Administratieve en secretariële vacatures

Welkom bij de Universiteit Maastricht! Projecten met impact vragen om sterke ondersteuning. Binnen de Universiteitsbibliotheek werk je mee aan projecten die het onderwijs en onderzoek van morgen mogelijk maken. Als Project Management Ondersteuner (PMO) ben jij de spil die overzicht brengt, vaart houdt in projecten en projectleiders en teams ontzorgt.

Project Management Ondersteuner

Ons doel: De Universiteitsbibliotheek (UB) voert uiteenlopende projecten uit die bijdragen aan hoogwaardige dienstverlening voor studenten, docenten en onderzoekers. In deze functie ondersteun je met name twee strategisch belangrijke aanbestedingstrajecten: de aanbesteding van digitale toetssoftware en de aanbesteding van UM's Current Research Informaion System (CRIS).

Jouw collega’s: Je werkt nauw samen met projectleiders en collega’s van onder andere de afdelingen Education, Content & Support en Research Support. Organisatorisch ben je ondergebracht bij de afdeling Staf. Je komt terecht in een betrokken werkomgeving waarin samenwerking, leren en verbeteren centraal staan.

Als PMO ben jij de verbindende schakel in de uitvoering van projecten. Je bewaakt de voortgang, brengt structuur aan en zorgt voor duidelijke communicatie. Daarmee lever je een essentiële bijdrage aan de kwaliteit, planning en doorlooptijd van onze projecten.

• Je verzorgt de administratieve ondersteuning binnen één of meerdere projecten, waaronder documentbeheer, archivering en correspondentie.
• Je plant, organiseert en notuleert projectvergaderingen en andere overleggen.
• Je beheert projectagenda’s en bewaakt afspraken, deadlines en mijlpalen in samenwerking met de projectleider.
• Je stelt projectplanningen, actielijsten, besluitenlijsten en voortgangsrapportages op en houdt deze actueel.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor betrokkenen op het gebied van planning en communicatie.
• Je ondersteunt bij de voorbereiding van presentaties, notities en projectrapportages.
• Je signaleert knelpunten in het projectproces en communiceert hierover proactief met de projectleider.

Wat jij meebrengt

Je bent van nature nieuwsgierig en gedreven om jezelf continu te ontwikkelen. Nieuwe kennis en ervaringen neem je actief op en pas je moeiteloos toe in je werk. Daarbij toon je initiatief en werk je graag samen met collega’s, waarbij je helder en toegankelijk communiceert. Ook wanneer er meerdere projecten tegelijk lopen, weet jij het overzicht te bewaren en stel je de juiste prioriteiten. Je werkt nauwkeurig en volgens afspraak, met oog voor detail dat anderen soms missen. Tegelijkertijd ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en kun je altijd worden aangesproken op jouw betrouwbaarheid en integriteit. Verder heb je:

• Hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in projectmanagement, bestuurskunde, bedrijfskunde of een vergelijkbare richting.
• Bij voorkeur minimaal 2 jaar ervaring met project-ondersteunende taken in een project- en/of dienstverleningscontext.
• Affiniteit met projecten die bijdragen aan de ondersteuning van onderwijs en onderzoek.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal; Communicatief vaardig in het Engels is een pré.
• Digitale vaardigheden en bij voorkeur ervaring met projectmanagementtools (zoals Jira, MS Project, Planner of vergelijkbaar).

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een tijdelijk contract voor 12 maanden.
• Een bruto salaris tussen €3057,00 en €3985,00 bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• 29 vakantiedagen, vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over de Universiteitsbibliotheek (UB)

De Universiteitsbibliotheek biedt studenten, docenten en onderzoekers toegang tot een breed scala aan wetenschappelijke informatie voor onderwijs en onderzoek. Daarmee ondersteunen we hen in het bereiken van hun academische doelen en spelen we actief in op digitale transities. Zo blijven we ons ontwikkelen tot de ‘academische bibliotheek van de toekomst’. Als drijvende kracht achter Open Science dragen we actief bij aan het openstellen en transparant maken van wetenschappelijke informatie. Onze professionals krijgen volop ruimte om hun ondernemerschap te tonen en mee te groeien. We werken daarbij vanuit ons ‘UB DNA’: onze gedeelde basis voor ontwikkeling en samenwerking. Het UB DNA geeft richting aan hoe we leren, ondernemen, samenwerken en communiceren. Deze vier pijlers vormen het fundament van wie we zijn en hoe we met elkaar en onze partners omgaan. Zo bouwen we samen aan een innovatieve, open en toekomstgerichte bibliotheek, met aandacht voor ieders welzijn. Wil je meer weten over de UB? Bekijk dan onze video.

Nieuwsgierig geworden?

Wil je meer weten over deze functie of over werken bij onze universiteit? Neem contact op met Marc Dolman via m.dolman@maastrichtuniversity.nl. De einddatum van de publicatie is 17 mei 2026.

Solliciteer via onderstaande knop. We hopen je snel te leren kennen!

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Bij Maastricht University nemen we graag zelf contact op met potentiële kandidaten. We vragen daarom vriendelijk om geen acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers‑ en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.