Vacatures frontoffice

ft 25055. Gemeente Zwolle

Organisatie
In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op 'kwaliteit van leven'. Inwoners hebben een groot hart voor de stad, houden van het groen, werken, ondernemen met plezier en voelen zich veilig. We kijken uit naar een toekomst met meer dan 160.000 inwoners. Het is onze missie om onze brede welvaart te behouden en te versterken. Dit doen we door unieke talenten samen te brengen en onze passie voor de stad en haar inwoners te delen.

In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. We zijn een organisatie, waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt.

Inwonerszaken 
De afdeling Inwonerszaken bestaat uit ruim 90 collega's die samen zorgen voor een klantgerichte en betrouwbare dienstverlening aan onze inwoners. We zijn een betrokken en hechte club: we staan klaar voor elkaar én voor onze inwoners. Met plezier en professionaliteit helpen we dagelijks bij uiteenlopende vragen, aanvragen en meldingen. Ook voor informatie, advies of het oplossen van klachten kunnen inwoners bij ons terecht. We zoeken altijd naar de best mogelijke oplossing en denken mee met de inwoner.

De afdeling bestaat uit de teams Burgerzaken, Klantcontactcentrum, Digitale regie en Advies.

Binnen Burgerzaken onderscheiden we een Frontoffice en een Backoffice. De Frontoffice is hét eerste aanspreekpunt voor onze inwoners terwijl onze Backoffice meer op de achtergrond werkt waar het een cruciale rol heeft. Hier borgen we de kwaliteit van de Basisregistratie Personen (BRP), verwerken we complexe aanvragen en mutaties, beoordelen we documenten en verzoeken op juistheid en volledigheid en leveren we specialistisch advies zowel richting inwoners als collega's van de Frontoffice. Zo zorgen we er samen voor dat inwoners op belangrijke momenten in hun leven kunnen rekenen op betrouwbare en correcte dienstverlening.

Opdracht
Achtergrond
Het team Burgerzaken (Backoffice en Frontoffice) is de afgelopen periode sterk gegroeid en kent een toename aan werkzaamheden. De huidige teamleider draagt zowel de Backoffice als de Frontoffice, maar door de groei en complexiteit is besloten het team op termijn op te splitsen in twee aparte teams.

Deze transitie vraagt om een zorgvuldig traject: het in kaart brengen van de taakverdeling, processen en verantwoordelijkheden, het realiseren van continuïteit en het inregelen van de toekomstige organisatie. Om dit proces zorgvuldig te begeleiden én tegelijkertijd de Backoffice goed te blijven laten functioneren, zoeken wij tijdelijk versterking in de rol van een teamleider Burgerzaken voor de Backoffice.

Het team en de functie
In de rol van interim teamleider Burgerzaken Backoffice geef je dagelijks leiding aan het backofficeteam Burgerzaken, bestaande uit circa 15 medewerkers en 8 trouwambtenaren. Dit team zorgt ervoor dat taken met betrekking tot de BRP, burgerlijke stand, inclusief huwelijksadministratie, adresonderzoek en de begraafplaatsadministratie snel, en zorgvuldig afgehandeld worden.

Je bent een krachtige en coachende leidinggevende, die structuur aanbrengt, mensen verbindt en verandering weet te realiseren. Je bent verantwoordelijk voor de continuïteit van de personele bezetting en de kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners via de Backoffice. Je brengt structuur en duidelijkheid in processen, rollen en verantwoordelijkheden.

Je stimuleert teamontwikkeling en veranderbereidheid in een dynamische omgeving. Door coaching en het bieden van ruimte voor zelfstandigheid help je medewerkers hun talenten optimaal te benutten. Je zorgt voor een veilige en prettige werkomgeving waarin iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt.

Als teamleider neem je het voortouw. Je ziet waar dingen beter kunnen, komt met ideeën en helpt bij het uitvoeren ervan. Je werkt doelgericht: je neemt initiatief, maakt duidelijke afspraken en durft knopen door te hakken. Daarbij stem je af met interne en externe partners.

