne en externe spelers over te maken afspraken en planning.
Je kunt prioriteiten stellen, zelfstandig, netjes en secuur werken en bent loyaal en dienstverlenend. Je kunt werken in een ambtelijk en politiek gevoelige en complexe dynamische omgeving.
Het Ministerie van Defensie hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,33% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen.
Wij vinden het ook belangrijk dat je het werken bij Defensie met jouw privéleven kunt combineren. Diverse verlofregelingen (bijvoorbeeld 75% betaald ouderschapsverlof) en flexibele werktijden dragen bij aan een goede balans. Het is ook nog mogelijk je werktijd (tijdelijk) enkele uren per week te verkorten en extra IKB uren op te bouwen. Naast een pensioenregeling bij het ABP ontvang je maandelijks een vergoeding woon-werkverkeer of kun je onder gunstige voorwaarden kiezen voor een OV-abonnement met onbeperkt reizen door heel Nederland. Wanneer je het OV-abonnement alleen gebruikt voor woon-werkverkeer hoef je hier geen bijdrage voor te betalen.
Dit vragen wijWerk- en denkniveau
MBO werk- en/of denkniveau;
Relevante werkervaring als managementondersteuner/(directie)secretaresse.
Kennis en ervaring
- Kennis van management ondersteunende werkwijzen en methodieken, secretarieel beheer en algemeen secretarieel-administratieve procedures en voorschriften.
- Vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer, in coördineren van complexe informatiestromen en processen en in het daarbij afwegen van consequenties, belangen, prioriteiten e.d.
- Goede beheersing van programma's, zoals Outlook, Excel, Word en PowerPoint en overige standaard kantoorapplicaties en (automatiserings-)systemen die gehanteerd worden voor de interne bedrijfsvoering en voor projectmanagement;
- Vaardigheid in het fungeren als buffer naar politiek-bestuurlijk en ambtelijk topniveau met derden (externe en buitenlandse relaties) en het daarbij inschatten van politiek en maatschappelijk afbreukrisico, daarop inspelen, rekening houdend met consequenties van eigen handelen.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Competenties
- Klantgericht
- Stressbestendig
- Plannen en organiseren
- Organisatiegericht
- Samenwerken
- Integer
De Hoofddirectie Personeel (HDP)
De doelstelling van de HDP is het ten dienste van de krijgsmacht realiseren van integraal en uitvoerbaar personeel- en gezondheidskundig-beleid, inclusief de strategische visie daarover. Het resultaat daarvan is een met gekwalificeerd personeel gevulde krijgsmacht die mede daardoor in staat is, en blijft, om haar taken uit te voeren. Een hiervan afgeleide doelstelling is het ondersteunen van de politieke leiding in de rol van werkgever binnen het Georganiseerd Overleg en binnen de Medezeggenschap.
Dit betekent dat binnen de HDP ca. 100 professionals zich bezig houden met het vormgeven van personeels en medisch beleid voor Defensie. Hierbij valt te denken aan thema's als reservisten, rechtspositie en arbeidsvoorwaarden, veteranen en diversiteit en inclusie. De directie is georganiseerd in twee "poten": Werkeverszaken waar de onderhandeling en afstemming met de vakbonden plaatsvindt en Personeelsbeleid en Management waar personele zorg, gezonhdeidkundig beleid en strategie worden vormgegeven. Daarnaast zijn er stafafdelingen die direct onder de Hoofddirecteur Personeel geplaatst zijn, het cluster Integratie waar functionaris deel van gaat uitmaken is daar een van.
Het cluster Integratie heeft tot doel de HDP en diens directeuren te ondersteunen door te dienen als klankbord voor interne en externe ontwikkelingen en het fungeren als koppelvlak tussen de directeuren en de afdeling. Daarbij coordineert zij de interne processen van de directie door actieve bestuursondersteuning, HR en bedrijfsvoeringsprocessen binnen HDP.
Het ministerie van Defensie bestaat uit de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando en het Commando Materieel en IT.
Wij zijn Defensie. Onmisbaar in een wereld vol onrust. We beschermen wat ons dierbaar is. We strijden voor een wereld waarin mensen in vrijheid en veiligheid kunnen leven. Omdat we ervan overtuigd zijn dat ieder mens dat verdient. Dat is onze missie en daarvoor gaan we op missie.
Defensie heeft ongeveer 74.000 medewerkers en is daarmee een van de grotere werkgevers van Nederland. Bij de Bestuursstaf, gevestigd aan het Plein in Den Haag, werken ongeveer 4.000 burgers en militairen.
Bijzonderheden- Een veiligheidsonderzoek maakt onderdeel uit van de selectieprocedure, hiervoor is een Nederlandse nationaliteit of een gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid (GVVA) een vereiste.
- Een assessment kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.
- Jouw sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd.
- De vacature wordt zowel intern als extern Defensie gepubliceerd. Eventuele interne kandidaten worden in de selectieprocedure eerst behandeld alvorens de selectie wordt uitgebreid met externe kandidaten.
- Het ministerie van Defensie zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Val je in deze doelgroep en sta je in het doelgroepenregister? Dan nodigen we ook jou uit om te reageren! Samen met jou kijken we of en hoe je eventueel invulling kunt geven aan deze functie.
- Defensie is een organisatie waarin integriteit en professionaliteit voorop staan. De manier waarop de medewerkers van Defensie met elkaar behoren om te gaan staat omschreven in de Gedragscode Defensie. De gedragscode vormt de basis van wat Defensie onder integriteit verstaat. Als organisatie vinden wij het belangrijk dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de Gedragscode Defensie. Meer informatie hierover is te vinden via: https://www.defensie.nl/onderwerpen/integriteit.
- Acquisitie naar deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Voor meer informatie over deze vacature:
P&O Defensie
sollicitatiekd@mindef.nl
Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:
P&O Defensie
sollicitatiekd@mindef.nl