Administratieve vacatures Utrecht

Dit ga je doen Voor onze opdrachtgever zoeken we twee management assistants: één voor de regiodirecteur en één voor de manager operations & vestiging. In beide functies ben jij degene die overzicht houdt, vooruit denkt en snel schakelt wanneer prioriteiten veranderen.

Je ondersteunt het management niet alleen organisatorisch, maar ook strategisch. Jij voelt aan wat nodig is, denkt mee, bewaakt de rust en zorgt dat belangrijke zaken niet blijven liggen. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Complex agendabeheer en het bewaken van prioriteiten;
• Beheren van mailboxen, telefoonverkeer en correspondentie;
• Signaleren van knelpunten en direct schakelen op oplossingen;
• Organiseren van bijeenkomsten, events en vergaderingen;
• Ontvangen van bezoekers en relaties;
• Notuleren tijdens interne overleggen;
• Bijhouden van vakantieplanningen;
• Oppakken van facilitaire zaken binnen de vestiging;
• Ondersteunen bij HR-gerelateerde werkzaamheden zoals ziekmeldingen en cursusplanning;
• Schakelen met interne en externe stakeholders.

Daarnaast ben jij een belangrijke sparringpartner voor het management. Je denkt vooruit, handelt proactief en durft waar nodig ook kritisch mee te kijken. Dit ben jij

Jij bent iemand die overzicht bewaart wanneer het druk wordt. Je wacht niet af, maar ziet werk liggen en neemt initiatief. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit en communicatieve vaardigheden weet je makkelijk te schakelen tussen verschillende mensen, belangen en situaties. Daarnaast beschik je over:

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als management assistent of directiesecretaresse;
• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in secretariële richting;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Goede kennis van het MS Office pakket;
• Sterke communicatieve en contactuele vaardigheden;
• Het vermogen om prioriteiten te stellen en meerdere ballen tegelijk hoog te houden;
• Een proactieve, zelfstandige en hands-on werkhouding.

Over het bedrijf

Onze opdrachtgever is actief binnen de techniek- en infrastructuursector en bevindt zich volop in ontwikkeling. De organisatie groeit hard en maakt tegelijkertijd een professionaliseringsslag door.

Je werkt dagelijks samen met een team van ongeveer 6–10 directe collega’s op een vestiging met circa 20–50 medewerkers. De sfeer is informeel en betrokken, en je schakelt veel met directie, operations, HR en projectleiding. De lijnen zijn kort en de samenwerking is intensief, waardoor je echt midden in de organisatie staat.

Binnen de vestiging in Vianen heerst een energieke en no-nonsense werksfeer waarin mensen nauw samenwerken en snel schakelen. Betrokkenheid en eigenaarschap staan centraal, en er is veel ruimte om initiatief te nemen.

Wat bieden wij jou?

Jij bent iemand die overzicht bewaart wanneer het druk wordt. Je wacht niet af, maar ziet werk liggen en neemt initiatief. Dankzij jouw organisatiesensitiviteit en communicatieve vaardigheden weet je makkelijk te schakelen tussen verschillende mensen, belangen en situaties. Daarnaast beschik je over:

• Minimaal 5 jaar relevante werkervaring als management assistent of directiesecretaresse;
• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in secretariële richting;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
• Goede kennis van het MS Office pakket;
• Sterke communicatieve en contactuele vaardigheden;
• Het vermogen om prioriteiten te stellen en meerdere ballen tegelijk hoog te houden;
• Een proactieve, zelfstandige en hands-on werkhouding.