Administratieve vacatures Utrecht

Voor een professionele adviesorganisatie zoeken we een ervaren collega die het projectbureau komt versterken. Samen met ongeveer vijf collega's zorg je ervoor dat de administratie, correspondentie en planning van verschillende projecten en trainingen op orde zijn.

Als Administratief Medewerker Projecten ben je verantwoordelijk voor een goede administratieve en organisatorische ondersteuning van de organisatieadviseurs.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Projectadministratie verwerken: je registreert en controleert projectgegevens in het systeem Mysolution.
• Correspondentie verzorgen: je redigeert brieven, rapporten, offertes en opdrachtbevestigingen en zorgt dat deze volgens de juiste huisstijl worden verzonden.
• Documentbeheer uitvoeren: je houdt digitale dossiers en archieven overzichtelijk en actueel.
• Trainingen organiseren: je verstuurt uitnodigingen, regelt locaties en zorgt dat cursusmateriaal klaarligt.
• Adviseurs ondersteunen: je beheert op verzoek agenda's en helpt bij de voorbereiding van afspraken en overleggen.
• Contact onderhouden met opdrachtgevers: je staat relaties te woord wanneer adviseurs afwezig zijn en koppelt vragen of bijzonderheden terug.
• Vergaderingen voorbereiden: je organiseert werkoverleggen en maakt indien nodig notulen.

Je werkt aan verschillende projecten en schakelt tussen uiteenlopende werkzaamheden. Dankzij jouw nauwkeurigheid en gestructureerde manier van werken blijft de administratie op orde en kunnen collega's op je rekenen.

Je komt terecht in een professionele werkomgeving waar je verantwoordelijkheid krijgt en jezelf verder kunt ontwikkelen.

Je kunt rekenen op:

• Een functie voor 32 tot 40 uur per week.
• Een salaris tot € 3.500 bruto per maand, afhankelijk van leeftijd en ervaring.
• Een aantrekkelijke pensioenregeling, waarbij de werkgever twee derde van de premie betaalt.
• Een vergoeding voor woon-werkverkeer met de auto, het openbaar vervoer of de fiets.
• 32 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
• Een jaarcontract met uitzicht op verlenging.
• Begeleiding en mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen.
• De mogelijkheid om twee nationale feest- en gedenkdagen om te ruilen voor andere feest- of gedenkdagen.
• De mogelijkheid om thuis en op kantoor te werken.
• Goede digitale voorzieningen, met de keuze voor een Windows-pc of Mac.

Je bent administratief sterk, werkt nauwkeurig en vindt het prettig om structuur aan te brengen. Je kunt zelfstandig aan de slag, houdt overzicht over verschillende werkzaamheden en weet hoe belangrijk een correcte administratie is.

Daarnaast:

• Heb je minimaal mbo-4 werk- en denkniveau.
• Heb je enkele jaren relevante administratieve werkervaring, bij voorkeur binnen een projectmatige of dienstverlenende organisatie.
• Werk je nauwkeurig en gestructureerd.
• Beheers je de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.
• Kun je goed werken met Microsoft Office en digitale systemen.
• Maak je nieuwe programma's en werkzaamheden snel eigen.
• Ben je zelfstandig, betrouwbaar en collegiaal.
• Kun je goed omgaan met verschillende werkzaamheden en deadlines.

Ervaring als administratief medewerker, projectmedewerker, projectassistent of medewerker bedrijfsbureau sluit goed aan bij deze functie.

Onderdeel van de sollicitatieprocedure

Een ontwikkelassessment maakt deel uit van de sollicitatieprocedure. Hiermee wordt gekeken waar je op dit moment staat ten opzichte van het functieprofiel en welke ontwikkelmogelijkheden je hebt.

Het assessment bestaat onder andere uit een interview, vragenlijsten, een capaciteitentest en een rollenspel. Vaak wordt dit aangevuld met een praktijkopdracht.

De uitkomsten worden meegewogen in de uiteindelijke beslissing, samen met de gesprekken die we met je voeren. Het assessment en de gesprekken zijn dus nooit afzonderlijk doorslaggevend.

Je gaat werken bij een adviesorganisatie die organisaties binnen onder andere de overheid, het onderwijs en de zorg helpt om het talent van hun medewerkers optimaal te benutten. De organisatie bestaat uit ruim 200 professionals die zich bezighouden met uiteenlopende vraagstukken rondom mensen, werk en organisatie.

De organisatieadviseurs voeren verschillende projecten en trainingen uit. Het projectbureau ondersteunt hen bij alles wat nodig is om deze opdrachten goed te laten verlopen. Denk aan projectregistratie, correspondentie, planning en administratieve voorbereiding.

Je standplaats is het kantoor in Utrecht, vlak bij de A12 en goed bereikbaar vanaf Utrecht Centraal. Je combineert thuiswerken met samenwerken op kantoor.

Interesse?

Werk jij nauwkeurig, houd je graag overzicht en lijkt het je leuk om administratieve werkzaamheden te combineren met projectondersteuning? Solliciteer dan op de functie Administratief Medewerker Projecten in Utrecht!