Vacatures notulist Amsterdam

Bewaak de governance integriteit van een gelicenseerde financiele organisatie

Hoe maak jij onze klanten blij?

Bol verrijktretailal 26 jaar met betrouwbaar winkelgemak. Dat is de reden waarom miljoenen klanten en tienduizenden partners voor ons kiezen. Anno nu verandert de manier waarop mensen en bedrijven betalen en interacteren. Ook de wet- en regelgeving evolueert, waardoor we te maken krijgen met nieuweregelgeving. Om onze kerndiensten verantwoord en veilig aan te kunnen blijven bieden en onze beloften waar te blijven maken, versterken we ons fundament met financiële licenties – onzelicensetooperate–die worden ondergebracht binnen bol Financial Services (bFS). Zo houden we ons platform veilig en vertrouwd, voor alle actorenen stakeholders.

De grootste uitdaging

Het spreekt voor zich dat governanceprocessen meteen robuust en werkbaar moeten zijn ingericht. Als Corporate Secretary borg jedie effectieve corporategovernance. Zo lever je een impactvolle bijdrage aan een veilig, verantwoord en vernieuwend online retailplatform. De weg daarnaartoe is inhoudelijk uitdagend, want hoe ontwikkel en implementeer je corporategovernance in een fluïde greenfield setting? Hoe baken je formele rollen effectief af terwijl ze worden vormgegeven? En hoe voorkom je op voorhand dat overlap tussen governance organen zich kan voordoen?

Wat je doet als Corporate Secretary

Als Corporate Secretary ontwikkel en veranker je corporategovernance door het voorbereiden en ondersteunen van board meetings, aandeelhoudersvergaderingen en RvC bijeenkomsten. Je adviseert over formele rollen en besluitvormingsprocessen, bewaakt de naleving van juridische kaders en toezichthouderseisen, en borgt de integriteit van governance structuren.

Je rapporteert aan de CEO van bol financial services en hebt één direct report (executiveassistant) die je coacht en ontwikkelt. Je coördineert en bereidt Management Board en Raad van Commissarissen-vergaderingen voor door voorzitters te ondersteunen bij het opstellen van agenda’s, tijdige en volledige indiening van documenten en te beoordelen of die documenten relevant, accuraat en aligned zijn met governance vereisten. Je registreert de aanwezigheid, stelt formele notulen op met AI ondersteuning, legt besluiten en actiepunten vast, en zorgt voor tijdige follow-up en implementatie.

Je bewaakt de integriteit van onzegovernancestructuur door naleving van formele rollen en beslissingsbevoegdheden te monitoren en overlap tussen governance-organen te voorkomen. Je fungeert als primair contact en adviseur bij corporate governance onderwerpen, begeleidt directors bij de invulling van verantwoordelijkheden, en adviseert over toezichthoudersvraagstukken, statutaire wijzigingen en governance best practices. Je volgt juridische en toezichthoudende ontwikkelingen die de organisatie kunnen raken, vertaalt inzichten naar interne governance processen en borgt naleving van ondernemingsrecht, de eisen vanuit toezichthouders, juridische entiteitsvereisten en formele registraties. Je beheert de officiële bedrijfsdocumentatie, borgt accurate Kamer van Koophandel registraties en machtdocumentatie, en ziet toe op de juridische geldigheid van corporate autorisaties.

Ook beheer je het aandeelhoudersregister, devolmacht documentaire, coördineer je externe rapportages aan toezichthouders en aandeelhouders, en ontwikkel je formele communicatie van en namens het bestuur. Je ondersteunt de effectiviteit van directors door opleidingen te coördineren, bij te dragen aan board evaluaties en succes planning. Je belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Coördineren en voorbereiden van Management Board- en Raad van Commissarissen-vergaderingen door voorzitters te ondersteunen met agenda’s en de kwaliteit van stukken te borgen
• Opstellen van formele, rechtsgeldige notulen, vastleggen van besluiten en actiepunten, en zorgen voor tijdige follow-up
• Bewaken van integriteit van de corporategovernance-structuur door naleving van formele rollen en beslissingsbevoegdheden te monitoren
• Adviseren over corporategovernance, begeleiden van bestuursleden in formele rollen en adviseren over toezichthoudende vraagstukken
• Volgen van ontwikkelingen en inzichten vertalen naar interne governance-processen
• Borgen van naleving van ondernemingsrecht, toezichthouderseisen en formele registraties
• Beheren bedrijfsdocumentatie, KvK-registraties, volmacht- en aandeelhoudersdocumentatie
• Coördineren en mede opstellen van rapportages aan toezichthouders, aandeelhouders en stakeholders
• Ontwikkelen en beheren van formele communicatie namens bestuur en/of toezichthouders
• Vergroten van board-effectiviteit via opleidingen, evaluaties en succes planning
• Aanspreekpunt voor toezichthouders, raad van commissarissen en bol corporatesecretary

Waarom jij het verschil kunt maken

Je combineert 7+ jaar ervaring in corporategovernance of company secretarial rollen met aantoonbare kennis van ondernemingsrecht en governance in financieel gereguleerde omgevingen. Je hebt eerder besturen en raden van commissarissen ondersteund, liefst bij organisaties onder toezicht van DNB, AFM of vergelijkbare instanties. Je begrijpt de complexiteit van governance in gelicenseerde financiële entiteiten en weet hoe je verschillende stakeholders aligneert. Je hebt een strategische blik, maar een pragmatische instelling. Je bereidt vergaderingen voor met oog voor detail én overzicht, beoordeelt de documentkwaliteit kritisch, en zorgt dat governance-processen vlekkeloos verlopen. Je combineert juridisch inzicht met politieke sensitiviteit en tact; cruciaal als je directors begeleidt of toezichthouders te woord staat. Je kunt complexe governance topics met uiteenlopende stakeholders bespreken en inzichtelijk maken. Je werkt zelfstandig en voelt je thuis in een omgeving waar gereguleerde producten competitiever retail ontmoeten.

Pros

• Governance-architect Je zet governance-structuren neer die helder, compliant en toekomstbestendig zijn en voorkomt dat rollen vervagen of bevoegdheden overlappen
• Welkom ondersteuner Je bereidt boards effectief voor en ondersteunt besluitvorming proactief, waarbij je detail en overzicht combineert met politieke sensitiviteit
• Multistakeholder manager Je voelt je thuis op het snijvlak van financieel gereguleerde entiteiten en een grote, ongereguleerde organisatie

Cons

• Administratief facilitator Je bent een uitstekende notulist en planner, maar hebt weinig strategische of adviserende ambities
• Afstandelijke adviseur Je adviseert liever op afstand dan dat je embedded werkt en schakelt met boards, toezichthouders en externe partijen
• Single stakeholder fan Navigeren tussen meerdere stakeholders is dodelijk vermoeiend

Hier kom je terecht

Je sluit je aan bij een klein, ondernemend team binnen een van de meest herkenbare merken van Nederland en België. Je helpt impact te creëren waar het er het meest toe doet – voor al onze klanten en partners. Je werkt in een omgeving waar financieel gereguleerde producten worden beheerd binnen een competitieve retailcontext. De organisatie is nieuw, processen zijn in ontwikkeling, en jouw rol is cruciaal om governance te borgen terwijl alles in beweging is. Je hebt significante exposure naar senior directors bij bol Financial Services, de bredere bol organisatie en, in beperktere mate, Ahold Delhaize. Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO van bFS. Lees hier meer over bol Financial Services!

#J-18808-Ljbffr