Functieomschrijving
Je rol als administratief ondersteuner is tweeledig. Aan de ene kant hou je je bezig met beleidsondersteunende taken. Aan de andere kant hou je je bezig met het ophalen van prestatieverklaringen bij de collega's door de hele directie heen. Deze rol is uitdagend, veelzijdig en je hebt dagelijks contact met collega's. Lees verder als je graag een spilfunctie vervult binnen een complexe organisatie!
Hoe jij bijdraagt in je rol
Belangrijk in deze rol is dat je een duidelijke verdeling in werkzaamheden hebt. Dit is te splitsen in de volgende twee gebieden, 40% beleidsondersteunende taken en ongeveer 60% van de werkzaamheden bevinden zich op gebied van prestatieverklaren van facturen. Het is goed om te weten dat de periode van het jaar van invloed kan zijn op deze werkverdeling.
In jouw beleidsondersteunende taken vallen bijvoorbeeld ondersteunen in het opzetten van projecten of programma's. Maar ook valt er binnen deze rol de mogelijkheid om bedrijfvoeringsgerichte taken op te pakken.
De hoofdmoot 60% van jouw werkzaamheden bevinden zich op gebied van prestatieverklaren van facturen. Waar je veelal zal samenwerken met andere directies binnen DGMo. Werkzaamheden waar je onder andere aan kan denken zijn:
- toezicht en aansporen van het prestatieverklaren proces binnen de directie
- ondersteunend contacten onderhouden met de financiele directies UDAC en FEZ
- je krijgt de ruimte om te kijken welke processen nog beter kunnen worden ingericht. Denk bijvoorbeeld aan content manager, onze website of rondom het facturatieproces
Dit alles doe je in verschillende systemen zoals SAP, Content Manager maar je werkt ook met veel verschillende Microsoft programma's.
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Onze taak is om de opdrachtverlening aan DGMo te volgen en te verantwoorden voor onze directie Mobiliteit en Gebieden waar het budget is ingezet, prestatieverklaring passend is bij de factuur. Jij zal bij jouw directe collega's vaak aankloppen voor de status van de opgevraagde prestatieverklaring. Maar ook zal jij samen met jouw collega's die deze werkzaamheden bij andere directies doen, overleggen om met en van elkaar te leren en te controleren om te checken of alles volgens de afgesproken richtlijnen verloopt (100% scoren!).
Het tijdig binnen halen van alle prestatieverklaringen kan een uitdaging zijn, welke jij met duidelijk communiceren en behoud van overzicht niet uit de weg gaat.
Jij haalt energie uit het vervullen van een spilfunctie. Daarnaast vind je het leuk om zowel een stuwende kracht (prestatieverklaringen ophalen) als administratief bezig te zijn. Je houdt van netwerken en dat komt tot uiting in het contact dat je hebt met collega's. Je hebt een enigszins centrale rol binnen ons overheidsorgaan en dat maakt jouw baan extra interessant en verantwoordelijk. Maar dat vind jij niet erg. Voor jou is het een uitdaging om de juiste informatie op te halen en in contact te komen met alle collega's binnen de organisatie.
Geïnteresseerd? Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!
Wil je eerst nog een even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Suzan Beumer, directie secretaris, Mobiliteit en Gebieden, 06-11797116. Wij kijken uit naar jouw sollicitatie!
Functie-eisen
- je kunt afwijkingen en onvolledigheden signaleren en corrigeren, ook in geval van routinematig werk
- je controleert de voortgang van activiteiten en de kwaliteit van de producten
- je neemt indien gewenst de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van gemaakte afspraken
Je herkent je in de volgende eigenschappen:-
Jij vindt het fijn om naast jouw team in een indirect team samen te werken op gebied van prestatieverlaring voor facturen. Dit doe jij voor de directie Mobiliteit en Gebieden en met jouw eigenschap om zelfstandig te kunnen werken ben jij een verbindende factor voor DGMo.
De directie Mobiliteit en Gebieden doet zaken met verschillende afnemers buiten het ministerie. Deze externe bedrijven worden door de directie of het ministerie betaald voor hun diensten. In deze rol heb je een spilfunctie, want jij haalt de opdrachtbevestiging (prestatieverklaring) bij onze interne stakeholders op.
Wat wij aan jou waarderen is dat je communicatief vaardig bent, zowel in woord en geschrift. Daarnaast werk je gestructureerd, zodat je je collega's aan deadlines kan houden. Je weet je helder uit te drukken en je bent niet bang om de juiste gesprekken aan te gaan. Daarnaast ben je een verbindende factor voor DGMo, want je bent continu in contact met collega's.
Deze rol vraagt jou nauwgezet te werken en te kunnen omgaan met deadlines. Een flinke dosis nieuwsgierigheid helpt jou te landen in onze diverse en dynamische omgeving.
Arbeidsvoorwaarden
- Salarisniveau schaal 8
- Maandsalaris Min €2.945 - Max. €3.954 (bruto)
- Dienstverband Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Contractduur Vast contract voorafgegaan door een jaarcontract. Bij voldoende functioneren: na een jaar omzetting in onbepaalde tijd.
- Minimaal aantal uren per week 32
- Maximaal aantal uren per week 36
Overige arbeidsvoorwaarden
Volop doorgroei- en ontwikkelmogelijkheden
De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Denk aan het volgen van opleidingen en het behalen van certificeringen. Ook bieden we loopbaancoaching als je daar behoefte aan hebt.
Interessante extra's
Naast het salaris ontvang je een individueel keuzebudget (IKB) bestaande uit vakantiegeld van 8% en een jaarlijkse eindejaarsuitkering. Dit IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en/of tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt bijvoorbeeld een deel van je maandinkomen laten uitbetalen wanneer jij dat wenst, het IKB omzetten in verlof of het besteden aan fiscaalvriendelijke doelen. Tot onze andere secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer bedrijfsfitness en volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer.
Bijzonderheden
- bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten
- om bij de overheid te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed
- het inwinnen van referenties maakt deel uit van het sollicitatieproces
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature stellen wij niet op prijs.
€2.945 - €3.954