Gesloten management vacatures Den Haag

De IND is een agentschap van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Namens de Staatssecretaris van Veiligheid en Justitie voert de IND de Vreemdelingenwet en de Rijkswet op het Nederlanderschap uit. Dit betekent dat de IND alle verblijfsaanvragen beoordeelt van mensen die in Nederland willen wonen of Nederlander willen worden. Uitvoering van het vreemdelingenbeleid betekent ook effectief toezicht en zichtbare handhaving. De IND werkt met een aantal overheidsinstellingen samen om misbruik van procedures te voorkomen. Fraudesignalen worden geanalyseerd. Door nadrukkelijk te handhaven wil de IND een duidelijk signaal afgeven dat fraude niet getolereerd wordt.
Het bedrijfsbureau richt zich op het beheer van dossiers van wachtende aanvragers, het compleet en planbaar maken van dossiers en het administratief ondersteunen van het hoor- en beslisproces. De visie van de oprichting van het bedrijfsbureau is dat in de toekomst alle processen binnen A&B (AA, VA, EDT, HASA, AMV, etc.) worden ondersteund door een bedrijfsbureau. In het bedrijfsbureau is er een onderscheid gemaakt tussen het CBB Aanmeldfase, LBB Aanmeldfase, CBB Asielfase en LBB Asielfase:* Het CBB Aanmeldfase richt zich op het beheer van de centrale aanmeldbaliebak (4520-bak) gedurende de wachtfase van het aanmeldproces zodat de datakwaliteit van zaken op orde is en benodigde controles, acties en (herstel-)werkzaamheden zijn uitgevoerd.* Het LBB Aanmeldfase ondersteunt bij de uitvoering van het aanmeldproces door het uitvoeren van administratieve taken op de diverse aanmeldlocaties.* Het CBB Asielfase richt zich op het beheer op de centrale werkvoorraad (450-bak), het compleet en planbaar maken van zaken en het overhevelen van de zaken aan de locaties.* Het LBB Asielfase voert administratieve en ondersteunende taken uit en pakt het lokaal zaakbeheer op zodra de zaak naar de locatie is overgeheveld. Zo kunnen hoor- en beslismedewerkers die inhoudelijk verantwoordelijk zijn voor de asielzaak zich op hun primaire taken van horen en beslissen richten.
Doel is het opzetten en implementeren van het Centraal Bedrijfsbureau (CBB) en Lokaal Bedrijfsbureau (LBB). Het inrichten van het bedrijfsbureau binnen de directie Asiel & Bescherming (A&B) is een verbeterinitiatief dat is voortgekomen uit het onderzoek van adviesbureau Significant dat in 2020 is uitgevoerd naar de mogelijkheden om de doorlooptijden in de afhandeling van asielaanvragen te verkorten. Het bedrijfsbureau is onderdeel van de directie A&B en de administratieve beheer- en ondersteuningsorganisatie van de directie. Het project bedrijfsbureau loopt sinds 2021 en bevindt zich nu in de fase van implementatie.
Het project implementatie bedrijfsbureau richt zich nu op het CBB Asielfase en het LBB Asielfase en zoekt naar projectleiderscapaciteit voor beide deelprojecten. De implementatie van het CBB Aanmeldfase en het LBB Aanmeldfase wordt in een latere fase georganiseerd.
Als projectleider van het project implementatie bedrijfsbureau A&B ben je medeverantwoordelijk voor de implementatie van het CBB Asielfase (samen met de kwartiermaker CBB), de verdere voorbereiding van de implementatie van nieuwe taken van het CBB Asielfase (samen met het projectteam CBB) en de implementatie, doorontwikkeling proeftuin en inventarisatie van nieuwe taken van het LBB Asielfase (samen met het projectteam LBB). Je bent de projectleider van twee deelprojecten (deelproject CBBAsielfase en deelproject LBB Asielfase) en stuurt in deze rol het projectteam aan bestaande uit een kwartiermaker (alleen CBB), projectsecretaris, projectteamleden en een communicatieadviseur.
Daarnaast ben je voorzitter van de klankbordgroep voor de implementatie van het LBB Asielfase en sluit je hierbij regelmatig aan vanuit het deelproject CBB Asielfase.Een belangrijk onderdeel van je takenpakket is het coördineren en uitvoeren van de projectactiviteiten conform de mijlpalenplanning, het zicht houden op aanpalende projecten/initiatieven en verbinden met het project bedrijfsbureau, het sturen op een adequate implementatie en het daadwerkelijk realiseren van vooropgestelde resultaten mede door het inregelen van de randvoorwaarden voor de implementatie van het bedrijfsbureau. Je behoudt het overzicht over de stand van zaken van de implementatie en coacht – voor het deelproject LBB Asielfase – waar nodig de lokale projectleiders en stuurt tijdig bij.Daarnaast adviseer je over de governance, bemensing en positionering van het bedrijfsbureau. Hierbij doe je ook voorstellen voor een verdere professionalisering van de administratieve organisatie met daarin aandacht voor verdere doorontwikkeling van werkinstructies, kwaliteitsmetingen, gebruik van systemen, etc. Je rapporteert de voortgang van het project aan het MT A&B, in samenwerking met de opdrachtgever.Daarnaast is het van belang om verbinding te houden met de deelprojecten CBB Aanmeldfase en LBB Aanmeldfase, de Verkeerstoren binnen A&B en relevante projecten als het project Bespoediging Afdoening Asiel (BAA). Als projectleider sta je in goede verbinding met een breed scala aan diverse stakeholders zoals de MT’s van de locaties, planners, coördinatoren van de Verlengde Asielprocedure (VACO’s), klachtenexperts, de advocatuur, directie Dienstverlening, de medezeggenschapsraad, etc. De invulling van het project heeft een iteratief karakter, waarbij wendbaar projectmanagement noodzakelijk is.
We zoeken een bevlogen en proactieve Projectleider die de twee deelprojecten voortvarend oppakt en continu zoekt naar verbetering van de processen, het team én zichzelf ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van het project. Je bent een bruggerbouwer, maakt gemakkelijk contact met en tussen verschillende stakeholders en weet verstandig om te gaan met weerstand vanuit diverse stakeholders. Ook heb je gevoel voor de politieke organisatie en ben je bewust van alle dynamieken in een veranderende organisatie.
Je bent professioneel betrokken en gaat resultaatgericht te werk maar houdt daarbij oog voor de mensen en verschillende stakeholders in de organisatie. Je bent doortastend en proactief. Je bevordert de samenwerking binnen het projectteam en maakt gemakkelijk contact met andere stakeholders. Je werkt aan korte termijn doelen en verliest daarbij de lange termijn doelen niet uit het oog. Daarin kan je met je analytisch vermogen en overtuigingskracht adviezen goed overbrengen. Je anticipeert de juiste interventies en ziet kansen waar andere mensen problemen zien en zet de benodigde tools en middelen in om de organisatie te verbeteren.

