Gesloten administratieve en secretariële vacatures Amsterdam

Wil jij met een slimme planning direct verschil maken voor zieke kinderen en hun ouders? En houd je ook in een complexe omgeving het hoofd koel en het overzicht scherp? Kom werken als opnamecoördinator in het Emma Kinderziekenhuis.

Als opnamecoördinator in het Emma Kinderziekenhuis werk je in een dynamische omgeving met zowel spoed- als geplande (electieve) opnames. Jij zorgt dat ieder kind op het juiste moment op de juiste plek een bed krijgt. Daarbij stem je continu af met collega’s in de zorg en met ouders of verzorgers.

• het coördineren en plannen van spoedopnames voor de kinderafdelingen;
• het plannen van electieve opnames, in nauwe afstemming met artsen, verpleegkundigen en andere betrokken disciplines;
• het bewaken van de beddencapaciteit en het maken van zorgvuldige afwegingen bij (dreigende) overbelasting;
• het dagelijks monitoren en bijsturen van de planning op basis van wijzigingen, zoals spoedaanvragen, uitloop en annuleringen;
• het onderhouden van telefonisch en schriftelijk contact met ouders, verzorgers en verwijzers over opnames, afspraken en eventuele wijzigingen.

Ook verricht je verschillende administratieve werkzaamheden binnen het team, zoals het registreren van opnames in EPIC, het verwerken van mutaties en het controleren van gegevens. In alles wat je doet stel je het belang van het kind en het gezin centraal.

• hbo-werk- en -denkniveau en ervaring als planner in een complexe omgeving. Je schakelt snel tussen verschillende taken, behoudt overzicht en maakt ook onder tijdsdruk doordachte keuzes.
• ervaring met het maken en bewaken van planningen, het werken met planningssystemen en bij voorkeur basiskennis van de kindergeneeskunde;
• een goede beheersing van Microsoft 365 (waaronder Word en Excel);
• bij voorkeur ervaring met EPIC;
• sterke communicatieve vaardigheden en het vermogen om stevig, open en oplossingsgericht het gesprek aan te gaan;
• stressbestendigheid, nauwkeurigheid en het lef om keuzes te maken in complexe situaties.

Je bent creatief in het vinden van oplossingen, staat stevig in je schoenen en hebt een enthousiaste, slagvaardige werkhouding. Verandering zie je als iets waar je actief aan bijdraagt.

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 7: € 3.020 tot € 4.041 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Bereken hier jouw netto salaris. Per 1 juli 2026 wordt het salaris conform cao UMC met 3,5% verhoogd.
• Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Bij 7 km of meer (enkele reis) 100% OV-vergoeding en bij eigen vervoer €0,18 per km tot maximaal 40 km enkele reis.
• Kom je liever lopend of op de fiets? Maak gebruik van onze goede fietsregeling. Je ontvangt een vergoeding van €0,18 per km.
• Gratis en onbeperkt toegang tot scholingen van onder andere GoodHabitz in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Je gaat werken in het Emma Kinderziekenhuis, een bijzondere plek binnen Amsterdam UMC. Hier combineren we hooggespecialiseerde medische zorg met warme, kindgerichte aandacht. Patiënten van 0 tot 18 jaar komen vanuit het hele land naar ons, juist vanwege het academische karakter en de grote diversiteit aan specialismen.

Je maakt deel uit van een hecht team van opnamecoördinatoren en kinderplanners. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor de planning en beddencapaciteit. Het team is betrokken en heeft een groot hart voor kinderen en hun naasten. Collegialiteit, elkaar helpen en samen zoeken naar de beste oplossing voor elk kind staan centraal.

Het Emma Kinderziekenhuis beschikt over drie klinische kinderafdelingen, een ic kinderen, een ic neonatologie, een afdeling voor beschouwende dagbehandeling en een chirurgisch dagcentrum. Je werkt midden in de zorgketen en ziet dagelijks welk verschil een goede planning maakt voor kind en gezin.