Gesloten administratieve en secretariële vacatures Utrecht

Functiebeschrijving

Functiefamilie (intern)

UMCU - Staf, administratie en secretariaat

Functienaam (extern)

Secretaresse onderwijs Huisartsopleiding Utrecht

Dienstverband

Bepaald

Aantal uren per week (minimaal)

24

Aantal uren per week (maximaal)

28

Salarisschaal (maximaal)

Schaal 7: € 3126 - € 4182

Samenvatting

Wij zijn per direct op zoek naar een secretaresse onderwijs voor 24-28 uur per week, die de manager opleiding assisteert en verantwoordelijk is voor de continuïteit en kwaliteit van de processen binnen het tweede opleidingsjaar.

Functie inhoud

Een administratieve functie in een dynamische werkomgeving waarbinnen een beroep wordt gedaan op organisatietalent, snel kunnen schakelen en accuratesse. Het ondersteunende team organisatie onderwijs, dat gevormd wordt door 3 secretaresses en een algemeen assistent, vervult een spilfunctie binnen de huisartsopleiding. Bij piekmomenten ondersteunen jullie elkaar én jullie zorgen voor continuïteit door werkzaamheden van elkaar over te nemen bij ziekte en/of vakantie.

Als secretaresse onderwijs van jaar 2 assisteer je de manager opleiding jaar 2 en ben je aanspreekpunt voor aios, docenten en huisartsopleiders. Je kerntaak is het verzorgen van een goede en efficiënte ondersteuning van het onderwijs en administratieve processen binnen het tweede jaar van de huisartsopleiding. Je stelt per nieuwe module aios-groepen samen, ondersteunt opleidingstrajecten van zwangere, langdurig zieke en aios met een ander bijzonder traject, verzorgt administratieve processen rond verlof, arbeidsduurwijzigingen, vrijstellingen en controleert portfolio's. Daarnaast ondersteun je het interprofessioneel onderwijs.

Je onderhoudt contact met externe instanties en verzorgt de planning van groepsroosters, toetsen, cursussen en onderwijsactiviteiten. Ook regel je onderwijsmateriaal, lokalen, betalingen aan externe docenten, evaluatieverslagen, notulen, docentvergaderingen en accreditaties voor diverse onderwijsactiviteiten. Je denkt actief mee over verbetering en automatisering van processen.

Afdeling

Huisartsopleiding Utrecht is een onderdeel van het Julius Centrum, een divisie van het UMC Utrecht. De huisartsopleiding hecht veel waarde aan goed georganiseerd en enthousiast onderwijs in het basiscurriculum, de vervolgopleiding en het postacademisch onderwijs. Doel is gemotiveerde huisartsen in opleiding te krijgen en goede huisartsen af te leveren.

De huisartsopleiding is een driejarige opleiding na het artsexamen. De opleiding is sterk praktijkgericht. In het eerste en derde jaar lopen de artsen in opleiding tot specialist (aios) stage in een huisartspraktijk. Hier staat het individuele leertraject centraal. In het tweede jaar wordt stage gelopen bij ziekenhuizen, GGZ-instellingen en verpleeghuizen. Als Utrechtse huisartsopleiding leiden we jaarlijks circa 300 huisartsen op en hebben we ongeveer 85 medewerkers.

Profiel

• MBO/HBO werk- en denkniveau met enige jaren ervaring in een soortgelijke functie en affiniteit met onderwijs is een pre.
• Beschikbaarheid van 24-28 uur per week (in ieder geval op woensdag).
• Zelfstandig kunnen werken, goed kunnen anticiperen op veranderingen en een inschatting kunnen maken van wat deze veranderingen betekenen voor de uitvoering van je werkzaamheden.
• Uitstekende computervaardigheden: o.a. Parate kennis van MS Office en de bereidheid je te verdiepen in het werken met een elektronische leeromgeving, een digitaal portfoliosysteem en het softwareprogramma Family.
• De bereidheid om, indien nodig, cursussen te volgen en je te verdiepen in onderwerpen binnen je taakgebied;
• Flexibiliteit, stressbestendigheid en accuratesse.
• Ervaring met plannen en organiseren.
• Een pragmatische, tactvolle en discrete instelling.
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.

Uitgelichte arbeidsvoorwaarden

• Een salaris tussen de € 3.126 en € 4.182 bruto per maand (schaal 7), op basis van een fulltime dienstverband (36 uur).
• Een arbeidsovereenkomst voor een jaar met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.
• Eindejaarsuitkering van 8,3% en vakantietoeslag van 8%.
• Gunstige pensioenregeling bij ABP: wij betalen 70% van de premie.
  100% vergoeding van je OV-kosten. Kom je lopend, fietsend of met de auto? Dan ontvang je € 0,21 per km (tot max. 40 km enkele reis).
• Mogelijkheden om jezelf persoonlijk en op werkgebied te blijven ontwikkelen.
• Cao à la carte: kies extra arbeidsvoorwaarden in ruil voor brutosalaris, zoals voor de aanschaf van een fiets, vergoeding van je internetabonnement en lidmaatschappen.
• Een functie in een dynamische werkomgeving met een collegiale, fijne sfeer.
• Een inspirerende werkplek in een monumentaal pand in de omgeving van Slot Zeist.

Locatie

Locatie

UMC Utrecht

Criteria sollicitant

Vereiste opleiding

6. Mbo-hbo

Specialisme

Staf & ondersteuning

Specialisme

Administratief & secretarieel

Vereiste ervaring

Medior (3-5 jaar ervaring)

Aanvrager

Voor- en achternaam

Lucy de Haan

Zakelijk e-mailadres

LHAAN3@UMCUTRECHT.NL

Telefoonnummer

06 31 11 81 20