Administratieve vacatures Zoetermeer

Je komt te werken bij een toonaangevend bedrijf binnen de vastgoedsector. Vanaf de acquisitiefase en het creatieve concept tot en met de exploitatie en het vastgoedbeheer, nemen zij alle zorg en verantwoordelijkheid uit handen voor opdrachtgevers. Als ontwikkelende bouwer is hun werkterrein breed: van project- en gebiedsontwikkeling tot geïntegreerde contractvormen zoals Design Build en Design Construct. Het team Ontwikkeling werkt voornamelijk vanuit het kantoor in Rotterdam. Daarnaast zul je ongeveer 50% van je tijd, samen met je team, werkzaam zijn op de prachtige projectlocatie De Kaai. Hier draag je bij aan de dagelijkse gang van zaken op locatie, zoals het melden van storingen en het (laten) oplossen van kleine praktische zaken binnen het pand. Zo blijf je niet alleen betrokken bij de projecten op papier, maar ook dicht bij de uitvoering in de praktijk.

Als interim projectsecretaresse speel je een cruciale rol in de ondersteuning van één of meerdere projectontwikkelaars en het bredere projectteam. Jouw taken zijn divers en zorgen ervoor dat de dagelijkse projectactiviteiten soepel verlopen. Daarnaast ben jij de communicatieve schakel tussen de projectontwikkelaars en stakeholders, waardoor iedereen altijd goed op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen

Dit zijn je belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Agendabeheer en planning: Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van agenda's en het inplannen van afspraken voor de projectteams;
• Contractbeheer en administratie: Je houdt contracten bij, beheert documenten en zorgt dat alles up-to-date en goed georganiseerd is;
• Financieel overzicht: Je bewaakt de financiële voortgang van de projecten, waarbij je regelmatig inzicht biedt in budgetten en uitgaven;
• Systeemvaardigheden: Je werkt met 4PS (of leert dit snel) en kunt nieuwe systemen snel eigen maken;
• Deadlinebewaking: Je houdt de deadlines in de gaten en zorgt ervoor dat het team tijdig handelt om doelstellingen te halen;
• Procesverbetering: Je denkt actief mee over hoe processen beter en efficiënter kunnen verlopen;
• Opstellen van opdrachten: Ongeveer 50% van je tijd besteed je aan het opstellen van opdrachten, raamovereenkomsten en andere project gerelateerde documenten;
• Je bent een integere professional die nauwkeurig werkt en altijd zorgt dat taken een duidelijke kop en staart hebben;
• Je bent proactief en ziet kansen en uitdagingen ruim van tevoren aankomen, waardoor je tijdig kunt schakelen. Daarnaast ben je een kennisbaken voor je collega’s: zij weten jou te vinden voor advies en ondersteuning;
• Je hebt een hbo werk- en denkniveau, aangevuld met een secretaresse opleiding en/of relevante werkervaring;
• De vastgoed- en/of bouwbranche is voor jou bekend terrein, en bij voorkeur heb je al enige ervaring in deze sector;
• Jouw digitale vaardigheden zijn uitstekend, waardoor je moeiteloos gebruik maakt van verschillende digitale systemen en toepassingen;
• De Nederlandse taal beheers je perfect, zowel in woord als geschrift.

Schrijf je hieronder in en ontvang nieuwe vacatures zodra ze beschikbaar komen in je mailbox!