Als Projectleider bedrijfsbureau ben je:
* Zowel adviserend als uitvoerend sterk, wendbaar in projectinspanning en kan goed omgaan met weerstand.* In staat te opereren in het speelveld van politiek/ maatschappelijke complexiteit, bewust te zijn van de diverse belangen die spelen en kan je bruggen bouwen tussen verschillende stakeholders.* In staat een bijdrage te leveren aan en invloed te hebben op het strategisch beleid en/of doelstellingen ten behoeve van het project.
* Bewust van de ingewikkelde aanzienlijke inhoudelijke/maatschappelijke en politiek gevoelige complexiteit.* Verantwoordelijk voor de projectdoelstellingen en -planning, pas je deze tijdig aan o.b.v. een continu veranderende dynamiek en creëer je continu draagvlak voor het project* Bekend met de uitdagingen binnen de directie A&B en heb je bij voorkeur al op basis van een opdracht voor de IND gewerkt.
* Vaardig in het aansturen van een projectteam en in het inhoudelijk, procesmatig en procedureel coördineren.
* Vaardig in het signaleren en analyseren van ontwikkelingen en problemen.
* Vaardig in het ontwikkelen, uitdragen en verdedigen van adviesproducten en processen.
* Ervaren in het (door)ontwikkelen van een administratieve beheersorganisatie.

Je standplaats is IND te Utrecht.

Voor DJI/IND directie Asiel & Bescherming (A&B) zijn we op zoek naar een Projectleider (20 uur | Schaal 13 | z.s.m. | minimaal circa 6 mnd.| Met optie tot verlenging)