''Voor mij als bestuurder ben je een onmisbare schakel. Je regelt mijn agenda en daarmee mijn energie. Je bent zelfstandig, denkt vooruit, je organiseert, stemt af met collega's en je hebt er plezier in om te zorgen dat alles op rolletjes loopt. Met jouw opgewekte en opgeruimde karakter zorg je voor rust als het hectisch wordt. Herken je jezelf hierin, dan kom ik graag met je in contact.'' Sigrid van der Heide, Raad van Bestuur.
Je maakt onderdeel uit van het (bestuurs)secretariaat, dat naast de bestuurssecretaris bestaat uit twee ambtelijk secretarissen medezeggenschap en nog drie collega-secretaresses die primair voor de zorglocaties werken. Iedere secretaresse heeft een eigen takenpakket, maar jullie werken nauw samen als de situatie daarom vraagt en jullie vervangen elkaar als dat nodig is. De bestuurssecretaris is eindverantwoordelijk voor het secretariaat.
Wat ga je doen?
Het secretariaat van de Raad van Bestuur en van de Raad van Toezicht is betrokken bij de voorbereiding en uitvoering van strategie en beleid, maar vooral ook bij de voorbereiding en organisatie van diverse overleggen en projecten. Vanuit jouw rol ondersteun je primair de bestuurder en in afstemming met de bestuurssecretaris ondersteun je ook onze Raad van Toezicht. Van de bestuurssecretaresse wordt een proactieve en meedenkende rol verwacht ten aanzien van de taken van de Raad van Bestuur, zodat het bestuur haar werk zo optimaal mogelijk kan uitvoeren. In de hectiek van de dag is het nodig dat je proactief bent, het overzicht bewaart, en dat je goed kunt prioriteren en organiseren. Je vindt het leuk om op verschillende niveaus contacten te hebben, zowel binnen als buiten de organisatie. Een greep uit je dagelijkse werkzaamheden:
- agendabeheer voor de Raad van Bestuur
- voorbereiden van overleggen van het MT; je verzamelt de stukken en zorgt ervoor dat deze up-to-date zijn en notuleert de MT-overleggen, 1 keer in de 2 weken.
- bijhouden actie- en besluitenlijsten en uitzetten en bewaken van acties
- behandelen van de inkomende post en mail en het voorbereiden van in- en externe correspondentie
- organisatorisch ondersteunen van projecten
- in samenwerking met de Communicatieadviseur organiseer je activiteiten/ bijeenkomsten voor de organisatie
- ondersteunen bij onderwerpen op het terrein van klachtenbehandeling, zo beheer je het klachtenregister i.s.m. De kwaliteitsfunctionaris
- als secretaresse ben je het visitekaartje van de organisatie en ben je gastvrij voor onze bezoekers
Verder verricht je ook coördinerende taken op het secretariaat. Zo vervul jij een voortrekkersrol t.a.v. De verbetering van werkprocessen en -systemen en zorg je er bijvoorbeeld voor dat er op het secretariaat volgens de regels van de huisstijl wordt gewerkt. Ook zorg je ervoor dat het secretariaat iedere dag bezet is, zodat niet alleen de Raad van Bestuur, maar het hele managementteam indien noodzakelijk een beroep op het secretariaat kan doen.
Afhankelijk van je profiel kijken we samen waar we jouw kennis en ervaring nog meer op kunnen inzetten. We staan open voor initiatieven en er zijn ontwikkelmogelijkheden voor deze functie.
Wie ben jij?
- Tenminste 5 jaar ervaring als secretaresse of managementassistent op directie-/bestuursniveau
- MBO-plus/HBO werk- en denkniveau
- Je beheerst de Nederlandse taal zeer goed en je kunt helder communiceren zowel mondeling als schriftelijk
- Je bent dienstverlenend, proactief, flexibel en stressbestendig, maar ook energiek
- Je bent integer en gaat vertrouwelijk om met informatie
- Je bent bekend met programma's als Windows, MS office en bij voorkeur Ibabs
Wat bieden wij?
Wij starten met een jaarcontract, zijn we na afloop beiden tevreden dan geven we jou graag een vaste aanstelling. We belonen conform CAO VVT 45 (€2.864,- tot 3.471,- per maand) en hebben goede secundaire voorwaarden zoals;
- Eindejaarsuitkering
- Uitstekende pensioenregeling
- Uitgebreide werkkostenregeling zodat je bijvoorbeeld met fiscaal voordeel een fiets, een laptop, telefoon, tablet of PC kunt aanschaffen
- Gratis parkeren naast onze locatie
- Op basis van ons beleid voor hybride-werken bespreken we ook of en hoe je een deel van je werk vanuit huis doet.
Kom je bij ons werken?
Wij maken graag kennis met jou! Heb je vragen? Bel, mail of WhatsApp met onze recruiter Jerry van der Laan 06-39837514 / solliciteren[at]vechtenijssel.nl. Loop ook gerust binnen tijdens een van onze inloopmomenten op dinsdagochtend. De aanvraag Verklaring omtrent het gedrag (VOG) maakt onderdeel uit van deze selectieprocedure.
Over Vecht en IJssel
Vaak zit het geluk voor onze bewoners en cliënten in kleine dingen. Onze betrokken medewerkers en vrijwilligers maken van iedere dag een mooie dag. Dat doen we met veel energie: voor onze cliënten én voor onszelf. Elke dag staan we voor elkaar klaar. Jij krijgt daarbij de mogelijkheid om je werk zelfstandig in te vullen, want je kijkt samen met de ouderen hoe zij hun zorg willen invullen. Ook geven we je alle ruimte voor jouw persoonlijke ontwikkeling. Iedereen is anders, daarom kijken we samen wat jij zou willen leren en wat daarvoor nodig is.
Vecht & IJssel heeft 4 verschillende locaties:
- Ewoud is gelegen in het groen, vlakbij het historisch centrum. De ervaring met de ouderenzorg gaat hier al eeuwenlang terug. Ewoud heeft 78 appartementen voor cliënten verzorgd wonen en ouderen met dementie, daarnaast zijn er 166 servicewoningen.
- Lieven de Key is gelegen in de wijk Zuilen. Op deze locatie wonen 52 ouderen met dementie. Er zijn in totaal 6 huiskamers waarvan een gedeelte gelaagd wonen is. In de mooie binnentuin kunnen bewoners zelfstandig in en uit lopen. Lieven de Key is zich verder aan het ontwikkelen tot een expertisecentrum psychogeriatrie met aandacht voor zinvolle inzet van zorgtechnologie.
- Zuylenstede is in de wijk Overvecht, grenzend aan de Vecht. Er wonen 250 mensen in een appartement of servicewoning van Zuylenstede. Wonen in Zuylenstede betekent kiezen voor een veilige leefomgeving. In uw zorgappartement of huurappartement leidt u een zo zelfstandig mogelijk leven.
- Transwijk is gehuisvest in een gezellige Utrechtse wijk. Het ligt aan een prachtig park, gesitueerd in woongebouw Parc Transwijk. Er zijn 75 zorgappartementen waar cliënten zo veel mogelijk zelfstandig wonen en er zijn een aantal woongroepen voor ouderen met een psychiatrische aandoening.