Ben jij proactief, secuur en servicegericht? Voel jij je vertrouwd in de universitaire context? Vind je het leuk om te werken in een zeer internationale gemeenschap? Heb jij een hands-on mentaliteit, ben je servicegericht en werk je gestructureerd? Wij zoeken een secretarieel medewerker!
Wat ga je doen:
Je maakt deel uit van het secretariaat. Je ondersteunt de organisatie en haar medewerkers in alle secretariële en facilitaire zaken. Je bent daarmee in de meeste gevallen de schakel tussen de medewerker en andere centrale diensten van de universiteit.
Je zorgt in ieder geval voor de volgende zaken:
- je bent het aanspreekpunt voor vragen van medewerkers;
- je handelt vragen af per e-mail en telefoon;
- je biedt facilitaire ondersteuning bij de organisatie van bijeenkomsten, seminars en andere wetenschappelijke activiteiten (zalen reserveren, catering reserveren, hotels boeken, tickets boeken);
- je ondersteunt buitenlandse promovendi bij praktische zaken als huisvesting, verzekeringen en de visumaanvraag;
- je beheert de jaarkalender van het management en draagt zorg voor het inplannen van vergaderingen en bijeenkomsten aan de hand van die kalender;
- je zorgt proactief en zelfstandig voor het voorbereiden, plannen, organiseren en notuleren van vergaderingen en besprekingen;
- je houdt de administratie op orde en verzorgt de archivering van documenten;
- je zorgt voor een actuele informatievoorziening van alles wat met het secretariaat te maken heeft.
Je hebt:
- Aantoonbare ervaring met en interesse voor secretariaatswerkzaamheden;
- Aantoonbare secretariële ervaring;
- Ervaring met het maken van leesbare notulen in Nederlands en Engels;
- Uitstekende communicatieve vaardigheden en een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels in woord en geschrift;
- Een goede beheersing van Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, Access, Teams);
- Affiniteit met de universitaire context is een pré.
Wat biedt onze opdrachtgever?
- een functie die ingevuld kan worden voor de lange (vaste) termijn;
- een uitdagende functie met afwisselende werkzaamheden en volop ruimte voor eigen initiatief en ontwikkeling bij een inspirerende organisatie;
- een functie waarbij eigen initiatief en input sterk gewaardeerd worden;
- een enthousiast en warm team dat openstaat voor nieuwe collega's;
- een inspirerende academische en internationale werkomgeving in het hart van Amsterdam.