Administratieve vacatures Utrecht

De stille kracht achter een vlekkeloos werkplaatsproces

Bij ons draait het om uitstekende service, duidelijke communicatie en klanten die met een goed gevoel de weg op gaan. Als backoffice medewerker en facturist ben jij de organisatorische spil van de werkplaats. Jij bewaakt dat het hele proces achter de schermen soepel en correct verloopt. Van werkorder tot factuur, van garantieclaim tot onderdelenbestelling: zonder jouw bijdrage staat de werkplaats stil.

• Correct afhandelen van klantvragen op het gebied van reparatie en onderhoud — inclusief facturatie, kostencommunicatie en advies over uit te voeren werkzaamheden.
• Opstellen van werkorders op basis van de klantvraag, met vastlegging van onderdelen en materialen aan de hand van digitale brongegevens en onderhoudshistorie van het voertuig.
• Controleren via fabriekssystemen of werkzaamheden onder garantie vallen en verzorgen van de bijbehorende garantieclaims en administratieve afhandeling.
• Tussentijds contact onderhouden met de klant over planningswijzigingen, reparatieakkoorden en goedkeuringen voor meerwerk en bijkomende kosten.
• Nauw samenwerken met de werkplaats over voortgang van werkzaamheden, met oog voor klanttevredenheid en nakomen van afspraken.
• Afstemmen van onderdelenbeschikbaarheid met het magazijn en bestellen van benodigde onderdelen na goedkeuring van de klant.
• Bewaken van de werkplaatsplanning via het digitale plansysteem en inspelen op spoedklussen en vertraging in overleg met de werkplaatschef.

• Aantoonbare ervaring in een soortgelijke functie binnen de automotive sector.
• Je hebt ervaring met Autoline.
• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en behoudt overzicht ook wanneer het druk is.
• Sterke communicatieve vaardigheden.
• Probleemoplossend denkvermogen en een servicegerichte instelling.
• Je maakt het team elke dag een stukje beter — en andersom ook.

Salaris & zekerheid: Mooi salaris, goede reiskostenregeling en pensioen. Jaarcontract met uitzicht op vast dienstverband.

Secundaire voorwaarden: Bijdrage aan zorgpremie, Lease a Bike regeling en korting op Private Lease, auto's, fietsen en onderhoud.

Ontwikkeling: Veel groeikansen via de Pon Academy en de eigen inhouse Academy. Toegang tot het Pon Learning Platform met Summer & Winter Labs.

Gezondheid & welzijn: Deelname aan het Pon Fit programma met periodieke Health Check, activiteiten en handvatten voor een gezonde levensstijl.

Werkplek: Ruime, moderne en goed ingerichte werkplek met de beste gereedschappen — en collega's die jouw passie voor auto's delen.