Functieomschrijving
De Technische Universiteit Eindhoven (TU/e), faculteit Electrical Engineering (EE), groep Electrical Energy Systems (EES) heeft voor een uitbreiding van de management ondersteuning en het secretariaat een vacature voor een
Secretaresse / Management assistent (0,5 - 0,8 fte)
Electrical Energy Systems (EES)
Als secretaresse/management assistent maak je deel uit van de Electrical Energy Systems (EES) groep van de faculteit Electrical Engineering (EE).De EES-groep verzorgt onderwijs en doet onderzoek naar onze elektriciteitsvoorziening, en richt zich op het genereren van kennis en methoden ter ondersteuning van de energietransitie en het (snel) verduurzamen van de elektriciteitsvoorziening. De groep heeft momenteel ongeveer 120 medewerkers bestaande uit een management team, ondersteunende staf, onderzoekers, en (hoofdzakelijk internationale) Postdocs en PhD/EngD studenten.
Momenteel is er één secretaresse werkzaam binnen de groep. Ter uitbreiding zijn wij op zoek naar een nieuwe management assistent. In deze functie wordt nauw samengewerkt met de andere secretaresse.
Taken
Het EES secretariaat is de spin in het web van de groep en je verricht hierbij management ondersteuning, secretariële en administratieve taken, en ondersteunende werkzaamheden ten behoeve van EES groep.
Je vervult samen met je collega onder meer de volgende taken:
- Behandelen van mailcorrespondentie in Nederlands en Engels op basis van globale aanwijzingen;
- Organisatie van afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen; boeken van meeting rooms;
- Ondersteunen van bedrijfsvoeringstaken o.a. Op het gebied van administratie (up-to-date houden van diverse overzichtslijsten), projectadministratie (projectoverzichten en gegevens, schrijven van uren), financiën (facturen, reisvergunningen en declaraties), HR (preboarden en begeleiding nieuwe medewerkers, informatievoorziening aan (nieuwe) medewerkers, inplannen annual reviews), promovendi (Hora Finita, organiseren promoties), catering, bestellingen en voorraadbeheer, aanmaken accounts, aanschaf hardware, etc.;
- Deelnemen aan EES management team meetings en EES staf meetings (opstellen agenda, notulen);
- Het organiseren van representatieve taken voor EES waaronder bloemen bij gelegenheden, organiseren van recepties of andere groepsactiviteiten;
- Organiseren van werkplekken voor EES medewerkers;
- Alle overige voorkomende secretariële en administratieve werkzaamheden.
Ben jij die initiatiefrijke, proactieve, enthousiaste en zelfstandige collega, met hart voor het secretaresse vak? Dan zijn wij op zoek naar jou!
Functie-eisen
Je hebt een HAVO/VWO-diploma aangevuld met een secretaresseopleiding en bij voorkeur enige jaren ervaring in een soortgelijke functie. Ook heb je affiniteit met en goede beheersing van moderne digitale computersystemen, natuurlijk inclusief MS-office-programma's zoals Word, Outlook, PowerPoint, Excel en Teams. Daarnaast dien je te bezitten over goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels.
Je bent als secretaresse initiatiefrijk, service- en resultaatgericht; gestructureerd werken, vooruitdenken, plannen en organiseren zijn voor jou vanzelfsprekend. Ook beschik je over goede sociale en communicatieve vaardigheden en organisatiesensitiviteit. Als teamspeler heb je gevoel voor een goede afstemming en ben je integer en discreet. De werktijden zullen in overleg worden vastgesteld.
Arbeidsvoorwaarden
Een boeiende positie binnen een internationale en tegelijkertijd persoonlijke universiteit. Je zit midden tussen de studenten, op een groene campus op loopafstand van het centraal station. Naast mooie architectuur, vind je er gevarieerde werkplekken en uitstekende sportfaciliteiten. Daarnaast bieden we jou:
- Een maandsalaris van conform de cao Nederlandse Universiteiten.
- Naast vakantiegeld, een structurele eindejaarsuitkering van 8,3%.
- Een gunstige regeling voor extra verlofdagen of een sabbatical.
- Een keuzemodel voor extra secundaire arbeidsvoorwaarden.
- Werktijden in overleg voor een optimale werk-privé balans.
- Ruimte voor jouw talent met doorgroeikansen en uitstekendeontwikkelmogelijkheden, zoals mentoring, workshops en coaching.
- Deels betaald ouderschapsverlof en een vergoeding voor reiskosten woon-werkverkeer, thuiswerken en internet.
- Een ruime werkgeversbijdrage aan de gunstige ABP-pensioenregeling.
Informatie en sollicitatie
Over de TU/e
De TU/e is een internationaal vooraanstaande universiteit die ingenieurs van de toekomst opleidt en de grenzen van wetenschap en technologie verlegt voor een betere wereld. Op de levendige en inspirerende campus werkt en studeert een internationale community van ruim 4.000 medewerkers en meer dan 12.000 studenten.
Meer informatie