Unique

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Administratief medewerker parttime

De functie van administratieve ondersteuner wordt gekenmerkt door het secretarieel ondersteunen van het team Jeugd en zorg. Het gaat hier om het
aanmaken van de ordernummers (verplichtingen). Het gaat ook om helpen bij het opstellen van de eindejaarrekening.

  • Je ondersteunt het team op secretarieel gebied en beheert de agenda, regelt afspraken, notuleert overleggen, plant en organiseert overleggen;
  • verzorgt de documentregistratie en beheert en distribueert afdelingsspecifieke informatie;
  • ontvangt bezoekers en beantwoordt algemene afdeling gebonden vragen en verzoeken
  • stelt overzichten op en actualiseert deze;
  • verricht (desgevraagd) gedelegeerde werkzaamheden voor de teams.
  • Organiseert en verzorgt de bijeenkomsten die ingepland moeten worden
  • Regelt de afspraken en bewaakt die binnen het team .

Belangrijk voor deze functies zijn computervaardigheden, maar ook goed contacten leggen met collega’s en managers is belangrijk. Verder gaat het om boekhouden, notuleren en regelen. De combinatie van al deze vaardigheden staat centraal. Medewerkers op het secretariaat handelen telefoontjes af, maken afspraken en beheren de agenda van een of meer personen. Ook zorgen ze voor de afhandeling van inkomende en ingaande post en het ontvangen van gasten. Ze zijn de schakel tussen management of bestuur aan de ene kant en collega’s of de Amsterdammers aan de andere kant.

Uren:
32

Over de werkgever

De afdeling Services & Data (S&D) zorgt, in samenwerking met beleidsafdelingen, voor tijdige en juiste dienstverlening aan Amsterdammers in het Sociaal Domein door efficiënt ingerichte en uitgevoerde ketenprocessen en het leveren van gerichte data-analyse.

S&D is het organisatieonderdeel binnen de directie Onderwijs, Jeugd, Zorg en Diversiteit (OJZD) waar expertise en uitvoering over processen, datasturing, klantcontact en contractondersteuning zijn gebundeld. Voor de beleidsafdelingen van de directie OJZD speelt de afdeling S&D een faciliterende, adviserende en coördinerende rol bij de professionalisering, ontwikkeling en digitalisering van de bedrijfsfuncties en bedrijfsvoering richting Amsterdammer, aanbieders en politiek. De afdeling S&D is aanjager van het data-gedreven werken en sturen bij OJZD. De unit Managementondersteuning ondersteunt de leidinggevenden binnen OJZD.

De afdeling S&D bestaat uit:
Services waar operationalisering van de bedrijfsprocessen voor OJZ geregeld wordt. Vanuit expertise over de realisatie van processen inzake “de klant” heeft dit team een adviesfunctie over de ontwikkeling van meer gepersonaliseerde digitale dienstverlening, facturatie en ondersteuning van het contractmanagement. Ontwikkeling, Implementatie en Beheer richt zich op vereenvoudiging en uniformering van processen en sturingsinstrumenten, de IV-visie en de domeinarchitectuur en heeft een belangrijke rol bij het bewaken van de kwaliteit en de centrale borging van de informatie.
Data De Data-eenheid heeft een belangrijke rol bij het bewaken van de kwaliteit van de informatie en bij de ontwikkeling en professionalisering van het data gedreven werken binnen OJZD op de drie kernprocessen beleid, contractmanagement en regie. De directie Onderwijs, Jeugd, Zorg en Diversiteit

