Gesloten administratieve en secretariële vacatures Amsterdam

Wil jij als secretaris een zichtbare rol spelen in de medezeggenschap van Amsterdam UMC? En krijg je energie van organiseren en verbinden in een complexe omgeving?

Als secretaris van de ondernemingsraad ben je de verbindende schakel tussen medewerkers, raad van bestuur en externe relaties. Je ondersteunt de ondernemingsraad inhoudelijk, organisatorisch en beleidsmatig. Samen met je collega-ambtelijk secretaris coördineer en coach je de ondernemingsraad en het dagelijks bestuur bij complexe vraagstukken.

Je bent iedere dinsdag aanwezig bij de vergadering van de ondernemingsraad, afwisselend op Amsterdam UMC, locatie AMC en Amsterdam UMC, locatie VUmc. Na een inwerktraject is gedeeltelijk thuiswerken mogelijk.

• Voorbereiden, ondersteunen en afwikkelen van advies- en instemmingsaanvragen;
• Notuleren en uitwerken van actiepunten uit vergaderingen en overleggen;
• Opstellen en bewaken van agenda’s en besluitenlijsten;
• Organiseren en begeleiden van verkiezingen (elke drie jaar) en zorgen voor het jaarverslag van de ondernemingsraad (één keer per jaar);
• Beheren en structureren van documenten en informatiestromen, en zorgen voor de efficiënte en overzichtelijke verwerking van binnenkomende aanvragen.

• Bewaken van procedures, richtlijnen en afspraken en zorgen voor de kwaliteit en tijdigheid van alle diensten en producten van het bureau;
• Vraagbaak voor leden van de ondernemingsraad;
• Werk actief mee aan de zichtbaarheid van de ondernemingsraad binnen de organisatie;
• Draag bij aan trainingen en scholing voor de leden en de ondernemingsraad als geheel.

Je hebt een afgeronde hbo-opleiding en beschikt over kennis van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Je hebt affiniteit met medezeggenschap en bij voorkeur kennis van de Arbowet en het arbeidsrecht. Daarnaast heb je de DASMO-opleiding voor ambtelijk secretarissen afgerond of ben je bereid deze te volgen.

• Communiceer je helder, zowel mondeling als schriftelijk, en weet je verschillende doelgroepen goed te bereiken;
• Heb je oog voor wat er speelt in de organisatie, herken je bestuurlijke verhoudingen en begrijp je de uiteenlopende belangen in een complexe organisatie als Amsterdam UMC;
• Ben je open en enthousiast, werk je discreet en blijf je met jouw relativeringsvermogen en humor rustig in hectiek;
• Kun je zelfstandig werken en onderhoud je gemakkelijk contact met verschillende partijen binnen en buiten de organisatie;
• Beweeg je soepel mee met veranderende samenstellingen van de ondernemingsraad en bijbehorende wijzigingen in het reglement;
• Denk je graag mee over hoe processen slimmer, efficiënter en beter kunnen, en durf je bestaande werkwijzen te vernieuwen;
• Ben je vertrouwd met digitalisering en neem je initiatief in het aandragen van digitale oplossingen die het werk ondersteunen en verbeteren.

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 8: € 3.430 tot € 4.562 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je 8,3% eindejaarsuitkering. Per 1 juli 2026 wordt het salaris conform cao UMC met 3,5% verhoogd.
• Vakantie-uren: 194,4 uur per jaar bij een fulltime dienstverband en mogelijkheid om uren bij te sparen.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• 100% OV-vergoeding. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je een vergoeding van €0,21 per km (voor de auto geldt een maximum van 40 km enkele reis).
• Fietsregeling en gratis toegang tot scholingen (bijv. GoodHabitz) in onze leeromgeving.
• Een actieve personeelsvereniging en Jong Amsterdam UMC vereniging, die leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Je gaat aan de slag bij het bureau medezeggenschap van Amsterdam UMC. Dit bureau ondersteunt en faciliteert de ondernemingsraad, die bestaat uit 25 leden die elke drie jaar door de medewerkers worden gekozen. Mede door jouw inzet krijgt de medezeggenschap een sterke positie in de organisatie.

Je komt terecht in een betrokken en professioneel team van drie collega’s: een eindverantwoordelijk ambtelijk secretaris, een ambtelijk secretaris en een secretaresse. Samen zorgen jullie ervoor dat de leden van de ondernemingsraad hun werk optimaal kunnen doen. Jij en de eindverantwoordelijk ambtelijk secretaris verdelen de werkzaamheden, versterken elkaar en kunnen elkaar flexibel vervangen wanneer dat nodig is. De samenwerking is collegiaal, behulpzaam en gericht op kwaliteit.

Amsterdam UMC is een toonaangevend universitair medisch centrum waar innovatie, ontwikkeling en samenwerking centraal staan. Je krijgt veel ruimte om jezelf te ontwikkelen, je expertise te verdiepen en bij te dragen aan de kwaliteit van zorg én medezeggenschap binnen een organisatie met grote maatschappelijke impact.

Gedurende de publicatietermijn worden sollicitaties doorlopend in behandeling genomen. Bij invulling van de vacature wordt deze voortijdig gesloten.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie over deze vacature kun je terecht bij Khadija Asafiati - Bakkali, via 020 44434 73 of via k.asafiati@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Bekijk wat het inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.