Gesloten vacatures secretarieel medewerker

Standplaats: WOERDEN
Duur: 05-10-2026 - 05-04-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 15-09-2026

Organisatie:
Werken voor de gemeenten Woerden en Oudewater betekent werken aan ambities in een dynamische organisatie met grote maatschappelijke verantwoordelijkheid. Ruim 500 talentvolle professionals werken voor twee gemeentebesturen die samen 60.000 inwoners vertegenwoordigen.
Je bent werkzaam in een politiek bestuurlijke omgeving en centraal in het Groene Hart. De organisatie kent een informele werksfeer en heeft oog voor medewerkers met talent. We stimuleren ontwikkeling en brede inzetbaarheid. We bieden flexibiliteit in werkzaamheden en interessante interne projecten aan.
https://www.woerden.nl/werken-voor-woerden-en-oudewater.

Team
Team Veiligheid waarbij de kandidaat werkt voor het cluster Openbare Orde en Veiligheid

Opdracht
Voor het programma Weerbare Samenleving zijn de gemeenten Woerden en Oudewater op zoek naar een administratief en organisatorisch sterke projectondersteuner die de projectleider ondersteunt bij de uitvoering van drie deelprojecten. Het programma richt zich op de implementatie van maatregelen vanuit de VNG om de organisatie en inwoners beter voor te bereiden op maatschappelijke crises en verstoringen.

De opdrachtnemer verzorgt de secretariële en organisatorische ondersteuning van de projectgroepen en draagt bij aan een efficiënte voorbereiding, uitvoering en opvolging van overleggen en bijeenkomsten. Tot de werkzaamheden behoren onder andere:

• het plannen en organiseren van vergaderingen


• het beheren van agenda's


• het voorbereiden en versturen van agenda's en vergaderstukken


• het notuleren van bijeenkomsten


• het opstellen en verspreiden van verslagen


• het bijhouden van actie- en besluitenlijsten


Daarnaast ondersteunt de opdrachtnemer bij de organisatie van interne en externe bijeenkomsten en zorgt voor een adequate afstemming tussen de betrokken projectgroepen en stakeholders. De werkzaamheden worden uitgevoerd in nauwe samenwerking met de projectleider Weerbare Samenleving.

De inzet vindt plaats op maandag, dinsdag en donderdag. Voor vergaderingen en bijeenkomsten is fysieke aanwezigheid op locatie gewenst. Het doel van de opdracht is het bieden van professionele projectondersteuning, zodat de projectleider zich kan richten op de inhoudelijke aansturing en realisatie van de beoogde projectresultaten.

De werkzaamheden maken integraal onderdeel uit van de reguliere bedrijfsvoering en worden verricht binnen de bestaande organisatiestructuur. De medewerker maakt deel uit van het team, neemt deel aan interne overleggen en werkt onder dagelijkse aansturing van de verantwoordelijke manager. Prioriteiten, werkzaamheden en gewenste resultaten worden vastgesteld door de organisatie. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.


Functie-eisen:
Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
Aantoonbare werkervaring als secretarieel medewerker, managementassistent, projectondersteuner of backofficemedewerker in de afgelopen 5 jaar.
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met het plannen, organiseren en ondersteunen van projectvergaderingen en/of bestuurlijke overleggen binnen een gemeentelijke organisatie.
Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met notuleren, actiepuntenbeheer, agenda- en vergadercoördinatie.
Bring your own device is van toepassing; bij de uitvoering van de opdracht worden geen IT-middelen ter beschikking gesteld, zoals laptop, telefoon en toebehoren.

Wensen:
Aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsinstelling in een secretariële, administratieve of projectondersteunende functie.
Aantoonbare werkervaring met het organiseren, voorbereiden en coördineren van projectvergaderingen, bestuurlijke overleggen en bijeenkomsten met diverse stakeholders.
Aantoonbare werkervaring met notuleren, verslaglegging, actiepuntenbeheer en het bewaken van de voortgang van afspraken en besluiten.
Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning en het werken met digitale samenwerkings- en projectmanagementsystemen zoals Microsoft 365, Teams, SharePoint, Monday.com of vergelijkbare applicaties.

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.