Administratieve vacatures Rotterdam

Ben jij een ervaren directiesecretaresse of bestuurssecretaresse die graag werkt in een omgeving waar jouw werk er écht toe doet? Bij Haaglanden Medisch Centrum ondersteun je de Raad van Bestuur, bestuurssecretaris en bestuursadviseur. Ben jij iemand die met een half woord begrijpt wat er nodig is, graag schakelt tussen uiteenlopende taken en zorgt dat alles strak georganiseerd is? Weet jij je weg in een ziekenhuis of leer je dat snel? Dan is dit jouw kans.

Bij HMC werk je in een dynamische omgeving waarin we onze werkprocessen vernieuwen en digitaliseren. Jij denkt actief mee, ziet verbetermogelijkheden en helpt ons slimmer en efficiënter werken. Solliciteer nu we maken graag kennis met je!

Het secretariaat van de Raad van Bestuur bestaat uit vijf ervaren collega’s. Samen zorgen we ervoor dat alles soepel verloopt en dat de bestuurders kunnen vertrouwen op een sterke ondersteuning. Flexibiliteit en samenwerken zijn daarbij belangrijk. We werken hybride en maken duidelijke afspraken over kantoor- en thuiswerkdagen.

• Het beheren van mailboxen en agenda’s en het plannen en voorbereiden van overleggen;
• Het verzamelen, klaarzetten en bewaken van vergaderstukken, acties en deadlines;
• Het ondersteunen bij bestuurlijke overleggen, inclusief verslaglegging en opvolging van besluitvorming;
• Het verzorgen van correspondentie, contractbeheer en overige administratieve werkzaamheden;
• Het onderhouden van contact met interne en externe relaties, zoals collega’s, andere ziekenhuizen en samenwerkingspartners;
• Het ontvangen van bezoekers en ondersteunen bij praktische en organisatorische zaken;
• Het signaleren van verbeterkansen en meedenken over hoe we met behulp van technologie onze werkprocessen kunnen vernieuwen en digitaliseren.

Door het vertrek van een collega zoeken we een ervaren en veelzijdige directiesecretaresse. Waar jouw focus precies komt te liggen? Dat bespreken we graag samen op basis van jouw ervaring en interesses.

Wat jou onderscheidt, is dat je verder kijkt dan je eigen takenpakket.

Je bent een proactieve en ervaren directiesecretaresse of bestuurssecretaresse die stevig in haar schoenen staat en moeiteloos overzicht houdt in een dynamische omgeving. Je werkt zorgvuldig, bent discreet en gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie. Tegelijk ben je iemand die vooruitdenkt en initiatief neemt. Je ziet wat nodig is voordat het gevraagd wordt, schakelt snel en pakt zaken zelfstandig op.

• Je hebt ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen een ziekenhuis, zorginstelling of complexe organisatie;
• Heb je een relevante opleiding gevolgd (directiesecretaresse of vergelijkbare opleiding), en/of aantoonbare relevante werkervaring;
• Je bent digitaal vaardig en werkt makkelijk met verschillende systemen en office tools (bijvoorbeeld Teams, IBABS, Join en Oracle);
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent een echte teamspeler, flexibel en prettig in de samenwerking.

Kom je bij ons werken? Dan vragen wij om een VOG (verklaring omtrent gedrag).

• Een contract met een omvang van 24 uur per week, verdeeld over 3 of 4 dagen.
• We geven eerst een jaarcontract. Bij goed functioneren is de intentie de samenwerking om te zetten naar onbepaalde tijd.
• Daar hoort natuurlijk een salaris bij! Voor de rol van directiesecretaresse is dat maximaal € 4.818,- bruto per maand (FWG 50, op basis van 36 uur per week) met vaste toeslagen zoals de vakantietoeslag en een eindejaarsuitkering van beide 8,33%.
• Je krijgt een volledige ov-vergoeding voor jouw woon-werkverkeer. Ook is er kilometervergoeding voor fiets- en/of wandelkilometers.
• Bij HMC vinden wij een prettige balans tussen werk- en privé net als jij heel belangrijk. Wij willen onze medewerkers faciliteren om meer eigen regie te hebben en bieden leden van het rvb secretariaat de mogelijkheid en tools om gedeeltelijk thuis (hybride) te werken en daar bereikbaar te zijn (mobiele telefoon, laptop).
• Wil je jezelf blijven ontwikkelen? Die ruimte is er bij HMC! Wij investeren in je persoonlijke ontwikkeling, bieden opleidingsmogelijkheden die passen bij jouw ontwikkeldoelen én bieden doorgroeimogelijkheden en loopbaanadvies;
• Daarnaast bieden we vanuit onze HR-afdeling verschillende initiatieven om jou gezond en vitaal te houden;
• Interessante extra’s, zoals: korting op het aanschaffen van een nieuwe fiets en studiekostenvergoeding. Maar ook korting bij je sportschool of op je verzekeringspremie;
• Overige arbeidsvoorwaarden conform CAO Ziekenhuizen.