Administratieve vacatures Zoetermeer

“Sluit je aan bij de quantumrevolutie, sluit je aan bij QuTech!”

Functieomschrijving

Ben jij iemand die er oprecht van geniet om anderen te ondersteunen, structuur aan te brengen in complexe omgevingen en ervoor te zorgen dat alles soepel blijft verlopen? Haal jij voldoening uit administratief werk en het opbouwen van langdurige, vertrouwensrelaties?

Binnen de divisie Quantum Internet zijn wij op zoek naar een ervaren managementassistent die dit vak echt waardeert en gemotiveerd is om anderen te helpen succesvol te zijn. Dit betreft een functie voor de lange termijn, en we zoeken specifiek iemand die zich thuis voelt in een ondersteunende rol en graag bijdraagt aan stabiliteit en continuïteit binnen een team.

Jouw rol

Als managementassistent binnen de divisie Internet speel je een centrale rol in de ondersteuning van een groep Principal Investigators (PI’s). Geen dag is hetzelfde, en jouw kracht ligt in het brengen van overzicht, structuur en rust in een dynamische academische omgeving.

Je beheert de agenda’s van 7 PI’s (hoogleraren en universitair (hoofd)docenten), coördineert complexe planningen en zorgt ervoor dat de dagelijkse gang van zaken over meerdere projecten soepel verloopt.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van complexe agenda’s, plannen van afspraken en prioriteren van e-mails voor enkele PI’s.
• Fungeren als centraal aanspreekpunt voor interne en externe stakeholders.
• Coördineren van vergaderingen, opstellen van agenda’s en bewaken van opvolging van actiepunten.
• Ondersteunen van HR-administratie rondom de onboarding van promovendi (PhD’s) en postdocs.
• Organiseren van reizen, inclusief boekingen, goedkeuringen en onkostenafhandeling.
• Verwerken en monitoren van inkooporders.
• Organiseren van kleinschalige evenementen van begin tot eind.
• Notuleren en zorgen voor duidelijke verslaglegging van vergaderingen en besluiten.

Functie-eisen

Wij zoeken een toegewijde professional die waarde hecht aan het leveren van hoogwaardige ondersteuning en minimaal 3 jaar ervaring heeft in een management- of directieondersteunende rol. Je hebt een afgeronde mbo-opleiding (of vergelijkbaar), bij voorkeur in een administratieve of aanverwante richting.

Je beschikt over:

• Ervaring in een complexe en bij voorkeur internationale werkomgeving.
• Een oprechte passie voor het ondersteunen van anderen en het creëren van structuur en overzicht.
• Een servicegerichte, betrouwbare en consistente werkhouding met oog voor kwaliteit.
• Sterke organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere prioriteiten tegelijk te managen.
• Nauwkeurigheid en oog voor detail, met een hoge mate van precisie.
• Proactiviteit en goed beoordelingsvermogen: je anticipeert op behoeften, signaleert knelpunten en handelt tijdig.
• Heldere en professionele communicatieve vaardigheden en het vermogen om vertrouwensrelaties op te bouwen.
• Goede beheersing van zowel de Engelse als Nederlandse taal, aangezien beide talen binnen QuTech worden gebruikt.

De Technische Universiteit Delft heeft een sterk fundament. Als bouwer van de wereldberoemde Nederlandse waterwerken en pionier in biotech is TU Delft een internationale topuniversiteit die wetenschap, engineering en design combineert. TU Delft staat voor onderwijs, onderzoek en innovatie van wereldklasse om uitdagingen op het gebied van energie, klimaat, mobiliteit, gezondheid en digitale maatschappij aan te gaan. Generaties Delftse ingenieurs hebben bewezen ondernemende probleemoplossers te zijn in bedrijfsleven en in sociale context.

Bij TU Delft omarmen we diversiteit als een van onze kernwaarden en zetten we ons actief in om een universiteit te zijn waar jij je thuis voelt en kunt floreren. We hechten veel waarde aan verschillende perspectieven en kwaliteiten, omdat wij geloven dat dit ons werk innovatiever, de TU Delft-gemeenschap levendiger en de wereld rechtvaardiger maakt. Samen bedenken en ontwikkelen we oplossingen die een positieve invloed hebben op wereldwijde schaal. Daarom nodigen we jou uit om te solliciteren. Je sollicitatie krijgt een eerlijke behandeling.

QuTech is een missiegedreven onderzoeksinstituut van de TU Delft. Samen werken we aan een radicaal nieuwe technologie die de wereld kan veranderen. We ontwikkelen schaalbare prototypes van een kwantumcomputer en een veilig kwantuminternet.

Wij geloven dat kwantumtechnologie een doorbraak zal betekenen in vele maatschappelijke en economische sectoren – waaronder gezondheidszorg, landbouw, klimaat en veiligheid. Om onze ambitieuze doelen te bereiken, brengen we wetenschappers, ingenieurs en het bedrijfsleven samen in een inspirerende omgeving, met volop ruimte voor ambitie, ondernemerschap en innovatie.

Bekijk onze video en krijg een indruk van QuTech.

Additionele informatie

Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Kathryn Flowers, Division Coordinator Quantum Internet, via K.Flowers@tudelft.nl.
Voor vragen over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Audrey Monje, Recruiter, via a.monje@tudelft.nl.

Sollicitatieprocedure

Heb je interesse in deze vacature? Solliciteer dan uiterlijk 6 July 2026 via de sollicitatiebutton en upload de volgende documenten:

• CV
• Motivatiebrief

Je kunt je sollicitatie richten aan Kathryn Flowers.

Let op:

• Solliciteren gaat eenvoudig online. Sollicitaties die per email en/of post worden verstuurd nemen we niet in behandeling.
• TU Delft voert in het kader van kennisveiligheid een risicobeoordeling uit bij het werven van personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen. De beoordeling gebeurt op basis van informatie die door kandidaat zelf is aangeleverd, zoals de motivatiebrief en het cv. De beoordeling vindt plaats bij de laatst overgebleven kandidaten in het selectieproces. Wanneer de uitkomst van de risicobeoordeling negatief is, dan wordt de kandidaat daarover geïnformeerd. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van deze risicobeoordeling vindt plaats op basis van de wettelijke grondslag van de AVG ‘uitvoering van de publieke taak van algemeen belang’. Meer informatie over deze beoordeling vind je op onze website over kennisveiligheid.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.