Unique

Helaas, deze vacature is niet langer actief

Originele vacaturetekst

Bestuurssecretaresse

Je bent een onmisbaar onderdeel in de ondersteuning van bestuurders en daarmee van het reilen en zeilen van het college van burgemeester en wethouders van de Gemeente Rotterdam. Jij bent niet bang om op hoog niveau te spelen. Politiek en mensen vind jij mateloos interessant en dat helpt jou de juiste beslissingen te nemen. Want beslissingen nemen doe je constant. Dat is de charme van werken in een hectische (politieke) omgeving.

Jouw functie
Het ontzorgen van de bestuurders is een belangrijke en verantwoordelijke taak. Je komt te werken op ons prachtige stadhuis waar je alles als eerste weet en waar jouw naaste collega’s dezelfde passie delen. Als roulerende secretaresse moet je op verschillende plekken jezelf snel kunnen inwerken en is geen dag hetzelfde. Dit alles vraagt om overzicht en stressbestendigheid. Jij weet waar en voor wie je werkt en draagt dat op charmante wijze uit.

Taken:

  • Je hebt zowel een adviserende rol (met name de regie over de agenda) als een uitvoerende rol in de ondersteuning van de wethouder(s);
  • Je zorgt in alle hectiek voor rust en overzicht, je coördineert de (digitale) stukkenstroom en hebt de regie over de agenda en alles wat daaruit voortkomt;
  • De nooit aflatende stroom aan mail die binnenkomt vind jij een uitdaging om in no-time (zelfstandig) af te handelen, uit te zetten en te bewaken;
  • Je draagt er zorg voor dat benodigde voorbereiding voor overleggen of bijeenkomsten voor de bestuurder beschikbaar zijn;
  • Je ondersteunt de bestuurder bij overige praktrische en organisatorische zaken.
Uren:
36

Over de werkgever

Gemeente Rotterdam

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een innovatieve en internationale stad. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers
De afdeling Bestuur & Gemeentesecretaris (B&GS) is één van de 4 afdelingen van de directie Concernstaf & Strategie van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO). De directie Concernstaf & Strategie is een strategische, flexibele, professionele en resultaatgerichte organisatie, die zich in de advisering en ondersteuning primair richt op het college, de burgemeester, gemeentesecretaris en de concerndirectie. De afdeling bestaat uit de onderdelen. Gemeentesecretaris, Bestuursadvisering, Bestuursondersteuning en Politieke advisering en omvat 67 medewerkers. Het team bestuurssecretaresse bestaat uit 19 damesDe collega's van B&GS ondersteunen het college bij het bereiken van hun doelen en ambities in onze mooie stad Rotterdam. In de praktijk betekent dit: organiseren en voorbereiden van de besluitvorming in het college van Burgemeester en Wethouders en Gemeentesecretaris en de voorbereiding voor de Raad. Maar bovenal de belangrijke taak de verbinding tussen bestuur, de stad en de gemeentelijke organisatie te ondersteunen en waar mogelijk te verbeteren.

Wat wij bieden

We bieden je een leuke, fulltime baan voor een project bij de Gemeente Rotterdam, je wordt onderdeel van een dynamisch team met enthousiaste collega’s!

  • Tijdelijk dienstverband voor 36 uur per week;
  • Afhankelijk van je opleiding en werkervaring word je ingeschaald in gemeentelijke schaal 9. Dit is tussen de €2700 en €3600 bruto per maand.
  • Startdatum: 01-11-2021 en de opdracht duurt t/m 31-07-2022. Bij goed functioneren is er kans op overname;
  • Reiskostenvergoeding;
  • Keuze uit wekelijkse of 4 wekelijkse uitbetaling;
  • Een gratis account bij Unique Online Trainingen (GoodHabitz) waarmee je meer dan 100 trainingen kunt volgen.

Vaardigheden

Jouw profiel
Als Bestuurssecretaresse beheers jij de Nederlandse taal tot in de puntjes maar ook omgevingsbewust zijn en gevoel voor verhoudingen hebben zijn onmisbaar in dit vak.
Jij weet als geen ander hoe je dingen voor elkaar krijgt waarbij samenwerken en ‘service met een smile’ je tools zijn. Als secretaresse moet je jezelf snel kunnen inwerken en is geen dag hetzelfde. Dit alles vraagt om overzicht en stressbestendigheid.
Jouw voorkomen en handelen dragen bij aan het imago van de wethouder, binnen en buiten de organisatie. Je opereert zelfstandig, schakelt en handelt zeer snel en blijft daarbij secuur en oplossingsgericht.

Eisen

  • HBO werk- en denkniveau of een afgeronde HBO opleiding;
  • Vijf jaar werkervaring waarvan drie jaar in een vergelijkbare functie en op vergelijkbaar niveau;
  • Drie jaar ervaring bij een organisatie van gelijke grote, 10.000+ collega’s;
  • Drie jaar ervaring met complex agendabeheer;
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Uitstekende beheersing van het MS Office pakket en digitale vaardigheid
  • Kennis van en ervaring met bestuur en wethouders en van de dynamiek van de bestuurlijke context;
  • Ervaring met politiek-bestuurlijke verhoudingen en processen.

Opleiding

hbo

Wat wij bieden

Salaris:
€ 3.700,-
tijdelijk