Administratieve vacatures Utrecht

Je bent de verbindende factor tussen klanten, servicetechnici, werkvoorbereiding en management. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Tegelijkertijd bewaak je de kwaliteit, planning, administratie en veiligheid. Een veelzijdige functie dus, waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt.

Als Service Coördinator / Planner ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten met vragen over storingen, onderhoud en service. Je zorgt ervoor dat aanvragen snel worden opgepakt en dat de juiste servicetechnicus wordt ingepland.

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

Klantcontact & service

• Je verwerkt serviceverzoeken van interne en externe klanten en zorgt dat aanvragen binnen 2 werkdagen worden ingepland.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor storingen, onderhoud en klachten.
• Je houdt klanten proactief op de hoogte van planning, bezoekmomenten, werkzaamheden en rapportages.
• Je zorgt ervoor dat klanten weten waar ze aan toe zijn en bewaakt gemaakte afspraken.

Planning & coördinatie

• Je maakt dagelijks de planning van servicetechnici en stemt werkzaamheden, prioriteiten en werkvoorbereiding met hen af.
• Je bewaakt de voortgang en zorgt voor een efficiënte inzet van de servicetechnici.
• Je bewaakt contractuele afspraken en responstijden.
• Je stelt de jaarplanning op en houdt overzicht over lopende servicecontracten en serviceorders.
• Je schakelt snel wanneer een planning verandert of een storing tussendoor komt.

Administratie & procesbewaking

• Je houdt openstaande serviceorders in de gaten en zorgt dat deze op tijd worden afgehandeld.
• Je controleert en keurt dagelijks werkbonnen goed.
• Je zorgt ervoor dat orders uiterlijk 3 dagen na uitvoering gereed zijn voor facturatie.
• Waar nodig ondersteun je de werkvoorbereiding en stem je de benodigde materialen en onderdelen af.
• Je houdt grip op kosten en signaleert afwijkingen tijdig.

Veiligheid & kwaliteit

• Je ziet erop toe dat werkzaamheden volgens de geldende veiligheids- en EH&S-richtlijnen worden uitgevoerd.
• Je houdt rekening met de Arbeidstijdenwet bij het maken van de planning.
• Je plant en bewaakt verplichte veiligheids- en ethiektrainingen.
• Je signaleert risico's en onderneemt actie wanneer werkzaamheden extra aandacht of maatregelen vragen.

Je komt terecht in een technische en professionele werkomgeving waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt en ruimte hebt om jezelf verder te ontwikkelen.

Daarbij kun je rekenen op:

• Een goed salaris, passend bij jouw ervaring.
• Een aantrekkelijke bonusregeling.
• 26 vakantiedagen, 6,5 ADV-dagen en 4 extra roostervrije dagen.
• Een uitstekende pensioenregeling.
• Mogelijkheden om relevante opleidingen en trainingen tijdens werktijd te volgen.
• Een laptop om je werkzaamheden goed uit te voeren.
• Verschillende mogelijkheden om door te groeien binnen de organisatie.
• Een sportbudget en fietsregeling.
• De mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken, inclusief een volledig ingerichte thuiswerkplek.
• Een zelfstandige functie waarin je veel vrijheid en verantwoordelijkheid krijgt.
• 
  

Je bent iemand die makkelijk schakelt tussen verschillende partijen en het hoofd koel houdt wanneer de planning verandert. Je vindt het leuk om problemen op te lossen en krijgt energie van een planning die aan het einde van de dag klopt.

Daarnaast neem je mee:

• Minimaal MBO-4 werk- en denkniveau, bij voorkeur in een technische richting.
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring binnen planning, servicecoördinatie, projectcoördinatie of een vergelijkbare functie.
• Ervaring met het maken en bewaken van planningen.
• Je kunt technische informatie en documenten goed begrijpen en vertalen naar een praktische planning.
• Ervaring met inkoopprocessen en het bewaken van kosten is een pré.
• Je bent communicatief sterk en weet klanten en collega's op een duidelijke manier te woord te staan.
• Je werkt nauwkeurig, bent proactief en kunt goed prioriteiten stellen.
• Je hebt oog voor kwaliteit en veiligheid en durft in te grijpen wanneer je risico's signaleert.
• 
  

Je gaat werken bij een internationale technische organisatie die zich richt op technische dienstverlening, service en onderhoud. Vanuit de serviceafdeling worden klanten ondersteund bij onderhoud, storingen en technische werkzaamheden.

De organisatie combineert een professionele, technische werkomgeving met veel aandacht voor ontwikkeling en samenwerking. Als Service Coördinator / Planner krijg je een belangrijke rol binnen de serviceorganisatie en werk je dagelijks samen met verschillende disciplines.

Je krijgt veel verantwoordelijkheid over je eigen planning en werkzaamheden en hebt direct invloed op de kwaliteit van de dienstverlening richting klanten.

Zie jij jezelf als de persoon die ervoor zorgt dat klanten goed worden geholpen, servicetechnici efficiënt worden ingepland en de serviceafdeling blijft draaien? Solliciteer dan als Service Coördinator / Planner.