Als medewerker bij de Front Office ben je in eerste instantie het gezicht van ons hotel en degene die de gast bij binnenkomst op een gastvrije en warme manier verwelkomt. Je staat gasten te woord en helpt hen bij alle vragen die zij hebben. Initieel zorg je bij aankomst voor een soepele check-in procedure. Bij vertrek doe jij de check-out met de gast en helpt hen met de laatste zaken om de voortgang van hun reis eventueel te kunnen versoepelen. Tevens draag je bij aan het handhaven van een veilige hotel omgeving voor gasten en collega’s.
Dagelijkse werkzaamhedenCheck-in & check-out procedure met de gast: je bent verantwoordelijk voor gastvrije ontvangst en een warm afscheid van de gast.
Informatie voorziening: je geeft de gast tips en advies om hun verblijf in onze stad zo aangenaam mogelijk te maken.
Boeken tours / tickets / restaurants: je helpt de gast bij het boeken van datgene waar de gast om vraagt.
Telefoon: je beantwoordt de telefoon en/of schakelt door naar de juiste persoon binnen de organisatie.
Administratieve taken: je houdt administratieve taken bij omtrent het verblijf van onze gasten en het beantwoordt e-mails.
Coördineren van kamerverzoeken: indien gevraagd maak je aanpassingen in de kamer indeling om de gast zo veel mogelijk in de behoefte te kunnen voorzien.
Netheid receptie en lobby: je houdt je werkomgeving en de lobby netjes voor onze gasten.
Netheid achterkant: je draagt bij aan een nette achterkant en zorgt dat de werkplekken netjes zijn.
In de rol van Front Office medewerker werk je samen met een team van receptionisten en receptie assistenten. Jullie worden aangestuurd door de Front Office Manager, maar werken op een zelfstandige basis op een respectvolle manier met elkaar samen. De verdeling in taken tussen Front Office medewerkers en receptie assistenten is aantoonbaar aanwezig, echter zorgen jullie, door goed samen te werken, voor een soepele en efficiënte check- in en check-out van onze gasten en bieden jullie de hulp die zij daarbij van ons mogen verwachten (onder andere bagage en vervoer).
Samen met de afdeling reserveringen zet je je in om onze gasten een zo passend mogelijke kamer te bieden en maken jullie indien de situatie hierom vraagt een aanpassing in de kamerindeling.
Naast teamwerk met collega’s binnen de afdeling vragen wij ook om teamwerk met overige afdelingen van ons hotel om de gast zo goed mogelijk te kunnen voorzien van kwaliteit en service en de verwachtingen te kunnen overtreffen. Dit betekent samenwerken en communiceren met overige operationele afdelingen, maar ook met externe leveranciers van bijvoorbeeld musea of tours.
Mogelijkheid om deel uit te maken van een, hecht team met een gemeenschappelijke passie voor het perfectioneren van de gastbeleving in ons hotel
Het ontwikkelen van jezelf en team door als spil van de organisatie te fungeren naar de gast en collega’s van andere afdelingen zoals Food & Beverage, Housekeeping en de afdeling technische dienst.
Sterke communicatie; intern en extern.
Ervaring achter een receptie is een pré
Ervaring met het werken in een team is een pré.
De Nederlandse en Engelse taal uitstekend beheersen (in woord en in geschrift).
Ervaring met computerwerkzaamheden en pos systemen zoals Mews en Lightspeed is een pré.
Stressbestendig zijn en effectief kunnen handelen tijdens onverwachte situaties.
Goed zijn in plannen, prioriteiten stellen en multitasking.
Oog voor detail, netheid en hygiëne.
Bereid om flexibel te werken in dagen (ook in het weekend).
De functie vereist flexibiliteit in werkdagen en in werktijden. Weekenden en feestdagen vallen hier ook onder, dit is afhankelijk van de behoeften van de operatie.
Bestand zijn tegen het werken achter een computer, maar tevens de mobiliteit hebben om koffers van en naar kamers te tillen.
Werkomgeving is aan de receptie balie / lobby en hotel.