Administratieve vacatures Rotterdam

Wat ga je precies doen Als secretaresse ben jij het organisatorische hart van de vestiging. Je ondersteunt het team op zowel administratief als organisatorisch vlak en zorgt dat alles soepel en professioneel verloopt.
Jouw verantwoordelijkheden zijn onder andere:

Administratieve en organisatorische ondersteuning

• Beheren van personeels- en projectdossiers en zorgen dat deze volledig en up-to-date zijn
• Verwerken van ziek- en betermeldingen
• Aanvragen van opleidingen en trainingen
• Plannen en coördineren van afspraken
• Beheren van de vestigingsmailbox en verzorgen van mailverkeer
• Voorbereiden en verslagleggen van het wekelijkse overleg

Praktische organisatie van medewerkers

• Aanmelden van uitzendkrachten bij opdrachtgevers
• Aanvragen van projectpassen, zoals bouwpassen
• Organiseren van accommodaties en vervoer
• Overzien van de inzet van medewerkers en zorgen dat alles op tijd en correct geregeld is

Facilitaire taken en kantoorbeheer

• Bestellen en beheren van PBM’s, kantoor- en promotiematerialen
• Onderhouden van contact met leveranciers
• Zorgen voor een representatieve en goed georganiseerde vestiging
• Ontvangen van bezoekers en aannemen van de telefoon

Wat deze rol uniek maakt:

• Jij bent de verbindende factor binnen de vestiging
• Je zorgt dat processen efficiënt, professioneel en gestructureerd verlopen
• Je combineert administratieve nauwkeurigheid met organisatorisch inzicht en klantvriendelijkheid

Wat bieden we jou

• Een afwisselende functie binnen een groeiende en ambitieuze organisatie
• Een informele, professionele werksfeer met gedreven collega’s
• Salaris tussen €2.600 en €2.900 bruto per maand (fulltime)
• Winstdelings- en bonusregeling
• Telefoon van de zaak
• 25 vakantiedagen per jaar
• Mogelijkheid tot deelname aan een (lease)fietsplan
• Opleidings- en ontwikkelingsmogelijkheden
• Doorgroeimogelijkheid naar de functie van junior consultant

Functie-eisen Voor deze functie beschik je over MBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in administratie, office support of hospitality. Je hebt ervaring in een ondersteunende rol binnen een zakelijke of commerciële omgeving en weet hoe belangrijk structuur, nauwkeurigheid en service zijn in een dynamische werkomgeving.

Daarnaast herken jij jezelf in het volgende:

• Je hebt ervaring in een administratieve of ondersteunende functie
• Je bent georganiseerd en hebt oog voor detail
• Je beheerst Nederlands en Engels uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent vaardig met MS Office; ervaring met administratieve systemen is een pré
• Je werkt zelfstandig, proactief en bent klant- en servicegericht
• Je blijft stressbestendig en flexibel, ook tijdens drukke periodes
• Je weet prioriteiten te stellen, schakelt gemakkelijk tussen verschillende taken en onderhoudt professioneel contact met collega’s en externe relaties

Over het bedrijf Je komt te werken bij een ambitieuze en groeiende organisatie in Dordrecht die technische professionals verbindt aan toonaangevende opdrachtgevers binnen onder andere industrie, bouw en engineering. De organisatie kenmerkt zich door een ondernemende cultuur, korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief.

• Er wordt gewerkt vanuit meerdere vestigingen in Nederland, waarbij lokaal ondernemerschap wordt gecombineerd met de slagkracht van een professionele en goed georganiseerde backoffice.
• Kwaliteit, persoonlijke aandacht en langdurige samenwerkingen staan centraal, zowel richting klanten als medewerkers.
• De sfeer is informeel en resultaatgericht: successen worden samen gevierd, collega’s staan voor elkaar klaar en er is veel aandacht voor ontwikkeling en groei.

Hier krijg je als secretaresse de ruimte om écht impact te maken en bij te dragen aan de verdere uitbreiding en professionalisering van de organisatie.