Administratieve vacatures Amsterdam

Ben jij een georganiseerde en proactieve directiesecretaresse die graag bijdraagt aan betere zorg? Bij Calidus, een organisatie voor ouderen- en gehandicaptenzorg, breng jij met jouw talent overzicht, structuur en ondersteuning, zodat de directie zich optimaal kan richten op de beste aanpak.

Bij Calidus draait het niet alleen om het werk, maar ook om een fijne samenwerking en een prettige sfeer. Jouw mening telt! Heb je goede ideeën om ons werk makkelijker te maken of onze dienstverlening te verbeteren? Laat het vooral weten! Samen zorgen we ervoor dat Calidus een fijne en goed georganiseerde werkomgeving is. In deze functie ondersteun je samen met je collega 5 directeuren bij administratieve en secretariële werkzaamheden. Je plant zowel interne als externe afspraken in en zorgt dat de agenda up-to-date is. Je anticipeert en handelt proactief waar je knelpunten in de agenda's ziet of verwacht. Je bent goed in contact met de directeuren die je ondersteunt. Je pakt ook andere voorkomende regel- of administratieve zaken op. Tot je taken behoort ook het agenderen en notuleren van enkele overleggen. Je vormt samen met Suzanne een collegiaal duo, je werkt binnen een team van in totaal 7 collega-secretaresses binnen het bestuurs- en directiesecretariaat onder leiding van de bestuurssecretaris. Je helpt elkaar vooruit bij de verdere uniformering en standaardisering van de werkzaamheden binnen het secretariaat. Ook neem je elkaar waar bij afwezigheid.

Je verantwoordelijkheden zijn o.a.:

• Beheren van de agenda en mailbox, plannen van afspraken en bewaken van prioriteiten;
• Fungeren als sparringpartner voor de 5 directeuren en actief meedenken;
• Verantwoordelijk voor het coördineren en notuleren van vergaderingen;
• Coördineren van informatiestromen, bewaken follow-up van actiepunten en besluiten;
• Digitaal archiveren van stukken;
• Verantwoordelijk voor de voorbereiding, organisatie en coördinatie van diverse bijeenkomsten en evenementen;
• Je bent het aanspreekpunt voor zowel de in- als externe stakeholders en contacten;
• Coördineren van de interne communicatie.

Je hebt naast een klant- en servicegerichte houding al ervaring in een soortgelijke functie en werkzaamheden.

Ook ben je graag het visitekaartje voor het team. Dit zie je als een meerwaarde voor je werk zoals wij jou ook echt als een meerwaarde voor de organisatie zien!

• Je komt te werken in Wognum;
• Salaris in FWG 45 CAO VVT (getoonde salarisrange is op basis van 36 uur);
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Reiskostenvergoeding, 8% vakantiegeld, maar ook een eindejaarsuitkering van 8,33%;
• Faciliteiten om ‘goed in je vel’ te zitten;
• Extra arbeidsvoorwaarden, waaronder een fietsplan, korting op fitness en een computer/laptop/iPad regeling en het gebruik Benefits at Work;
• Leuke bonusregeling van € 350,- netto bij het aandragen van je nieuwe collega’s.

• Je hebt een relevante opleiding en HBO werk- en denkniveau;
• Minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
• Uitstekende beheersing van MS Office, Teams en diverse IT-toepassingen;
• Ervaring met de toepassing van AI in je secretariële werkzaamheden is een pre;
• Je bent communicatief sterk, representatief en hebt een dienstverlenende, oplossingsgerichte en resultaatgerichte instelling;
• Je hebt gevoel voor (bestuurlijke) verhoudingen en beschikt over sensitiviteit voor wat er speelt binnen een (zorg)organisatie;
• Je hebt een positieve instelling en je kunt snel schakelen, meedenken en meebewegen;
• Je beschikt over een grote mate van zelfstandigheid en je werkt gestructureerd, netjes en punctueel.

Wij geloven dat het leven mooier is als we naar elkaar omzien.

Wacht dan niet met reageren!

Je kunt reageren tot en met zondag 16 augustus. De gesprekken zijn gepland op donderdagmiddag 20 augustus 2026 in Wognum. Houd er wel rekening mee dat we bij geschikte kandidaten mogelijk al vóór deze datum het gesprek aangaan.

We beoordelen sollicitaties doorlopend. De vacature blijft open totdat we de juiste match hebben gevonden.

We werken uitsluitend samen met werving- en selectiebureaus die wij zelf selecteren en benaderen.

Meer weten?

Neem dan contact op met:

Jorine de Boer - Bakker, recruiter, Via telefoon: 06 – 34 66 39 40

Jorine.bakker@calidus.nl

Bij geen gehoor neem dan contact op met ons algemene nummer via T: 088 - 045 10 25

Wie weet tot ziens!