Gemeente Amsterdam

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Stagiair mbo – Secretaresse /managementassistent bij Public Affairs

Je biedt in de eerste plaats secretariële ondersteuning aan de manager en de teams EU & Internationaal en Public Affairs Rijk & Regio van de afdeling Public Affairs. Je beheert agenda’s, handelt e-mails van collega’s en externe partners af, onderhoudt het relatiebestand en helpt mee met het plannen en notuleren van bijeenkomsten. Tijdens deze stage representeer je de afdeling/het team. Jij bent dan het gezicht en/of het aanspreekpunt van de afdeling! Daarnaast help je waar mogelijk bij het ondersteunen, beheren en administreren van projecten. Dit doe je in samenspraak met de afdelingsondersteuner, maar ook met de coördinatoren, adviseurs en de manager.

Normaal gesproken beheer je ook vergaderruimtes, regel je bijeenkomsten en borrels, zorg je voor catering. Je begrijpt dat juist deze taken de komende periode anders zullen zijn omdat er voorlopig nog veel op afstand zal worden gewerkt. Per afdeling worden de precieze werkomstandigheden anders ingevuld, maar altijd met inachtneming van de corona-maatregelen.

Wij vragen Ingeklapt

Je bent niet bang om initiatieven te nemen en mensen aan te spreken. Je bent leergierig, sociaal, betrouwbaar, flexibel, enthousiast en houdt van aanpakken. Je beheerst de Nederlandse taal in woord en geschrift en je bent communicatief vaardig. Verder:

  • Woon je bij voor­keur en/​of ga je bij voor­keur naar school in Am­ster­dam e.o.;
  • Volg je een mbo-ni­veau 3 of 4 op­lei­ding Se­cre­ta­res­se, Ma­na­ge­men­tas­sis­tent/(​di­rec­tie)se­cre­ta­res­se;
  • Weet je goed te wer­ken met com­pu­ter­pro­gram­ma’s als Word, Ex­cel, Po­wer­Point, Out­look en Teams;
  • Kan je pri­o­ri­tei­ten stel­len, goed plan­nen, om­gaan met dead­lines en ben je or­de­lijk;
  • Ben je as­ser­tief: je kijkt wat er be­ter kan en draagt waar mo­ge­lijk op­los­sin­gen aan.

Gelieve niet te reageren als je een juridische opleiding volgt.

Wij bieden Ingeklapt

Als stagiair(e) secretaresse/managementassistent afdeling Public Affairs zien we je als onze collega. Na een inwerkperiode is er veel ruimte voor eigen inbreng en ontplooiing. We zien je graag ontwikkelen richting volwaardig lid van ons team. Wij maken daarom graag kennis met zeer gemotiveerde kandidaten die zelfstandig zijn én goed met anderen kunnen samenwerken. De afdeling Public Affairs is onderdeel van de afdeling Bestuurs- en Managementadvisering. De directie Bestuurs- en managementadvisering (BMA) bestaat uit de afdelingen Bestuursadvisering, Public Affairs en Bestuurlijke Projecten, Kabinet Burgemeester, Strategie en Chief Science Office. Bestuurs- en managementadvisering richt zich op het inhoudelijk en onafhankelijk adviseren en ondersteunen van het bestuur, de gemeentesecretaris en het gemeentelijk management team. De afdeling Public Affairs en Bestuurlijke Projecten bestaat uit drie teams: Rijk& Regio, Europa & internationaal en Bestuurlijke Projecten. De teams Rijk & Regio en EU & Internationaal adviseren het bestuur en de ambtelijke top over strategische keuzes met betrekking tot de belangenbehartiging, positionering en samenwerking van Amsterdam richting het Rijk, regio, Europa en internationaal. Het team Bestuurlijke Pr0jecten richt zich op tijdelijke inzet bij bestuurlijk complexe en gevoelige dossiers. Wij bieden een dynamische werkomgeving, waarbij je je werkzaamheden deels zelf kan invullen.

De stagevergoeding is conform de regelgeving die geldt voor de gemeente Amsterdam.

De organisatie Ingeklapt

Werken in de mooiste stad van Nederland, wie wil dat nou niet? Het kan bij de gemeente Amsterdam. Werken voor de gemeente betekent werken voor een bestuur dat ruim achthonderdvijftigduizend Amsterdammers vertegenwoordigt. De stad is divers en dat zie je terug in de organisatie. We vinden het belangrijk dat iedereen zijn eigen identiteit en eigenheid kan behouden in een team. Want juist dat geeft ons werk een toegevoegde waarde. Wij zijn een ambitieuze werkgever die werkt voor de stad en haar bewoners, ondernemers en bezoekers. Zie voor meer informatie: www.amsterdam.nl .

Deze functie valt onder de afdeling Public Affairs en Bestuurlijke Projecten.

Sollicitatieprocedure Ingeklapt

Geïnteresseerd? Solliciteer dan uiterlijk zondag 18 juli 2021 op deze vacature via de blauwe reageer knop.

Uren:
Meewerkstage voor 24 – 32 uur per week, afhankelijk van de opleiding die je volgt
Dienstverband:
stage, parttime
Type vacature:
Intern

Vaardigheden

Opleiding

Mbo

Wat wij bieden

Contract:
Meewerkstage voor Parttime – Parttime uur per week, afhankelijk van de opleiding die je volgt