Gesloten administratieve en secretariële vacatures Utrecht

Standplaats: UTRECHT
Duur: 01-12-2026 - 31-03-2027
Optie tot verlenging: Ja
Reageren voor: 02-11-2026

Opdrachtomschrijving
Dienst Toeslagen zoekt een ervaren interim portfolio management ondersteuner (PMO) die tijdelijk invulling geeft aan de ondersteuning van het portfolioproces binnen de organisatie. De inzet vindt plaats in afwachting van de formele inrichting van de organisatie en formatie (O&F). De opdrachtnemer draagt bij aan het creëren van rust, overzicht en voorspelbaarheid binnen een dynamische omgeving waarin portfoliosturing en governance verder worden ontwikkeld.

De PMO'er is verantwoordelijk voor de voorbereiding, ondersteuning en opvolging van portfolio- en governance-overleggen, waaronder bijvoorbeeld Obeya-sessies, soms ook in de rol van secretaris. Daarbij zorgt hij of zij voor een correcte en tijdige beschikbaarheid van agenda's, besluitvormingsstukken, notulen, besluiten- en actielijsten. Daarnaast bewaakt de PMO'er de opvolging van afspraken en besluiten, zodat deze transparant, navolgbaar en tijdig worden uitgevoerd.

Verder beheert de PMO'er de portfolio-administratie, overzichten, planningen en rapportages. Hij of zij signaleert vroegtijdig knelpunten, ontbrekende informatie, afhankelijkheden en onduidelijkheden in eigenaarschap, en adviseert betrokkenen over mogelijke oplossingen. Ook levert de PMO'er ondersteuning bij het opstellen van voortgangsrapportages, afhankelijkhedenoverzichten en stukken ten behoeve van besluitvorming.

De opdrachtnemer werkt nauw samen met portfoliomanagers, projectmanagers, productmanagers, business owners en business architecten. Daarbij wordt een actieve bijdrage verwacht aan de verdere professionalisering van processen, werkwijzen, formats en governance afspraken. De opdracht vraagt om een zelfstandige professional met ervaring in PMO-, portfolio- of projectondersteuning, die structuur weet aan te brengen, scherp is op details en effectief kan opereren in een bestuurlijke en veranderende omgeving.

Beschrijving team
De portfolio management ondersteuner maakt deel uit van de afdeling Product en Portfolio binnen de directie Informatiestromen en digitale ontwikkeling van Dienst Toeslagen. Binnen deze afdeling werken portfoliomanagement, productmanagement, projectmanagement en PMO.

Bijzonderheden
Gemiddeld 2 dagen werken op vaste locatie (Utrecht), maar af en toe bezoeken aan andere afdelingen in directies elders in het land kunnen ook voorkomen.

Eisen
• De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal HBO werk-en denkniveau, blijkend middels HBO diploma of minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met PMO-, portfolio- of projectondersteuning binnen publieke organisaties.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, ondersteunen en vastleggen van bestuurlijke of governance-overleggen.
• De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met tooling, waarvan in ieder geval Microsoft Office en Azure DevOps of vergelijkbaar. Dit is herleidbaar uit cv.
• De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie, waarbij de kandidaat zelfstandig overzicht en structuur heeft aangebracht.
• De aangeboden kandidaat scoort minimaal 500 punten van het totaal aantal te behalen punten op kwaliteitswensen en competenties (=800 punten).
• Alleen Nederlandstalige CV's aanbieden en kandidaten moeten native Nederlands kunnen spreken.

Wensen
• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met PMO-, portfolio- en governanceondersteuning.
• De mate waarin kandidaat ervaring heeft met werken in een bestuurlijke omgeving.
• De mate waarin kandidaat in staat is portfolio-administraties, planningen, rapportages en afhankelijkheden op een gestructureerde wijze te beheren en verbeteren.
• De mate waarin de kandidaat effectief samenwerkt met verschillende stakeholders, zoals portfoliomanagers, productmanagers, business owners en architecten, en hierin een verbindende rol vervult.
• De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen, formats, processen en governance-afspraken en hiervan concrete resultaten kan aantonen.

Functie-eisen:
De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal HBO werk-en denkniveau, blijkend middels HBO diploma of minimaal 3 jaar aantoonbare ervaring met PMO-, portfolio- of projectondersteuning binnen publieke organisaties
De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het voorbereiden, ondersteunen en vastleggen van bestuurlijke of governance-overleggen
De aangeboden kandidaat heeft aantoonbare ervaring met tooling, waarvan in ieder geval Microsoft Office en Azure DevOps of vergelijkbaar. Dit is herleidbaar uit cv
De aangeboden kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare ervaring met portfolio- en voortgangsrapportages, planningen en administratie, waarbij de kandidaat zelfstandig overzicht en structuur heeft aangebracht

Wensen:
De mate waarin kandidaat ervaring heeft met PMO-, portfolio- en governanceondersteuning
De mate waarin kandidaat ervaring heeft met werken in een bestuurlijke omgeving
De mate waarin kandidaat in staat is portfolio-administraties, planningen, rapportages en afhankelijkheden op een gestructureerde wijze te beheren en verbeteren
De mate waarin de kandidaat effectief samenwerkt met verschillende stakeholders, zoals portfoliomanagers, productmanagers, business owners en architecten, en hierin een verbindende rol vervult
De mate waarin de kandidaat ervaring heeft met het ontwikkelen en verbeteren van werkwijzen, formats, processen en governance-afspraken en hiervan concrete resultaten kan aantonen.

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.