Vacatures manager bedrijfsvoering

Voor BZK/FHM is JS Consultancy op zoek naar een Adviseur Bedrijfsvoering Taakstelling S11. Dit betreft een functie voor 18 - 22 uur per week, per z.s.m. voor een periode van 6 maanden (met optie tot verlenging).
FMHaaglanden, FMH zorgt ervoor dat rijksambtenaren comfortabel kunnen werken in een schoon, prettig en veilig rijkskantoor. Er verandert veel op het gebied van huisvesting. Steeds meer ministeries wonen samen onder één dak. Panden worden ontmanteld, gerenoveerd en weer ingericht. FMH zorgt voor de volledige dienstverlening in een pand. Van het organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, receptie en catering, inrichten en beheren van werkplekken en meubilair, postvoorzieningen, vervoer van bewindslieden, tot het uitvoeren van verhuizingen en kunstbeheer. FMH’ers hebben veel contact met klanten en denken in oplossingen om te zorgen voor een prettige werkomgeving van onze klanten. FMH regelt het.
FMH is ondergebracht bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Rijk (BZK), onder het Directoraat-Generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR).
Binnen FMH vinden zij het belangrijk om op een positieve wijze bij te dragen aan optimale klantbeleving. Ze werken dan ook op basis van vier kernwaarden aan herkenbaar en gastvrij gedrag, naar hun klanten maar uiteraard ook intern. De kernwaarden zijn de basiseigenschappen die laten zien waar zij als organisatie voor staan: enthousiasme, eigenaarschap, samen en herkenbaar. Integer handelen vinden zij belangrijk. Je neemt verantwoording voor je eigen handelen en je bent aanspreekbaar op je gedrag. Je spreekt anderen aan of deelt je eventuele zorgen met een collega, leidinggevende of een derde. Je oordeelt op basis van sociaal en ethisch aanvaarde normen.
Voor het goed functioneren van de overheid is de samenkomst van verschillende perspectieven, achtergronden, oriëntaties en kennis een belangrijke randvoorwaarde. Dat maakt hun team namelijk sterker. Ze vinden het belangrijk dat medewerkers zich gewaardeerd en op hun plek voelen. Bij de FMH hechten ze dan ook aan een diverse en inclusieve organisatiecultuur waarin ze zichtbare en onzichtbare verschillen respecteren, waarderen en omarmen.
Hiërarchisch valt de functie onder de manager bedrijfsvoering. De functionele aansturing valt onder de directeur FMH en coordinerend specialistisch adviseur die het Directieteam ondersteunt bij de planvorm en relaisatie van de taakstelling.De organisatie-eenheid bedrijfsvoering bestaat uit de afdelingen Informatievoorziening en beheer, Planning en Control en Staf en het programmateam data gedreven werken.
Vanuit het regeerakkoord is aan de rijksoverheid een taakstelling opgelegd die ook forse impact heeft op FMHaaglanden. In de afgelopen periode is hier o.a. invulling aan gegeven door een set aan maatregelen vast te stellen die in de komende periode verder uitgewerkt gaan worden. Het betreft een nadere uitwerking in de combinatie van memo’s en business cases. Doel hiervan is om met het effectueren van de maatregelen een substantiële besparing te realiseren door een efficiëntere FMH-organisatie. De directieleden zijn de actiehouders en verantwoordelijk voor de uitvoering. Voor de ondersteuning van het besluitvormingsproces zijn zij op zoek naar een ervaren projectcoördinator die het directieteam kan ondersteunen bij het monitoren. Zij gebruiken hiervoor het DIN-model als methodiek. Daarnaast zoeken zij een projectcoördinator die ervaring heeft met het ondersteunen bij het opstellen en uitwerken van businesscases en hier zowel procesmatig als inhoudelijk een ondersteunende bijdrage aan kan leveren aan de actiehouders. Hierbij wordt nauw samengewerkt met een senior adviseur facilitair organisatieadvies die het directieteam ondersteunt heeft bij de keuze voor de te nemen maatregelen en een kernteam bestaande uit medewerkers met staf functies binnen FMH.
Voor de evaluatie en het monitoren van de voortgang en het ondersteunen en adviseren zien zij de volgende werkzaamheden:
• detailplanning maken van de acties, memo’s en businesscases met actiehouder/contactpersoon
• opstellen en monitoren van Doel Inspanningen Netwerk (DIN)
• eventuele afhankelijkheden in beeld brengen, risico’s en beheersmaatregelen
• status update ophalen/acties aanjagen bij actiehouders en verwerken
• status update overleg met kernteam om de week:
- voortgang en knelpunten bespreken en mogelijke interventies
- uitzetten extra acties met/tussen actiehouders en monitoren
- welke memo, business case agenderen bij DT
- status update samenvatten en terugkoppelen aan directieteam/actiehouders in one-pager
• impact DT besluiten verwerken in bronbestand/rapportage per maatregel
• adviseren en wijzigingen verwerken in een bronbestand met versiebeheer• voortgang monitoren van de individuele maatregelen die gestart zijn, het ondersteunen en adviseren bij het opstellen van memo’s en business cases

Voor het uitwerken van de businesscases zien zij de volgende activiteiten:• huidig format verfijnen naar uitwerkformat incl. instructie (voor eenzelfde abstractie- en informatie niveau van uitwerking)
• verwerken/valideren input in uitwerkformat
• verwerken van financiële gegevens in bronbestand
• monitoren voortgang op bussinesscase indien gestart, nadere duiding voortgang t.o.v. planning
• ophalen en aanjagen acties op input bussinesscase die uitstaan