In deze functie als management ondersteuning ben jij het houvast voor de Groepsondernemingsraad (GOR) IJmuiden en zijn commissies. Je werkt nauw samen met de secretaris van de GOR en ondersteunt daarnaast het secretariaat van de Centrale Ondernemingsraad (COR), de Europese Ondernemingsraad (EOR) en waar nodig andere Ondernemings Raden (OR’en). Je ondersteunt zowel het bestuur als de leden en zorgt dat processen, afspraken en informatievoorziening soepel verlopen.
Je werkt in een omgeving waarin onderwerpen kunnen wisselen en deadlines soms kort zijn. Jij brengt structuur aan en schakelt tussen plannen, uitwerken en afstemmen. Soms komen stukken laat binnen en moet je snel handelen. Je ondersteunt onder andere bij:
- Organiseer en coördineer vergaderingen en bijeenkomsten van de GOR en haar commissies. Je verzorgt de volledige voorbereiding, waaronder agenda’s, vergaderstukken, reserveringen en deelnemerscommunicatie, zodat overleggen efficiënt en gestructureerd verlopen
- Notuleer vergaderingen en werk besluiten- en actielijsten zorgvuldig uit. Je bewaakt de voortgang van actiepunten en zorgt ervoor dat afspraken, verantwoordelijkheden en deadlines helder en actueel blijven voor alle betrokkenen
- Beheer je digitale dossiers in Teams en SharePoint. Alle informatie en documenten worden digitaal opgeslagen en het is belangrijk dat deze goed gedocumenteerd en opgeslagen worden.
- Ondersteun je het schrijven van nieuwsbrieven en interne communicatie. Je helpt bij het opstellen van communicatie en weet de hoofd van de bijzaken te scheiden. Denk ook aan brieven, notities, presentaties.
- Houd jij voortgang op deadlines, bewaak je de voorgang van lopende actiepunten. Je overzicht en weet precies welke zaken aandacht nodig hebben.
- Je begrijpt het belang van de vertrouwelijke informatie die de GOR behandelt.
Je organiseert je werk grotendeels zelfstandig en stelt dagelijks prioriteiten. Je werkt nauw samen met de secretaris en voorzitter van de GOR en met de secretariële ondersteuning van de COR en EOR.
Herken jij jezelf?In deze rol regel je veel tegelijk: vergaderingen voorbereiden, stukken en acties bijhouden, notuleren en dossiers netjes beheren. Daarom past deze functie bij je als je van organiseren houdt, makkelijk schakelt en rustig blijft als deadlines kort zijn.
- Je hebt een afgeronde mbo-4 opleiding (secretarieel/administratief is een plus).
- Je hebt ervaring met secretariële/administratieve ondersteuning (bijv. Plannen, notuleren, stukken uitwerken en dossierbeheer).
- Je beheerst het Nederlands uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk. Engels is een pre.
- Je plant strak, stelt prioriteiten en houdt acties in de gaten tot ze zijn afgehandeld.
- Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en je snapt dat discretie in een OR-omgeving belangrijk is.
- Je bent handig met Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, Word, Excel en PowerPoint) en je leert nieuwe tools snel.
- Je bent 24 uur per week beschikbaar; woensdag is een vaste werkdag.
De kans om samen met je collega’s bij te dragen aan een leidend en duurzaam staalbedrijf waar iedereen trots op is. Bij ons krijg je veel ruimte om beter te worden in je vak. Wat jouw persoonlijke ambitie ook is; er is bij ons veel mogelijk als je zelf de kansen pakt. Wat we jou nog meer bieden:
- Een salaris tussen € 3.206 en € 4.594 bruto per maand bij een fulltime dienstverband, op basis van je opleiding en ervaring, en bij een goed bedrijfsresultaat een winstdeling.
- Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
- Veel vrije tijd: je krijgt standaard 36 vrije dagen per jaar (26 vakantiedagen en 10 adv-dagen) en kunt via onze flexuren-regeling sparen voor extra vrije dagen bij een fulltime dienstverband.
- Verschillende toeslagen en onkostenvergoedingen, zoals een vakantietoeslag (8%) en eindejaarsuitkering (2%).
- Deelname aan de collectieve regeling in ons pensioenfonds waarbij we 70% van je premie betalen.
Jouw team:
Je organiseert je werk grotendeels zelfstandig en stelt dagelijks prioriteiten. Je werkt nauw samen met de secretaris en voorzitter van de GOR en met de secretariële ondersteuning van de COR en EOR.
We vragen- afgeronde mbo 4
- proactiviteit
- focus op kwaliteit