Administratieve vacatures Groningen

Dit ga je doen Als bestuurssecretaresse ben jij de spil in de ondersteuning van bestuurders en zorg je dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je beheert complexe agenda’s, bewaakt de voortgang en denkt continu een stap vooruit, zodat bestuurders volledig kunnen vertrouwen op jouw overzicht en planning. In een dynamische en soms hectische omgeving weet jij moeiteloos te schakelen en prioriteiten te stellen.

In deze functie ga jij onderdeel uitmaken van een professioneel team Bestuurs- en directieondersteuning, waarin je samenwerkt met 4 andere collega-bestuurssecretaresses. Jullie, als bestuurssecretariaat, ondersteunen gezamenlijk het college en de directie bij het behouden van het overzicht over de agenda en in de hectiek van de dagelijkse werkzaamheden. In deze rol richt jij je onder andere ook op de ondersteuning van 2 wethouders, waarbij je nauw betrokken bent bij hun dagelijkse werkzaamheden en zorgt voor een soepele afstemming tussen alle betrokken partijen.

Waar ben jij verantwoordelijk voor?

• Beheren en coördineren van complexe agenda’s van bestuurders en wethouders
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen en bestuurlijke overleggen
• Bewaken van deadlines, actiepunten en voortgang van afspraken
• Zorgvuldig verwerken en beheren van documenten en correspondentie
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten
• Afstemmen met collega’s binnen het team en andere stakeholders
• Proactief signaleren, vooruitdenken en inspelen op veranderingen in de planning

Dit ben jij Jij bent een ervaren bestuurssecretaresse of directiesecretaresse die werk ziet liggen en direct schakelt waar nodig. In een dynamische en soms hectische omgeving blijf jij rustig, houd je overzicht en weet je prioriteiten te stellen. Je voelt je thuis in een representatieve rol, hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Daarnaast pas je goed binnen een mensgerichte en professionele werkomgeving, waarin samenwerken en kwaliteit centraal staan. Met jouw nauwkeurigheid, sterke communicatieve vaardigheden en proactieve houding lever je een belangrijke bijdrage aan het soepel laten verlopen van de bestuurlijke processen. Verder beschik je over:

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse;
• Minimaal 2 jaar recente werkervaring binnen een gemeentelijke of overheidsorganisatie;
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en bestuurlijke ondersteuning;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede kennis van MS Office en bij voorkeur ervaring met iBabs;
• Gevoel voor politieke verhoudingen en bestuurlijke sensitiviteit;
• Minimaal afgeronde mbo-4 of hbo opleiding, het liefst in een secretariële richting;
• Pré: ervaring met processen rondom Koninklijke Onderscheidingen en jubilea van inwoners

Over het bedrijf

Je komt te werken bij een betrokken en vooruitstrevende overheidsinstelling in een regio waar ruimte, leefbaarheid en samenwerking centraal staan. De organisatie kenmerkt zich door korte lijnen, een nuchtere en toegankelijke cultuur en een sterke focus op dienstverlening richting inwoners en ondernemers. Binnen deze dynamische werkomgeving wordt er nauw samengewerkt tussen bestuur, directie en ondersteuning, waarbij jij als bestuurssecretaresse een belangrijke rol speelt in het behouden van overzicht en structuur. Je maakt onderdeel uit van een professioneel team dat dicht op het bestuur opereert en samen zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse bestuurlijke processen. 

Ben je enthousiast? Solliciteer dan ​via onderstaand formulier of bel ons bij vragen!

Wat bieden wij jou? Jij bent een ervaren bestuurssecretaresse of directiesecretaresse die werk ziet liggen en direct schakelt waar nodig. In een dynamische en soms hectische omgeving blijf jij rustig, houd je overzicht en weet je prioriteiten te stellen. Je voelt je thuis in een representatieve rol, hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Daarnaast pas je goed binnen een mensgerichte en professionele werkomgeving, waarin samenwerken en kwaliteit centraal staan. Met jouw nauwkeurigheid, sterke communicatieve vaardigheden en proactieve houding lever je een belangrijke bijdrage aan het soepel laten verlopen van de bestuurlijke processen. Verder beschik je over:

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse;
• Minimaal 2 jaar recente werkervaring binnen een gemeentelijke of overheidsorganisatie;
• Aantoonbare ervaring met complex agendabeheer en bestuurlijke ondersteuning;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Goede kennis van MS Office en bij voorkeur ervaring met iBabs;
• Gevoel voor politieke verhoudingen en bestuurlijke sensitiviteit;
• Minimaal afgeronde mbo-4 of hbo opleiding, het liefst in een secretariële richting;
• Pré: ervaring met processen rondom Koninklijke Onderscheidingen en jubilea van inwoners