Office Coordinator, locatie Amsterdam / Nederland, 24-32 uur, start 1 oktober
Over iPractice
iPractice is een snel groeiende, landelijke zorgorganisatie met tien centraal gelegen locaties in grote steden door heel Nederland. Bij iPractice geloven we dat mentale zorg toegankelijk, flexibel en menselijk moet zijn. Daarom combineren we innovatieve technologie met een persoonlijke aanpak om onze cliënten de beste zorg te bieden. Jaarlijks helpen we meer dan 12.000 mensen aan nieuwe inzichten en gedragsverandering. We zien een zeer uiteenlopende cliëntendoelgroep met even uiteenlopende zorgvragen, die we behandelen binnen een zorgvisie die de nadruk legt op veerkracht en deliberate practice: doelgericht oefenen van specifieke vaardigheden. IPractice is trots op zijn locaties en streeft naar zo prettig mogelijke werk- en behandelkamers.
Het Facility team zorgt er dagelijks voor dat alles aanwezig is zodat de psychologen hun werk kunnen doen en de praktijk en (spreek-)kamers een fijne plek zijn om cliënten te ontvangen. Als Office Coordinator ben je de schakel tussen onze drie Office Support-teams en de Facility Coordinator. Je bent de drijvende kracht achter de dagelijkse operatie op al onze vestigingen, waaronder de nieuwe locatie in Den Haag, die dit najaar opent. Jij zorgt dat alles soepel loopt, of het nu gaat om de inbox, de planning of een verbouwing.
- Team- & locatie-coördinatie – je stuurt (werk)studenten aan, loopt check-rondes langs onze tien vestigingen in het land, stelt aan de hand hiervan plannen op en zet acties uit naar/met leveranciers om onze kwaliteit te waarborgen
- Project- en Event Management – je plant, organiseert en realiseert projecten, waaronder evenementen, samen met de Facility Manager
- Planning & roostering – je maakt maandroosters, monitort uren en zorgt voor een fijne, positieve werksfeer binnen de Office Support- Teams (denk aan teamuitjes, onderlinge check-ins, een goede start voor nieuwe teamleden en aandacht voor verbinding tussen de locaties)
- Kwaliteits- & veiligheidscontrole – je borgt dat elke locatie voldoet aan arbo-, privacy- en veiligheidsrichtlijnen
- Communicatie & administratie – je beheert de Office-inbox, onderhoudt leveranciers-contacten en houdt stakeholders proactief op de hoogte
- Continue verbetering – je signaleert kansen om processen slimmer te maken (denk aan automatiseren van checklists of rapportages)
- Middellange termijn (1-2 jaar) – kleine en grote projecten, waaronder de opstart van onze nieuwe locatie in Den Haag, groei in de rol van zelfstandig werkend Office Coordinator
- Lange termijn (3+ jaar) – volledige verantwoordelijkheid over panden binnen onze portefeuille, groei mee met iPractice naar een rol als Senior Office Coordinator
Je houdt van structuur, neemt verantwoordelijkheid en wordt enthousiast van een dynamische omgeving waarin zorg, groei en kwaliteit samenkomen. Je krijgt energie van afwisseling in je werk en vindt het leuk om locaties in het land te bezoeken.
Daarnaast:- 1-2 jaar stage- of werkervaring in een relevante, ondersteunende rol
- Hbo-werk- en denkniveau
- Uitstekend Nederlands én goed Engels in woord en schrift
- Sterke plan- en projectskills; ervaring met standaard tools als Google Workspace, Trello, Slack etc. Is een plus
Waarom iPractice?
Bij iPractice werk je in een hecht team dat samenwerkt aan iets groters: het verbeteren van mentale zorg. We zijn een snelgroeiende organisatie met veel energie, korte lijnen en ruimte voor initiatief. Je krijgt de kans om jezelf te ontwikkelen en echt impact te maken: op je werk en op de wereld om je heen.
We bieden je een aantrekkelijk startsalaris en uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals onbeperkt toegang tot het OpenUp-platform, waarmee je zelf aan je eigen mentale gezondheid kunt (blijven) werken. Er wordt iedere dag een gezonde lunch verzorgd en door het jaar heen zijn er verschillende inhoudelijke en gezellige evenementen. Bovendien bieden we een werkplek waar bovengemiddeld ruimte is voor zelfontwikkeling in de vorm van een persoonlijk opleidingsbudget.
Het proces
Gedurende het proces heb je een vast contactpersoon vanuit het Recruitment-team, met wie je tussendoor altijd kunt inchecken bij vragen. Het proces is -in lijn met onze zorgvisie- overzichtelijk, transparant en doelgericht, met ruimte voor (tussentijdse) evaluatie:
- Kennismaking - Praktische informatie, relevante ervaring, motivatie, uitleg proces, vragen;
- Verdieping - Inhoudelijk gesprek met Emma Budding (Facility Manager) een Nina Lucassen (HR), waarbij we dieper ingaan op je werkervaring, werkstijl en ontwikkeldoelen;
- Besluitvorming - Laatste gesprek met Bertien Dumas (Algemeen Directeur iPractice), waarbij we de puntjes op de i zetten;
- Meet the Team / Afronding - lunch mee op locatie en ontvang een aanbod. Welkom bij het team!
Klaar om iPractice naar een hoger niveau te tillen?
Solliciteer nu en bouw samen met ons aan de toekomst van mentale zorg in Nederland!