Vacatures office assistent

Wil jij het bestuurlijke hart van onze faculteit soepel laten draaien? In deze veelzijdige rol binnen het faculteitssecretariaat ben jij een verbindende kracht binnen de faculteit

Functieomschrijving

Binnen het faculteitssecretariaat van de faculteit Mechanical Engineering werk je nauw samen met de decaan (bestuurlijk verantwoordelijke binnen de faculteit), de faculteitssecretaris en secretariaatscollega. Als management assistent / office manager ondersteun je de faculteitssecretaris. Je vormt samen met de decaan, de faculteitssecretaris en de management assistent van de decaan het faculteitssecretariaat: een team waarin samenwerking, discretie en overzicht centraal staan.

In dit bestuurlijke hart van de faculteit komen de werkprocessen in de hiërarchische lijn (CvB, decaan, afdelingsvoorzitters) en functionele lijn (onderwijs en onderzoek, financiën, HR, ICT, huisvesting, etc.) samen. Je zet je in op diverse fronten, waaronder voor de afdelingssecretarissen en stafafdelingen binnen de faculteit. Zo werk je bijvoorbeeld ook nauw samen met de inhoudelijke experts op het gebied van huisvesting, HR en Finance.

Je houdt dwarsverbanden in de gaten en denkt pro-actief mee over het opstellen van de agenda's van de verschillende overleggen en je houdt de opvolging van acties in de gaten. Je organiseert bijeenkomsten voor de stafafdelingen en helpt collega's van communicatie met faculteitsbrede evenementen. Je bent geordend en zorgt voor archivering van documenten, besluiten en correspondentie.

Je beheert proactief de complexe agenda van de faculteitssecretaris en maakt hierbij scherpe afwegingen in prioriteit, voorbereidingstijd en reistijd. Conflicterende interne- en externe afspraken los je effectief en klantgericht op. Ook handel je binnenkomende e-mail zelfstandig af en/of leest vertrouwelijk mee om goed zicht te houden op wat er speelt. Notuleren, soms ook in het Engels, behoort eveneens tot je takenpakket en daarnaast is er de vrijheid om het takenpakket uit te breiden. Ook werk je nauw samen met de management assistent van de decaan en zal je af en toe ook die werkzaamheden op je nemen (bijvoorbeeld in een vakantieperiode).

Geen dag is hetzelfde: het werk is dynamisch, afwisselend en biedt volop ruimte om jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden in te zetten.

Wat deze functie extra leuk maakt? Je staat midden in de faculteit. Je bent het aanspreekpunt voor veel collega's en daarom is het belangrijk dat je open en toegankelijk bent. Je krijgt daardoor mee wat er speelt in de organisatie en je werkt dagelijks met uiteenlopende experts en teams samen. Bovendien maak je via het TU Delft-secretaressenetwerk snel kennis met andere collega's en kun je deelnemen aan waardevolle leeractiviteiten.

Functie-eisen

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste, stevige en proactieve management assistent of office manager. Proactief en discreet ontzorgen, daar blink jij in uit.

Daarnaast neem je mee:

• Minimaal een afgeronde MBO+ opleiding, maar een afgeronde hbo-opleiding of associate degree, bijvoorbeeld in de richting van management support, office management, communicatie, bedrijfskunde, bestuurskunde of vergelijkbaar, kan ook.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, waaruit blijkt dat je HBO werk- en denkniveau hebt.
• Je toont een scherp gevoel voor prioriteiten, behoudt moeiteloos het overzicht en krijgt energie het onderhouden van contacten en het oppakken van een verbindende rol in de organisatie.
• Je hebt ruime ervaring met MS Office, en hebt gevoel voor administratieve softwarepakketten en databases.
• Je vindt het leuk om te blijven leren, je vindt makkelijk je weg in onze complexe organisatie en je kan zowel zelfstandig als in een team werken.
• Je beheerst zowel de Nederlandse (niveau C2) als de Engelse taal (minimaal niveau B1) in woord en geschrift.

TU Delft

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling. Challenge. Change. Impact!

Faculteit Mechanical Engineering

Van chip tot schip. Van machine tot mens. Van idee naar oplossing. Vanuit de wil om de omgeving te begrijpen en te achterhalen welke mechanismen daaraan ten grondslag liggen, richten onderzoek en onderwijs zich op fundamenteel begrip, ontwerp, productie, toepassing en verbetering van producten, materialen, processen en (mechanische) systemen.

De faculteit ME is een dynamische en innovatieve faculteit met een internationale scope en high-tech lab-faciliteiten. Omdat we zo groot en veelzijdig zijn, kunnen we unieke dwarsverbanden leggen en vakgebieden combineren. Dit vindt zijn weerslag in uitstekend en modern onderwijs dat studenten opleidt tot maatschappelijk betrokken en verantwoordelijke ingenieurs en onderzoekers. De kennis en inzichten die we opdoen, vertalen we in oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken, bijdragen aan een duurzame samenleving en aan de ontwikkeling van welvaart en welzijn. Dat is wat ons verbindt in grensverleggend onderzoek, inspirerend onderwijs en (inter)nationale samenwerking.

Klik hier om naar de website van faculteit Mechanical Engineering te gaan.

Additionele informatie

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Esther Bruining-Fransen, management assistent Faculteitssecretariaat, e-mail: recruitment-me@tudelft.nl.

Voor informatie over de selectie- en sollicitatieprocedure kun je terecht bij Giedo Kocken, HR adviseur Faculteit ME, e-mail: recruitment-me@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 3 mei 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Wij waarderen een duidelijke motivatiebrief.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG 'uitvoering van de publieke taak van algemeen belang'. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.