Ondersteun Jeroen & Jeroen en regel en plan voor al je collega's.
Parttime of Fulltime | Hoofdkantoor Groningen
Rots in de branding.Als management & secretarieel assistent ben jij verantwoordelijk voor allerlei zaken die geregeld of gepland moeten worden. Je beheert de agenda's van de directie: Jeroen & Jeroen, maar staat ook klaar voor al je 700 andere collega's die intern, maar ook extern regelmatig verzoeken bij jou neerleggen. Jij houdt het overzicht en lost de puzzel op.
Wat doe je als Management & Secretarieel Assistent?
Jij bent de rots in de branding samen met je mede-collega van het Secretariaat. Het is dus een duo-functie waarbij je samen verantwoordelijkheid draagt voor onder andere de agenda's van Jeroen en Jeroen. Je plant daarnaast meetings in met partners en andere externen, maar ook interne meetings zoals functioneringsgesprekken met collega's. Ook voor andere collega's beheer je de agenda's en plan je meetings. Van structurele meetings tot trainingen, waar soms grote groepen collega's bij aansluiten met allen een andere (soms volle) agenda. Regelmatig moet je een flinke puzzel oplossen en zaken omgooien om zo tot de beste planning te komen.
Naast het agendabeheer verzorg je vele randzaken. Je ontvangt de afspraken, verzorgt af en toe koffie, verstuurt presentjes als er iemand ziek is of juist net een mijlpaal heeft behaald. Het takenpakket is nooit helemaal afgebakend en stemmen we gaandeweg ook met jou af. Belsimpel groeit hard, dus taken breiden uit en komen er nieuw bij. Veel dingen die net tussen wal en schip dreigen te vallen neem jij onder je hoede en zo maak je vele collega's blij.
Naast het operationele karakter van deze rol is er ook ruimte om eigen inbreng te geven in het optimaliseren van team Secretariaat, waar jij onderdeel van uit maakt. Sommige dingen kunnen slimmer ingericht worden of verbetering gebruiken. Ook het protocolleren van taken is hierbij een onderdeel van jouw werk, zodat je collega's en jij voortaan precies weten hoe een taak uitgevoerd moet worden.
Zo kan je dag eruit zien
Bij binnenkomst word je begroet door Lianne, een collega van team Werving waar je regelmatig even mee overlegt. Zij biedt direct aan een kop thee voor je te halen, zodat je dag goed begint. Vandaag moet je alleen direct de deur uit, want één van de bedrijfsauto's heeft onderhoud nodig. Als je net je jas aan hebt loopt Laurens langs vanwege een dubbele boeking in een vergaderruimte. Dit fix je natuurlijk direct nog even en hij loopt blij naar zijn meeting. Als je in de loop van de ochtend terugkomt staan er flink wat verzoeken in de mailbox en nog een korte overdracht van Agnes, je directe collega. Zij had een aantal zaken die gemonitord moesten worden en in de mailbox zie je direct al een antwoord op een paar punten hiervan. Je werkt alles bij, plant een aantal trainingen in en dan is het tijd voor een broodje.
Je maakt een ommetje door de Groningse binnenstad en bij terugkomst op kantoor ligt er wat post op je bureau. Jij zorgt dat de brieven bij de juiste personen terecht komen en daarna begin je met de voorbereiding van een grote telecombeurs waar Jeroen met Stan en Larissa van Business Development heengaat. Het hotel heb je al geboekt, nu alleen de vliegtickets en de taxi nog. Ook maak je per mail nog een paar afspraken met onze internationale partners die ook op de beurs aanwezig zijn. Zo zorg je ervoor dat we straks de primeur hebben met de verkoop van een nieuw toestel. Aan het einde van de dag verschijnt Lianne aan je bureau omdat er eigenlijk met hoge prioriteit nog een paar sollicitatiegesprekken ingepland moeten worden. Ook vraagt ze je naar je plannen voor die vrijdag. De activiteitencommissie heeft namelijk een bingo georganiseerd. Hier zeg je natuurlijk geen nee tegen en je meldt je eenmaal thuis via Facebook direct aan bij het evenement. Je kunt nu al niet wachten!
Wat bieden wij?
Wie ben jij?
- Je hebt een HBO- of WO-denkniveau en aantoonbaar sterke communicatievaardigheden;
- Je bent minimaal 16 uur in de week beschikbaar, maar kan ook voor meer uren ingevuld worden. De functie is flexibel qua dagen en uren en het is het mooist als jij dat ook bent! In overleg is veel mogelijk.
- Je vrienden zouden je omschrijven als een echte multi-tasker, kei in plannen en organiseren en bovenal iemand met overzicht;
- Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse & Engelse taal in woord en geschrift en uitstekende communicatieve vaardigheden;
- Je hebt een proactieve houding en durft zelf deuren in te schoppen en knopen door te hakken.
Heb je vragen over deze vacature, dan kun je altijd contact opnemen met onze Talent & Recruitment Specialisten. Zij zijn op werkdagen bereikbaar tussen 9:00 en 17:30 op het telefoonnummer 050-2113856. Je kunt ook een mail sturen naar werken@belsimpel.nl.
Wil je weten hoe het sollicitatieproces eruit ziet? Klik dan hier.
Gomibo Festival
Ben jij er volgend jaar ook bij?