Je bent een benaderbare en empathische leider met een open communicatiestijl. Dankzij jouw positieve energie weet je mensen te motiveren, inspireren en verbinden. Je denkt in mogelijkheden en weet deze om te zetten in concrete acties, zowel organisatorisch als vakinhoudelijk. Je bewaart het overzicht, helpt het team koers te houden en zorgt dat resultaten worden behaald.

Vereisten / knock-outcriteria
1. Minimaal hbo werk- en denkniveau;
2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een leidinggevende functie in een (grote) gemeentelijke of vergelijkbare organisatie op het terrein van Burgerzaken. 

Selectiecriteria te beoordelen door (weging, totaal 100 punten)
3. Afgeronde aantoonbare opleiding op hbo of wo niveau (10 punten);
4.Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als leidinggevende op het gebied van Burgerzaken (40 punten);
5. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende bij een overheidsinstelling (30 punten);
6. Aantoonbare werkervaring met het waarborgen van kwaliteit in dienstverlening (20 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u aan het bovengenoemde profiel voldoet.

Competenties

-  Leiderschap en coachen
Je weet medewerkers te begeleiden, te motiveren en te stimuleren in hun professionele ontwikkeling. Je geeft richting, biedt ruimte en stuurt op resultaat.

-  Veranderkracht
Je hebt ervaring met het begeleiden van teams in verandering. Je stimuleert veranderbereidheid en weet verbeteringen in processen en samenwerking te realiseren.

-  Resultaatgerichtheid
Je stelt duidelijke doelen, maakt heldere afspraken en zorgt dat deze worden nagekomen. Je neemt initiatief en treedt besluitvaardig op bij knelpunten.

-  Samenwerken
Je werkt effectief samen met interne en externe partners en weet verbinding te maken tussen verschillende belangen en disciplines.

-  Organiseren en structureren
Je brengt rust, overzicht en structuur in processen, rollen en verantwoordelijkheden. Je bewaakt de continuïteit van de dienstverlening.

-  Communicatieve vaardigheid
Je communiceert open, duidelijk en benaderbaar. Je weet mensen te verbinden en creëert een veilige werkomgeving waarin iedereen zich gehoord voelt.

-  Analytisch vermogen
Je signaleert knelpunten en kansen, analyseert processen en komt met concrete verbetervoorstellen.

-  Integriteit en betrouwbaarheid
Je handelt vanuit vertrouwen, bent consequent in je afspraken en bouwt aan duurzame relaties met collega's en inwoners.

-  Zelfontwikkeling en ontwikkeling van anderen
Je stimuleert persoonlijke groei en vakinhoudelijke ontwikkeling binnen het team.

-  Klantgerichtheid
Je hebt oog voor de kwaliteit van dienstverlening aan inwoners en weet deze continu te verbeteren vanuit de backoffice.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Nee
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg op maandag t/m vrijdag

Overige informatie

• De opdrachtgever zal om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vragen.

Let op: Om je sollicitatie correct te verwerken, verzoeken wij je vriendelijk om de screeningsvragen onder deze vacature te beantwoorden. Dit helpt ons om je profiel snel en zorgvuldig te beoordelen.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

• 1. Minimaal hbo werk- en denkniveau;
  2. Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar in een leidinggevende functie in een (grote) gemeentelijke of vergelijkbare organisatie op het terrein van Burgerzaken. 

  3. Afgeronde aantoonbare opleiding op hbo of wo niveau (10 punten);
  4.Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als leidinggevende op het gebied van Burgerzaken (40 punten);
  5. Minimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als leidinggevende bij een overheidsinstelling (30 punten);
  6. Aantoonbare werkervaring met het waarborgen van kwaliteit in dienstverlening (20 punten).

  7. Wat is je gewenste bruto fulltime maandsalaris?

  8. Per wanneer ben je beschikbaar?