Dit betreft een exclusieve wervingsopdracht voor onze opdrachtgever gemeente Tytsjerksteradiel in Burgum.
Ben jij klaar om de kwaliteit van de het informatiebeheer van Tytsjerksteradiel naar een hoger niveau te tillen? Wil jij bijdragen aan een duurzame en toekomstbestendige informatiehuishouding?
Jouw rol
Als Adviseur DIV ben je de drijvende kracht achter het opzetten, professionaliseren en borgen van onze informatie- en archiefbeheerprocessen. Jij brengt structuur en overzicht, bewaakt de kwaliteit van de informatiehuishouding en zorgt ervoor dat deze voldoet aan alle wettelijke eisen en normen. Binnen de kaders van de nieuwe archiefwet ben je aangewezen als archivaris. Je hebt een adviserende en toezichthoudende rol, waarbij je beheerder wordt van de gemeentelijke archiefplaatsen en (toekomstige) e-depots. Je werkt samen met collega's van verschillende afdelingen en externe partijen.
Beleid en Advies
- Ontwikkelen en implementeren van beleid voor duurzaam informatie- en archiefbeheer, inclusief een heldere bewaarstrategie en een informatiebeheerplan.
- Bewustwording vergroten van het belang van een goed georganiseerde informatiehuishouding, zowel digitaal als analoog.
- Adviseren van collega's en management over de inrichting en optimalisatie van document- en informatiestromen.
- Je speelt een verbindende rol tussen verschillende afdelingen en externe partijen.
- Adviseren van management, informatiemanagers DIV-medewerkers en ICT over goed informatiebeheer.
- Vertegenwoordigen van de afdeling DIV in projectgroepen en overlegorganen.
- Adviseren over de implementatie van digitale archiveringssystemen (DMS/RMA) en duurzame toegankelijkheid (bijv. PDF/A, metadata-eisen).
Toezicht en Controle
- Toetsen van de informatie- en archiefbeheerprocessen op basis van wettelijke verplichtingen, interne beleidsstukken en normen zoals NEN-ISO standaarden.
- Zorgdragen voor naleving van wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, de Wet Open Overheid (WOO) en AVG.
- Uitvoeren van audits en inspecties om te controleren of archiefbeheerprocessen correct worden uitgevoerd, inclusief digitale archivering en vernietiging.
- Beoordeling beheersmaatregelen, nagaan of risico's in de informatiehuishouding voldoende worden afgedekt.
- Opstellen van jaarlijkse toezichtrapportages voor het college van B&W.
Operationele Taken en Uitvoering
- Onderzoeken en implementeren van een E-depot voor duurzame digitale archivering.
- Voorbereiden van college- en raadsvoorstellen.
- Verzorgen van trainingen en bijeenkomsten voor medewerkers om bewustwording rondom duurzaam informatiebeheer te bevorderen.
- Bewaken van selectielijsten. Controleren of archiefstukken tijdig worden vernietigd of overgebracht naar de archiefbewaarplaatsen.