De omgeving waarbinnen de functie opereert is complex vanwege de samenwerking met een groot aantal in- en externe stakeholders (gemeentelijk, regio en landelijk) en de politiek/bestuurlijke en maatschappelijke gevoeligheid van het beleidsveld. Jeugd en Zorg liggen altijd onder het vergrootglas van het bestuur en de politiek. Hierbij wordt ook van Amsterdam als G4 gemeente een initiërende en voortrekkersrol verwacht en heeft Amsterdam een voorbeeldfunctie richting andere gemeentes op dit vlak. OJZD werkt hierbij in gezamenlijkheid voor de gehele stad. Onderwijs, Jeugd, Zorg en Diversiteit zijn belangrijke pijlers binnen het Sociaal Domein. Hierbij moet OJZD zich continu aanpassen aan een groeiende en veranderende diverse stad: de organisatie van OJZD moet het tempo van deze groei kunnen faciliteren. Hierbij zal binnen het Sociaal Domein nog meer dan in het verleden samenwerkingsverbanden moeten worden gezocht en ingericht om te komen tot de gewenste integrale dienstverlening richting de burger. Uniforme processen en een meer data gedreven inrichting van de organisatie zijn hierbij belangrijke randvoorwaarden. Dit zijn voor alle onderdelen van OJZD de uitdagingen voor de komende jaren.

Hierbij zal continu interactie, overleg/afstemming plaats moeten vinden. Intern met andere (programma/project)teams, afdelingen en directies, clusters, e.d. Extern met een groot en divers aantal stakeholders en samenwerkingsverbanden op gemeentelijk, regionaal en landelijk niveau

Wat wij bieden

Een parttime baan van 36 uur voor de duur van ongeveer 6 maanden maanden met de mogelijkheid tot verlenging
Een bruto salaris van € 2.484 - € 3.591 op basis van 36 uur, salaris is afhankelijk van ervaring
Prettige werksfeer, eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor professionele ontwikkeling;
Je ontwikkeling staat nooit stil. Daarom krijg je toegang tot ons online trainingsplatform GoodHabitz waarin je meer dan 100 trainingen kan volgen;
Je tegemoetkoming woon-werkverkeer is afhankelijk van het aantal kilometers tussen woon- en werkadres, met een maximum van 30 kilometer enkele reisafstand.

Vaardigheden

Jij hebt Mbo werk- en denkniveau. Open, Integer en Actief zijn de drie basiswaarden waarop alle competenties voor de medewerkers van de gemeente Amsterdam zijn gebaseerd. De afdeling Services & Data hanteert daarnaast de volgende kernwaarden: Helder & Bondig, Empathisch & Aanspreekbaar en Oplossingsgericht & Besluitvaardig.

Deze kernwaarden zijn vertaald in de volgende competenties:

  • Omgevingsbewustzijn: je bent goed geïnformeerd over vakinhoudelijke, organisatorische, maatschappelijke, politieke ontwikkelingen of andere
  • mgevingsfactoren en weet deze effectief te benutten voor de eigen functie of organisatie.
  • Samenwerken: Je kunt goed samenwerken en levert een constructieve bijdrage aan een gezamenlijk resultaat. Je vertoont daarbij wel een grote mate
    van zelfstandigheid.
  • Initiatief: je onderneemt zelfstandig actie, signaleert kansen en zet deze om in verbeterings- en vernieuwingsacties die bijdragen aan betere
  • rganisatieprestaties.
  • Overtuigingskracht: je bent een stevige gesprekspartner op management maar ook op onderliggende niveaus en kunt overtuigen door middel van
    goede argumentatie. Je bent gericht op acceptatie en het overwinnen van weerstanden zonder de relatie met direct en indirect betrokkenen uit het oog
    te verliezen. Je communiceert ideeën duidelijk en stellig.
  • Organisatiesensitiviteit: Je beschikt over een goed ontwikkeld inlevingsvermogen en houdt rekening met de formele en hiërarchische lijnen. Tevens heb je een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en gedragingen van mensen in een politiek gevoelige organisatie. Je begrijpt dat er verschillende meningen en belangen zijn en dat machtsfactoren een rol spelen.

Daarnaast beschik je over de volgende eigenschappen:

  • Flexibel: je past je gemakkelijk aan een veranderende werkomgeving aan en kan op diverse werkzaamheden kan worden ingezet;
  • Communicatieve Eigenschappen: je beschikt over uitstekende communicatieve eigenschappen, communiceert positief en je bent een bruggenbouwer;
  • Inventiviteit: je genereert verschillende, soms onconventionele, ideeën en oplossingen.

Opleiding

mbo

Wat wij bieden

Salaris:
€ 2.485,-
tijdelijk